Webexとは？ミーティングで使うメリット・デメリットを解

Webミーティングを導入するためは、自社とマッチするWeb会議ツールを選ぶ必要があります。

ビジネスシーンで利用されることの多いツールがシスコの提供するWebexです。本記事ではWebexについてや、そのメリット・デメリットを解説していきます。

Webexとは？ミーティングで使うメリット・デメリットを解説

働き方改革の推進や、新型コロナウイルスの感染防止対策を目的として、Webミーティングを導入する企業が増えています。

Webミーティングを導入するため、数あるツールの中から最適なものを選ぶ必要があります。

そんな数あるWebミーティングツールの中でも、ビジネスシーンで利用されることが多いのは、シスコが提供するWebexです。

本記事では、そもそもWebexはなにか、ミーティングで使うメリット・デメリットを解説していきます。

そもそもWebexとは？

Webexとは、アメリカのサンフランシスコに本社を置くシスコが提供する、オンラインミーティングツールです。

世界でユーザー数の多いWeb会議ツールの1つと言われており、パソコンやスマホ、タブレットで使用できます。

Webミーティングの録画やホワイトボード機能、画面共有など無料で使用できる機能が多いことも魅力です。

通信環境があれば様々な場所から会議に参加できるため、社外の人も含めた大規模なミーティングの開催が可能なツールなのです。

Webexで行うミーティングのメリット

Webexでミーティングを行うメリットは、以下の点があげられます。

会議の生産性を高める機能が充実している

Webexは、会議の生産性を高める機能が充実しています。

例えば、以下の機能です。

• ブレイクアウトセッション
• ホワイトボード機能
• 録画機能
• 多言語に対応
• アンケート機能
• 資料や画面共有機能

Webexは、言葉では伝えにくいアイデアの共有や、グループに分かれた議論などの機能が使用可能です。

以上のように、ミーティングを円滑に行う機能を活用することで会議の生産性を高められるのです。

外部サービスとの連携ができる

Webexは、外部サービスとの連携が可能です。

例えば、以下などの外部サービスとの連携が可能です。

• Google
• Microsoft
• Facebook

会社の業務で頻繁に使うアプリやツールと連携すれば、スケジュール調整やデータの管理を一括で管理することが可能です。

Webexと外部サービスの連携は、ムダな作業にかかる時間と手間を省き、業務が効率化します。

マルチデバイス対応している

Webexは、マルチデバイスに対応しています。

上記したように、通信環境があればパソコンやスマホ、タブレットから使用することができるため、専用の端末を用意する必要はありません。

対応しているOSも多く、iOSやWindows、Androidなどに対応しています。

海外での普及率が高い

Webexは、海外での普及率が高いです。

例えば、Webexを提供するシスコは2020年に利用者が4月で5億人を超えたと発表しました。

アメリカなどの海外におけるWebexの普及率が高いことがわかります。

海外の普及率が高いため、海外の取引先とのミーティングが多い企業に、Webexの導入はおすすめなのです。

Webexで行うミーティングのデメリット

Webexで行うミーティングのデメリットは、以下の点があげられます。

大人数での会議はコストがかかる

Webexは、基本無料で使用することが可能です。

一方、無料版では参加可能人数やグループミーティングの時間が制限されています。

制限時間以上の時間ミーティングを行うためには、時間がすぎるともう一度参加者を待つ必要があるため無駄な時間と、手間がかかるのです。

制限以上の人数や時間でミーティングを行う場合は、有料版の購入やオプションを使用しましょう。

有料版を使用すればコストがかかりますが、人数や時間の制限が少なくなります。

Webexは、生産性を高めるために大人数のミーティングを開いたり、セミナーを定期的に開く企業に適したツールなのです。

通信機材・環境を整える必要がある

Webexを使用する場合は、通信機材・環境を整える必要があります。

安定した通信環境がなければ、音声や映像が途切れミーティングがスムーズに進行できない可能性があります。

効率的にミーティングを行うためにも通信機材・環境を万全に整えてください。

準備を万全にすることによって、対面のミーティングを超えるパフォーマンスが期待できるのです。

人によっては操作が難しい

人によっては、操作が難しい可能性があります。

ZZoomなどのWeb会議ツールを使用した経験がなければ、慣れない間は操作が難しいです。

一方、Webexのデザインは比較的シンプルであるため、直感的に操作することが可能です。

Webexを導入する際は、操作方法を十分に確認して使用する社員への事前共有を万全にしましょう。

Webexでミーティングを行う方法

Webexでミーティングを行う方法は、以下の通りです。

主催する場合

ミーティングを主催する場合は、Webexを使用する端末にインストールしておく必要があります。

Webexでミーティングを主催する場合の手順は、以下の通りです。

1. アカウント登録
2. ログイン
3. 会議をスケジュールする（ミーティングをすぐに開催するか、予約するかを選ぶ）
4. 会議を開催する
5. 会議に入室する
6. 資料、データを共有する
7. 音声の接続を実行する（主催者が音声に接続しないと、参加者が音声を使用できない）

主催者はスケジュール調整中や、会議中に参加者を共同主催者に設定することができます。

参加する場合

ミーティングに参加する場合は、Webexをインストールせずにブラウザから参加でき、アカウントの登録も必要ありません。

Webexのミーティングに参加する方法は、以下の3つがあります。

WebexのWebサイトから参加する

上記のように、会議に招待された参加者はWebexをインストールせずに参加することが可能です。

初回起動時に、プラグインのインストールが必要にな

WebexのWebサイトから参加する手順は、以下の通りです。

1. WebexのWebサイトで主催者やタイトル、ミーティングIDなどで検索する
2. 招待メールに記載のパスワードを入力する
3. ミーティングに参加するを選択

Webサイトから参加する場合、毎回名前とメールアドレスを入力する必要はありません。

主催者から送信された招待メールから参加する

主催者が送信された招待メールから参加する場合も、インストールの必要はありません。

招待メールから参加する手順は、以下の通りです。

1. ミーティング開始時刻に招待メールを開く
2. ミーティング参加を選択
3. 名前、メールアドレスを入力
4. 再度、ミーティングに参加を選択

上記のWebサイトから参加する方法のように、受信したメールに記載されているURLを開くだけでミーティングに参加することが可能です。

デスクトップアプリやスマートフォン、タブレットアプリから参加する

デスクトップアプリやスマートフォン、タブレットアプリから参加する手順は、以下の通りです。

1. Webexアプリを起動
2. アカウント登録
3. ミーティングに参加を選択
4. 参加予定会議のミーティング番号、名前、メールアドレスを入力
5. ゲストとして参加を選択

使用頻度の高い方や、自分でミーティングを主催する予定がある方はWebexアプリのインストールをおすすめします。

また、iOS版のアプリはバーチャル背景も利用できるというメリットもあります。

Webexを活用したミーティングの例

Webexを活用したミーティングの活用例は、以下のものがあります。

• 海外の取引先とのミーティング
• 在宅勤務でのオンライン会議での利用
• 遠方の取引先へ資料を共有しながらのプレゼン
• 大規模なセミナーや研修

Webexを活用してミーティングを行えば、会場準備などにかかる無駄を削減できます。

Webexを導入してミーティングの効率を高めよう

働き方改革が推進される現在、Webミーティングツールの導入理由は、情報共有の迅速化や経費削減など理由は様々です。

そのため、自社に適したツールの導入が必要です。

Webexは、企業内でのミーティング使用だけではなく海外の企業とのコミュニケーションにも優れ、時間やコストを削減できるツールです。

また、セキュリティ面にも優れています。

この機会に、Webexを導入しミーティングの向上を目指してみてはいかがでしょうか。