「Web会議ってどんな時にするの？」
近年、新型コロナウイルス感染症拡大防止対策のため、あらゆる企業や個人は対面会議ではなくWeb会議を積極的に導入しています。
一方、Web会議が具体的にどんなシーンで使われるのか、気になる方も多いです。
本記事では、Web会議についてや具体的な利用シーン、おすすめツールを徹底解説します。
そもそもWeb会議とは？
Web会議とは、インターネットを通して遠隔で行う会議のことです。
冒頭でも述べましたが、近年新型コロナウイルス感染症が大流行したため、感染拡大のためにリモートワークを導入する企業が増えました。
リモートワークとは、会社の押し巣に出勤せず、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど遠く離れた場所で業務を行う働き方のことです。
オフィスの賃貸料金や、社員の移動にかかる時間と交通費などを削減できるため、あらゆる企業が積極的に導入しています。
ICTが発達したことにより、実際に会社に出勤した場合にすべき業務を自宅などの場所で進められるのです。
例えば、Web会議も実際の対面会議の質を保ち、場合によっては対面よりも生産性のあるミーティングを行えます。
現在、Web会議を行うためのツールはたくさんあり、その操作方法や機能もさまざまです。
企業がWeb会議を導入する場合、自社の業務に合ったツールを選定する必要があるのです。
そのため、Web会議の導入を検討しているのであれば、まずは利用シーンについて知りましょう。
Web会議を使うシーン
Web会議を使うシーンは、主に以下の通りです。
日々のミーティング・打ち合わせ
一般的に、Web会議はミーティングや打ち合わせをするために使われることが多いです。
具体的なミーティングや打ち合わせとして、以下の例があげられます。
- 社内会議
- 取引先との商談
- チームのプロジェクト進捗状況
- 顧客との取引
- テレワーク
- 社員のフォローアップ・面談
Web会議はビジネスにおける様々なシーンで活用できるのです。
講習
Web会議は、社内研修や資格などの講習で使われるケースもあります。
社内研修や資格などの講習は、資料作成や会議室の設営などに時間と手間がかかります。
また、大規模な講習を行う場合、大きな会議室を借りる必要があるため、より労力がかかるケースもあるのです。
Web会議には、最大100人まで参加できるツールや資料の画面共有などの機能を活用できます。
そのため、社内研修や講習の準備にかかるコストや時間を削減できるのです。
採用面接
Web会議は、採用面接で使われることも多いです。
面接の応募者の中には、首都圏から離れた地方に住む人もいます。
対面で面接を行う場合、新幹線などの交通費がかかるため、応募者にとって大きな負担となります。
特に社会人経験のない学生にとっては、大きな痛手となるのです。
Web会議ツールでオンライン面接を実施すれば、応募者の負担を減らせます。
また、積極的に快適な労働環境づくりに取り組む企業であると周知できる可能性もあるのです。
Web会議が積極的に導入されている理由
Web会議が積極的に導入されている理由は、以下の通りです。
生産性向上
Web会議が積極的に導入されている理由として、企業の生産性向上があげられます。
生産性向上とは、少ない投資量で最大限の成果を生み出すことです。
近年、国際競争の激化や少子高齢化による労働力不足問題により、あらゆる企業が生産性向上を目指しています。
企業は、生産性を高める手段として、Web会議を積極的に実施しているのです。
例えば、会議を対面で行うと仮定します。
対面会議の場合、会議室の予約や参加人数分の資料作成などの手間や時間がかかります。
また、各部署の社員へ個別に連絡して日程調整するケースもあるのです。
対面で会議を行う場合は、手間と時間のかかる作業が多く、労働力が割かれます。
一方、Web会議は安定した通信環境とパソコンさえあれば、開催することが可能です。
会議室や資料などの準備にかかる時間や労力を最小限に抑えられます。
日程調整ツールと連携しているWeb会議システムを導入すれば、児童でスケジュールを調整することも可能です。
資料のデータを画面共有したり、ホワイトボード機能でアイデアを共有できます。
Web会議は手軽に開催できるため、生産性のあるミーティングを開き、企業の意思決定スピードも向上するのです。
コスト削減
Web会議ツールを導入すれば、コスト削減が期待できます。
上記でも述べたように、対面で行う会議は会議室の予約や設営などの準備が必要です。
会議を開くためには、社員の労働力やオフィスの賃貸料などのコストがかかります。
また、ビジネスシーンでは、会議のために県外などの遠方へ出張する場合もあります。
対面会議の場合、ミーティングに参加する一人ひとりの社員に交通費や宿泊代などのコストがかかるケースが多いのです。
一方、Web会議は準備にかかる手間や時間を最小限に抑えられます。
どこからでも参加できるので、会議室の料金や準備にかかる労力、遠方へ出張する必要がなくなるのです。
そのため、Web会議は賃貸料や人件費、交通費などのコストの削減が期待できます。
働き方改革
Web会議ツールを導入すれば、働き方改革に繋がります。
近年、日本では働き方改革が推進されており、企業は社員が働きやすい労働環境づくりや、ワークライフバランスの実現を目指しています。
働き方改革により、社員の負担が軽減される労働環境を構築することが大切なのです。
現在日本では、少子高齢化による労働力不足が懸念されています。
新卒の就活生や転職活動をするビジネスマンは、快適な労働環境が整備されている企業に流れる可能性があるのです。
上記でも述べたように、Web会議はインターネット環境とパソコンがあればどこからでも参加できます。
社員によっては、子育てや親の介護により「家族から離れる状況はできるだけ避けたい」と考える人もいます。
Web会議を導入すれば、自宅からでもミーティングに参加できるため、子供や親の世話にかかる負担が軽減される可能性が高いのです。
企業におけるWeb会議の導入は、社員にとって働きやすい労働環境づくりに繋がります。
働き方改革が推進されれば、やむを得ない事情によって休職・退職するリスクを抑えられ、社員の定着率向上が期待できるのです。
Web会議でおすすめのツール
Web会議ツールでおすすめのツールは、以下の通りです。
- Zoom
- Teams
- Google Meet
現在様々なWeb会議ツールが開発されており、その機能や操作方法もさまざまです。
Web会議ツールを導入する際は、自社に合ったシステムを選定したいと考える人も多いです。
- 自社がよく使うカレンダーツールなどのサービスと連携できるのか
- シンプルな操作性で社員が使いやすい機能があるか
- 自社の予算に合ったコストで導入できるか
- 情報が漏れる心配のないセキュリティであるか
Web会議を選定する際は、上記の点を意識して選ぶのがおすすめです。
Web会議とは企業の生産性と高められるシステムである
Web会議を導入すれば、会議の準備にかかる時間や手間、コストを大幅に削減することが可能です。
企業がツールを駆使してWeb会議を導入すれば、会社の生産性向上が期待できます。
あらゆるビジネスシーンで活用できるので、ぜひお試しください。
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Web会議ツールだけでなく、カレンダーツールなどのサービスと連携できるので、業務が飛躍的に効率化します。
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