働き方改革などの影響により、テレワークを実施する企業が増加する傾向にあります。
遠隔会議を導入することで、社内会議や打ち合わせのために移動する必要はありません。
本記事では、遠隔会議とは何か、導入するメリット・デメリットや必要ツールをご紹介します。
そもそも遠隔会議とは？
遠隔会議とは、遠隔地にいる人同士がITツールを利用して行う会議のことです。
遠隔会議には、テレビ会議とWeb会議の2種類があります。
テレビ会議とは、室内に専用端末を設置し遠隔会議を行うものです。
専用回線や専用端末を使うため通信品質が安定していることや、会議室同士だけでなく、PC端末などから参加するメンバーと会議できるといった特徴があります。
一方、Web会議はインターネット回線を利用して遠隔会議を行う形態のことです。
専用端末ではなく、パソコンやタブレットなどの汎用端末からアクセスできます。
本記事では、Web会議に焦点を当てて解説します。
遠隔会議を導入するメリット
遠隔会議を導入するメリットは、主に以下の通りです。
移動コストの削減
遠隔会議を導入すれば、遠隔地への移動コスト削減につながります。
一般的に、取引先の顧客や会社の社員と会議をするには、会議室がある場所まで行く必要があります。
遠隔会議を導入すれば、オンラインでミーティングを開催できるため、移動時間と移動コストを削減できるのです。
テレワークが可能になる
遠隔会議を導入することで、テレワークが可能になります。
テレワークで効率良く仕事をするためには、定期的に打ち合わせをすることが大切です。
会社のオフィスに出勤せずに社員とする情報交換は、チャットやメールだけではコミュニケーションが不足する可能性があるからです。
遠隔会議を導入すれば、対面の会議に近いコミュニケーションが取れ、チームワークを高められる可能性があるのです。
従業員のストレスを減らせる
遠隔会議を導入することで、従業員のストレスを減らせる可能性があります。
テレワークでは、雑談などのコミュニケーションが取りづらく、孤独感を感じることが原因でストレスを感じることがあります。
孤独感が原因でストレスを感じることで、仕事のパフォーマンスの低下につながるのです。
企業は、従業員のストレスの原因を未然に防ぐ必要があります。
遠隔会議のシステムを使えば、社員同士のコミュニケーションを促すイベントの開催やカウンセリングを行うことができます。
遠隔会議ツールを導入して、コミュニケーション不足を解消し、ストレスの原因を取り除きましょう。
多様な働き方を実現できる
遠隔会議の導入で、多様な働き方を実現できる可能性があります。
遠隔会議では、会社のオフィスに出社する必要がないため、さまざまな事情により就業を諦めていた人でも柔軟に働くことが可能です。
例えば、育児や介護に追われて通勤できない人も、遠隔会議システムを使い仕事ができるのです。
遠隔会議システムで多様な働き方を実現すれば、会社の離職率の低下や優秀な人材の確保につながります。
遠隔会議のデメリット
遠隔会議のデメリットは、主に以下の通りです。
コミュニケーションが取りづらい
遠隔会議のデメリットとして、コミュニケーションの機会が減ることがあげられます。
一般的なオフィスでの業務と異なり、遠隔会議ではスムーズなコミュニケーションが難しいです。
遠隔会議は、映像や音声にタイムラグが発生し、間が取りづらいです。
また、カメラやマイクがオフの場合、相手の表情や感情がわからないのでコミュニケーションが困難となります。
遠隔会議とあわせて、チャットツールなどのコミュニケーションツールを活用し、コミュニケーションの機会を増やしましょう。
通信環境に左右される
遠隔会議のデメリットとして、通信環境に左右されることがあげられます。
社員か会社のどちらか、または双方の通信環境が安定しないと映像の乱れや、音声が途切れなどの不具合が生じます。
遠隔会議を円滑に進めるためには、できる限り安定しており高速な回線を用意することが大切です。
社員によっては、プライベートでパソコンを使わず固定回線を契約していない場合があるため、企業は社員の通信環境を整える補助金を出すなどのサポートが有効です。
遠隔会議に必要なもの
遠隔会議に必要なものは、主に以下のものがあげられます。
webカメラ
遠隔会議には、Webカメラの用意が必要です。
社員の顔を映さず音声のみで参加するケースでは、表情がわからずコミュニケーションが取りづらくなる可能性があります。
ノートパソコンには、Webカメラがついているケースが多いですが、画質が心もとないため外付けのWebカメラが有効です。
パソコンに付属のものよりも外付けのWebカメラの方が、画質が良いです。
より高画質のWebカメラを使うことで、遠隔会議の相手に高画質で画像を配信できるので表情などが伝わりやすいのです。
ヘッドセット
遠隔会議には、ヘッドセットの利用が有効です。
ヘッドセットとは、ヘッドホンやイヤホンと集音マイクがセットになった機器です。
ヘッドセットを使えば、室内の雑音を遮ることができるので会議に集中できます。
また、ヘッドセットについているマイク機能を使うので、会議の相手にとっても聞き取りやすくなります。
マイクスピーカー
遠隔会議の参加者が大人数の場合、マイクスピーカーの利用が有効です。
一般的に、パソコン内蔵のマイクは集音性が低いため、発言者が遠くにいる場合は音声を拾いにくいです。
パソコン内蔵のマイクは、音声が聞き取りづらく乱れることから、会議の進行を妨げる可能性があるのです。
マイクスピーカーは集音性が高く、周囲の雑音を和らげるノイズキャンセリング機能を備える製品も多いため、参加者の声を綺麗に届けることが可能です。
録音ツール
遠隔会議では、録音ツールの利用が有効です。
対面と同様に遠隔会議でも、参加者の発言を1度聞いただけでは真意が伝わらない場合があります。
遠隔会議で録音ツールで記録した音声を聞き、会議の相手の言葉のニュアンスを確認できるのです。
録音ツールを使えば、対面の会議で必要な録音機材や議事録の記録に必要なノートなどを用意する必要がありません。
録音ツールは、ワンクリックで録音を開始できるシステムもあり、手軽にミーティング内容を記録できいつでもチェックできるため、遠隔会議の生産性が高まります。
ただし、Web会議ツールの中には、録音機能が搭載されているものもあるので確認が必要です。
web会議ツール
遠隔会議には、Web会議ツールが不可欠です。
Web会議ツールの利用により、ファイルやデータの共有などが可能になり生産性も高まります。
Web会議ツールは、無料で利用できるツールから有料プランが利用する機能に合わせて設定できるサービスなどがあります。
自社に合ったWeb会議ツールを選択して、円滑なコミュニケーションを取りましょう。
遠隔会議がテレワークの肝
遠隔会議は、テレワークでコミュニケーションを取る上で肝になります。
遠隔会議は、チャットやメールで伝わりにくい言葉のニュアンスを伝えるのに有効です。
また、テレワークでの、社員の孤独感によるストレスを軽減するためにも役立ちます。
遠隔会議を、うまく活用してテレワークの効率を上げましょう。
