「ビデオ会議システムについて知りたい」
コロナ禍の影響による外出規制以降、ビジネスシーンにおいてテレワークを導入する企業が増加傾向にあります。
社員同士のコミュニケーションを遠隔でも円滑に行うため、ビデオ会議システムを導入する方もいるでしょう。
本記事では、ビデオ会議システムと導入のポイントについて徹底解説します。
そもそもビデオ会議システムとは？
ビデオ会議システムとは、ITテクノロジーを活用し遠隔地同士をつないで行えるシステムのことです。
会議を行うのでメールなどテキストのみで行う場合よりも、ビデオ通話を通すことで、よりスムーズなコミュニケーションが可能になります。
ビデオ会議システムは、一般的にテレビ会議システムと同じ意味ですが、本記事ではWeb会議システムを含めた広義の概念としてご紹介しています。
ビデオ会議システムのシェアトップ5
ビデオ会議システムのシェアトップ5は、以下の通りです。
Zoom Meetings
Zoom Meetingsは、世界No.1のシェアを誇るビデオ会議システムです。
Zoom Meetingsは、PCからだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用でき、最大49人でビデオ通話ができます。
Zoom Meetingsが選ばれる理由として、主に以下の点があげられます。
- 安定した通信ができる：Zoom Meetingsは、他のビデオ会議ツールと比べて、通信が安定しているので映像・音声の途切れが少ない。
- 簡単に接続できる：Zoom Meetingsは、招待される側は、利用開始時にアカウント登録する必要がないので手軽に使える。
利用料金：1ライセンス2000円/月〜 無料プランあり
Skype
Skypeは、Microsoftが提供するビデオ会議システムです。
ビデオ会議の他に、アプリ同士で無料通話ができるのが特徴です。
Skypeが選ばれる理由として、主に以下の点があげられます。
- 固定電話への通話ができる：固定電話や携帯電話が使えない時に、PCを使って通話できる。
- ほとんどの機能を無料で利用できる：固定電話や携帯電話番号への通話に関しては有料プランへの登録が必要ですが、基本的にビデオ会議は無料で利用できる。
利用料金：無料
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoftが提供するビデオ会議システムで、Micorosoft365との連携が取りやすいという特徴があります。
Microsoft Teamsが選ばれる理由として、主に以下の点があげられます。
- Officeとの連携が簡単にできる：WordやExcelといったツールをMicrosoft Teams上でスムーズに共有できる。
- ビデオ会議に文字起こし機能がある：ビデオ会議の参加者の発言を自動的に記録してくれるため、議事録の作成に手間と時間がかからず魅力的です。
利用料金：1ユーザー430円/月〜 無料プランあり
Google Meet
Google Meetは、Googleが提供するビデオ会議システムで、PCで使う場合はブラウザで接続して利用します。
Coogle meetが選ばれる理由として、主に以下の点があげられます。
- セキュリティ性が優れている：ビデオ会議の安全性確保のために、不正使用対策と通信の暗号化や2段認証の導入によりセキュリティを強化できる。
- ブラウザから簡単アクセスできる：アプリをインストールすることなく、PCでブラウザから手軽にアクセスできる。
利用料金：無料
Cisco Webex Meetings
Webex Meetingsは、アメリカのCisco Systemが提供するビデオ会議システムです。
PCやスマホ、タブレットなどマルチデバイスに対応しています。
Webex Meetingsが選ばれる理由として、主に以下の点があげられます。
- 海外のユーザーが多い：海外の取引先とのコミュニケーションが取りやすい。
- 多言語対応：日本語の他に英語や中国語など、14か国の言語に対応している。
利用料金：1ユーザー1490円/月〜 無料プランあり
ビデオ会議システムを導入する際のポイント
ビデオ会議システムを導入する際のポイントは、主に以下の通りです。
通信環境
ビデオ会議システム導入は、通信環境の整備が大切です。
通信環境が悪いままビデオ会議システムを導入すれば、音声や映像の乱れで会議がスムーズに進行できない可能性があります。
音声や画質
ビデオ会議システムを導入する際は、導入するシステムの音質や画質を確認しておきましょう。
音質や画質が悪いビデオ会議システムを導入すると、不明瞭な音声や映像により相手の発言や意図を読み取りづらくなる可能性があります。
コミュニケーションを円滑にし意思決定のスピードを高めるためにも、システムの音声や画質の高さは必要不可欠なのです。
セキュリティ
ビデオ会議システムの導入の際は、セキュリティの確認が大切です。
導入するビデオ会議システムのセキュリティ対策が不十分な場合、社員の個人情報や顧客情報が漏洩するリスクなどが伴います。
会社の信用を守るためにも、システムのセキュリティ面についてチェックしておきましょう。
操作性
ビデオ会議システムの際には、操作性について確認しましょう。
社員によっては、ビデオ会議システムが使いにくく、操作を覚えるだけで時間と労力を取られてしまう可能性があります。
システムのトライアル期間で使用感を確かめたり、社員に使いやすさについてヒアリングしたりなど、いきなりではなく段階を踏んで導入することが大切です。
機能
ビデオ会議システムの導入時は、自社の業務で必要な機能を確認しましょう。
ビデオ会議システムの機能について吟味しなければ、自社の業務に必要な機能が揃っていないために、業務の効率化ができずに生産性が低下する可能性があります。
サポート体制
ビデオ会議システムのサポート体制についても確認しましょう。
特に初めて導入する企業は、操作に不慣れで運用までに時間がかかる場合も多いため、使い方の指導を受けられるシステムがおすすめです。
また、システムに自分たちでは解決できないエラーが発生した場合、業務が滞る可能性があります。
企業によっては、操作方法の説明やトラブルへの対処のサポートを受けられるビデオ会議システムが必要なのです。
導入形態
ビデオ会議システムの導入形態を確認しましょう。
ビデオ会議システムの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型の2通りあります。
クラウド型は、すぐに導入できサーバー管理メンテナンスの手間が省けますが、カスタマイズしにくいのが特徴です。
オンプレミス型は、カスタマイズ性とセキュリティ面で優れますが、導入費用やメンテナンスにコストがかかるのが特徴です。
それぞれの特徴を把握せずに導入すれば、思わぬ手間やコストがかかる可能性や自社の業務内容に合わせにくい場合があるので注意しましょう。
ビデオ会議システムとTimeRexの連携で業務効率アップ！
ビデオ会議システムによって使える機能や音声や映像の画質、操作性が異なります。
自社に適したサービスを導入するためにも、業務内容に必要な機能を洗い出して選定することが大切です。
TimeRexは、GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携すれば、日程調整ツールで決定した予定を自動追加でき、予定表に日程を入力する手間が省けます。
ビデオ会議システムとの連携機能もあり、ミーティングURLを自動生成することも可能でrす。
業務効率を高めるためにも、TimeRexの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
