web会議用ツールは様々ありますが、多くの企業で使われているツールの一つとしてskypeが挙げられます。
しかしskypeは「ビジネス向きではない」といった意見もあるため、特徴や機能をよく理解しておく必要があります。
そこで当記事では、skypeの特徴やweb会議で使う際のポイントなどを解説します。
web会議でよく使われるskypeとは？
skypeは、音声通話やビデオ通話、テキストを用いたチャットが行えるサービスです。
skypeは、有料のサービスもありますが、基本的な機能はすべて無料で使うことができるツールなので、誰でも気軽に利用することができます。
もともとはスカイプ・テクノロジーズ社が開発したシステムでしたが、買収や売却が繰り返され、現在はマイクロソフト社が運営しています。
また、skypeはパソコンばかりではなく、スマートフォンやタブレットなどで利用することもできます。
さらに、ゲーム機やウェアラブル機器など、様々な機械にも対応しているので、ビジネスやプライベートなど、あらゆるシーンで多くの人に利用されています。
web会議でよく使われるskypeの特徴
アプリをインストールする必要がある
パソコンやスマートフォン、タブレットにskypeを導入するには、まず、利用したいデバイスにskypeをダウンロードしなければいけません。
パソコンの場合は、skype公式サイトからダウンロードしましょう。
一方、スマートフォンやタブレットの場合は、App storeやGoogle play storeなどで提供されているskypeアプリをインストールします。
skypeダウンロード後は、無料アカウントを作成しなければいけません。アカウント作成にはメールアドレスが必要です。電話番号入力もありますが、こちらは任意となっているため、無記入でもOKです。
その後、skype名、名前、パスワードを設定します。
名前やメールアドレス、パスワードはアカウント作成後に変更することもできますが、skype名は変更できないため注意しましょう。
登録後はskypeにサインインし、skypeを開いてから「skype名、メールアドレス、携帯電話」をクリックし、それぞれ入力してからサインインし、パスワードを入力すると完了となります。
気がるに音声で会話できる
skypeのユーザー同士であれば、誰とでも1対1で音声会話することができます。
日本国内はもちろん、国際通話も無料でできるので、海外拠点や海外に取引先を持つ企業には便利なツールといえるでしょう。
また、skypeは1対1の音声会話だけではなく、グループ通話も可能です。
最大で25名でのグループ通話ができるので、電話での会議にも使用することができます。ただし、skypeユーザーであれば無料でのグループ追加ができますが、skype未使用の相手を追加する場合は有料になります。
skypeに応答できないオフライン状態となっているときに通話がかかってくることもありますが、このような場合は通話転送することもできます。
skypeに応答できないときに電話がかかってきても、スマホや携帯電話、固定電話に自動転送してくれるため、大事な連絡をすぐに受け取ることができます。
ただし、通話転送を利用する場合は事前設定が必要となるため、注意しましょう。
さらに、skype間だけではなく、相手がskypeを利用していなくてもスマホや携帯電話、固定電話に低料金で通話することもできます。
スマホからでも利用可能
skypeには、
・無料かつ時間無制限で通話を楽しむことができる
・50人までチャット・通話に同時参加することができる
・録音・画面共有など、便利な機能が充実している
・固定電話への国内・国際通話が可能
・skypeユーザーでない相手でも通話やチャットに招待できる
などの特徴がありますが、skypeはパソコンだけではなく、スマホからでも利用することができます。
そのため、外出先からでもweb会議などに参加することができます。
web会議にskypeは適切？
zoomなどよりは使用頻度が低い
skypeは、web会議用としても用いられる人気ツールの一つですが、zoomなどに比べ企業の使用頻度は低くなっています。その理由や違いを以下に解説します。
skypeのコンセプト
skypeは、1対1の通話やチャットを想定して開発されたツールで、以下の流れで利用することができます。
1.skypeアカウント（ID）の作成
2.主催者は会議参加者のそれぞれのIDを事前に登録する
3.個人のIDをもとにグループチャットを作成する
4.会議の時間に、skypeのグループチャットを通して会議を開始する
つまり、skypeはアカウント登録を行わなければ利用することができません。
zoomのコンセプト
zoomは複数人が参加する会議を想定して開発されたツールで、以下の流れで利用することができます。
1.zoomを通して会議室を作成
2.作成した会議室にID（URL）が付与される
3.ID（URL）を会議の参加者と共有する
4.会議の時間にURLをクリックすることで会議が開始される
zoomの場合、主催者さえ登録してあれば、他のメンバーは事前登録なしでweb会議に参加することができます。
料金
zoom、skypeともに無料版、有料版があります。
参加人数
・zoom…無料版では最大100名、有料版では最大1,000名
・skype…無料版・有料版ともにオンラインビデオ通話は最大50名まで。音声通話は最大100名まで
アカウント
・zoom…主催者のみ必要
・skype…個人アカウントが必須
準備
・zoom…特になし
・skype…個人アカウントの事前作成が必要
アプリの有無
・zoom…あり
・skype…あり
データ通信量
・zoom…約3.3〜5MB／分
・skype…約36MB／分
チャット機能
・zoom…ルーム内にあり
・skype…あり
録画録音
・zoom…あり
・skype…あり
画面共有
・zoom…あり
・skype…あり
ホワイトボード機能
・zoom…あり
・skype…なし
ブレークアウトルーム
・zoom…あり
・skype…なし
zoomとskypeにはこのような違いがありますが、zoomは複数人が参加するweb会議に適しており、skypeは個人対個人もしくは少人数のweb会議に適しているといえます。
ビジネス用ではない
skypeは主に個人向けのオンライン通話サービスで、skypeユーザー同士であれば音声通話を無料で利用することができます。
オンライン通話の場合、最大50名までしか利用できないため、テレワークなどのweb会議用ツールとして使う場合、小規模のチーム向けといえます。
一方、よりビジネス用として開発されたのが「skype for business」です。
このツールは個人向けではなく、法人向けの有料サービスで、最大250名まで同時に通話可能なオンライン通話サービスです。
また、ネットワーク通信が暗号化されているので、通話やチャットはもちろん、参加メンバーで共有する資料データもすべてネット上で保護され、セキュリティ面で安心といえます。
メリットを理解しながらskypeを使いましょう
skypeは個人向けとして開発されたオンライン通話サービスのため、大人数でのweb会議には適していません。
しかし、skypeならではのメリットもあるため、自社のニーズや目的に合わせながら利用してみてはいかがでしょか。
まず、skypeは時間制限なしに利用することができます。
他のツールの多くは無料版の場合は時間制限があり、時間を延ばす場合は有料版を購入する必要があります。
重要な意思決定を伴う会議は、あらかじめ決めておいたスケジュール通りに会議が進行しないことも多いため、長時間のweb会議にはskypeが向いているといえるでしょう。
また、skypeはリアルタイムで会話の内容を字幕化することもできます。
そのため、海外の人とweb会議を行う際でもスムーズに会話できるため、海外拠点を持つ企業や海外に取引先を持つ企業との商談には適しているといえます。
このように、メリットをよく理解しながらskypeをweb会議で利用すると、業務の効率化もアップします。
