リモートワークを効率的に実施するには、Web会議システムの導入が有効です。
Web会議システムの導入を検討している方は、セキュリティ面について確認しておきましょう。
本記事では、Web会議システムにセキュリティが必要な理由や、具体的な対策について徹底解説します。
そもそもWeb会議とは？
Web会議とは、離れた場所にいる相手とインターネットを通して、リアルタイムで行う会議のことです。
Web会議システムを使えば、インターネット環境とパソコンを用意するだけで、オフィスに通わず会議を開くことが可能です。
一方で、Web会議では映像と音声に乱れやタイムラグなどの発生により、スムーズにコミュニケーションを取れないケースがあります。
映像や音声を鮮明に受信し、スムーズにミーティングを行うためには、高速で安定した通信回線が必要です。
社員によっては、パソコンや通信回線を自分で用意することが困難な場合もあるので、会社は導入時にサポートを行いましょう。
Web会議システムの活用シーン
Web会議システムの活用シーンとして、主に以下のケースがあげられます。
社内会議
Web会議システムは、社内会議に使われることがあります。
例えば、社内会議にWeb会議システムの録画機能を使うことで、議事録を取るノートや録音機器を用意する必要がなく、パソコンの操作のみで作業を簡略化できます。
また、議事録用のノート代や機器代の用意による手間が削減されるだけでなく、オフィスに出勤する必要がないので移動コストの削減になります。
取引先との商談
Web会議システムは、取引先とのオンライン商談に使われます。
オンライン商談とは、Web会議ツールやコミュニケーションツールと、パソコンやタブレットなどの端末を使って商談や打ち合わせをすることです。
Web会議ツールをオンライン商談に使うことで、取引相手の会社に出向く必要がなく、移動時間の節約になります。
移動時間がなくなれば、社員が1日に営業できるクライアントの数が大幅に増える可能性があります。
また、取引相手1件あたりにかかる用意の時間が短縮されるため、商談の準備を充実させることに使うことができ、生産性を向上させることにつながるのです。
外出・出張中の営業マンのサポート
Web会議システムは、外出・出張中の営業マンのサポートに使うと有効です。
営業活動では、チーム間のコミュニケーションが大切です。
営業マンは、外出・出張中でもタブレットやノートパソコンなどから、Web会議に参加することができます。
Web会議システムを使うことで、場所を選ばず報告・連絡・相談が可能となり、チームワークが高まり、生産性向上が期待できるのです。
大学などの講義
Web会議システムは、大学などの講義や授業に利用されます。
コロナ禍の影響で、Web会議を使ったオンライン授業を導入する大学などの教育機関が増加しました。
学生の中には、通信環境が用意できないためオンライン授業を受講できない人がいる可能性もあります。
オンライン授業に参加できない学生は、教室内で対面の授業を受けられる状態にする必要があります。
Web会議でリアルタイムに授業を行うことで、感染対策をした上で教室内での対面授業を同時に行えます。
面接
Web会議システムは、Web面接にも使われています。
コロナ禍による感染症対策の他、採用効率向上のためなどの理由でWeb面接のニーズが高まっています。
企業が求める優秀な人材のなかには、子育てや親の介護などの事情により、会社まで来る機会を作れないといった求職者もいるかもしれません。
面接にWeb会議システムを使えば、求職者がオフィスを訪れる必要がないので、やむを得ない事情で自宅から離れられない人材の確保に繋がります。
採用後にもWeb会議システムを使うことで多様な働き方を実現し、生産性の向上が可能になるのです。
イベント
Web会議システムは、各種イベントに使われています。
新年会などの社内イベントに、Web会議システムを使えば大きな会場を用意する必要がなく、コストの削減にもなります。
社内イベントの他、展示会などにWeb会システムを使えば、会場の広さや人数などのキャパシティを考える必要がありません。
Web会議システムで展示会のブースと工場内を直接つなげば、イベント参加者に専門的で具体的な説明をする機会を用意できます。
Web会議システムでセキュリティ対策が必要な理由とは？
Web会議システムを導入する際に、セキュリティ対策は必須です。
セキュリティ対策をしていなければ、Web会議の内容だけでなく、社員情報や顧客情報などの情報が社外に漏れるリスクがあります。
社外への情報漏洩が原因で、顧客の信用が失われて会社の経営が傾く事態になりかねません。
Web会議システムの導入と同時に、セキュリティ対策を入念にしましょう。
Web会議システムでセキュリティ対策を行う方法
Web会議システムでセキュリティ対策を行う方法は、主に以下の通りです。
暗号化機能
Web会議システムのセキュリティ対策として、暗号化機能の使用が挙げられます。
Web会議はオープンなインターネット環境を使うので、社員などの関係者がアクセスしやすい反面、外部からの攻撃による情報漏洩のリスクがあります。
そこで、暗号化技術を活用すれば、データや資料が流出したとしても、内容がわからないようにするのです。
主な暗号化の方式には、主に以下の方法が挙げられます。
- SSL（Secure Socket Layer）
- AES（Advenced Encryption Standard）
SSLは、WebサーバーとWebブラウザとの通信で、送受信するデータを暗号化する方式で、主に商用サイトなどでお金のやりとりをする時に使われます。
AESは、無線LANなどへの通信データの暗号化に使われる方式で、無線LANやWeb会議などの暗号化に使われます。
IPアドレス指定
Web会議システムのセキュリティ対策の手段として、IPアドレス指定があげられます。
IPアドレスとは、インターネット上の住所に相当するものです。
Web会議への参加を、IPアドレス登録済みの端末に限ることで、第三者の不正侵入を防ぐのです。
例えば、社内ネットワークにあるIPアドレスのみを許可すれば、社外のネットワークからのアクセスを遮断できます。
接続IDの設定
Web会議システムのセキュリティ対策の1つとして、接続IDの設定があげられます。
Web会議システムは、会議に参加するための接続IDを発行でき、参加者以外からの不正アクセスを防止します。
Web会議への接続IDを設定しておけば、接続IDを知らない人はWeb会議に参加できないため、第三者の盗み見を防げるのです。
端末認証機能
Web会議システムのセキュリティ対策として、端末認証機能の利用があげられます。
端末認証機能とは、パソコンなどの端末に付与された番号MACアドレスを指定して、Web会議への参加者を制限する機能です。
MACアドレスは、個別の端末に割り当てられた番号なので、どこで接続しても同じ端末を使う限り変化しません。
端末認証機能を使うことで、許可された端末以外からのアクセスを制限して、情報漏洩リスクに備えられるのです。
Web会議システムの導入にはセキュリティ対策が必須
WEb会議システムの導入時には、セキュリティ対策が必須です。
Web会議で、セキュリティ対策を怠ると、情報が漏洩して会社の信用問題につながります。
Web会議のセキュリティ対策には、IPアドレスの指定や接続IDの発行が有効です。
不正アクセス防止や生産性向上につなげるためにも、Web会議システムを活用する際は、入念にセキュリティ対策を行いましょう。
