「複数人の日程調整が、めんどくさい」
社内会議や取引先との商談において、複数人の日程調整が必要な場面は、度々あります。
複数人での日程調整は、やりとりに手間を感じる方も多いです。
本記事では、そのような問題を解決するため、複数人の日程調整が格段に楽になるポイントや日程調整に使用できるツールについて徹底解説していきます。
複数人で日程調整する際に手間がかかる理由
複数人で日程調整する際に手間がかかる理由として、以下の3つが挙げられます。
コミュニケーションが二度手間になってしまう
複数人での日程調整は、コミュニケーションが二度手間になることが多いです。
例えば、メールやSNSで日程調整する際は、差出側が複数の候補日を提示し、相手からの返信を待つ形が一般的です。
複数人からの回答を一つ一つ確認し、その返信の中から、全員の空き予定を選び出す必要があります。
もし予定が合わない場合は、別の候補日を提示する必要があり、手間がかかります。
複数人の日程調整は、個別に対応しなければいけません。
手間のかかるやり取りを億劫に感じ、苦労する人も多いです。
複数人の日程調整は時間がかかる
ツールを使用しない日程調整は、複数人と個別にやり取りする必要があるので、メッセージの確認や返信対応に、時間を取られてしまいます。
重要度や緊急度の高い予定は、会社にとって、迅速にスケジュール調整を済ませる必要があるので、本来の業務より日程調整を優先する状況もあります。
日程調整が遅れて先方に迷惑がかかってしまうことを考慮すると、業務に追われていたとしても、スケジュール調整を早急に対応する必要があります。
複数人とのコミュニケーションを必要とする日程調整は、仕事に注力すべき時間を割いてしまう可能性があるのです。
複数人の日程調整をする際のポイント
複数人の日程調整をする際に、意識すべきポイントについて解説します。
リーダーを決める
日程調整のリーダーを決めましょう。
全員の予定をまとめる担当者を決めておくと、円滑にスケジュール調整できます。
リーダーはメンバーの状況を把握し、意見を平等に考慮した日程調整を心がけましょう
複数の候補日を提示する
複数人の日程調整では、複数の候補日を提示しましょう。
複数の候補日を提案すると、相手も選びやすく、個別でのやり取りを減らせます。
コミュニケーションの二度手間を防ぎ、スケジュール調整に割く時間を短縮しましょう。
日程調整がいつまでになぜ必要なのか明記する
日程調整がいつまでになぜ必要なのか明記しておきましょう。
回答期限を明記すれば、余裕を持った日程決めが可能です。
また、なぜ必要なのかを伝えておけば、「忘れないうちに早く回答しておこう」と意識してくれます。
全員の都合を考慮する
全員の都合を考慮する必要があります。
日程調整する際、上司や年配の人を優遇する傾向にあります。
一部のメンバーを優遇すると、他の社員から不満の出る可能性があるので、全員の都合を考慮した平等なスケジュール調整を心がけましょう。
決定した日程をリマインドする
決定した日程をリマインドしましょう。
何度もやり取りを重ねた調整や予定を変更した場合は、特に注意が必要です。
最終的にどの日程に決まったのか、全員に共有する必要があります。
予定のすれ違いを防ぐためにも、リマインドは必須です。
日程調整をお願いするメールの書き方
日程調整をお願いするメールを書く上で、以下のポイントを抑える必要があります。
・ぱっと見て要件が伝わる件名
・わかりやすい予定の内容
・複数の候補の日付と時間
具体的なメールの書き方を述べます。
書き方例
件名：新商品「◎◎」に関する打ち合わせの日程調整
いつもお世話になっております。
〇〇社営業担当の××と申します。
この度は、新商品「◎◎」について、具体的な方向性の話し合いをさせていただければと存じます。
打ち合わせの場所につきましては、弊社の会議室を予定しております。
つきましては、以下の日程から、ご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。
12月14日（月）13:00〜15:00
12月15日（火）10:00〜12:00
12月16日（水）15:00〜17:00
上記以外でも調整可能でございます。
ご都合が合わなければ、遠慮なくお申し付けください。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いします。
上記のように日程調整のメールは、文章を簡潔にし、具体的かつ正確に送りましょう。
このようなポイントを心がけることは、やり取りの手間を省くことに繋がります。
日程調整ツールを活用すれば手間を省ける
ツールを活用することで、日程調整の手間を省くことが可能です。
ツールの選定で意識すべきポイントは、以下の4つが挙げられます。
（1）料金
有料のツールは、サービス連携や日程の自動リストアップなど、効率化のための様々な機能があり、それ合わせた料金が設定されています。
日程調整に便利なサービスが数多くありますが、場合によっては使わない機能もあるでしょう。
使用する機能に合わせた、様々な料金プランを用意しているサービスもあるので、自社の用途に合ったツール選びを意識してください。
（2）日程調整方法
日程調整は以下の2つの方法があります。
予約受付型
自分の空き予定から予約を受付する方法です。
美容室などの予約をする際の予約カレンダーと同じイメージです。
候補提案型
候補日程を提示し、その中から相手に選んでもらう方法です。
自分の空いている日程は、非公開となるので、日程を公開したくない型におすすめです。
（3）連携可能なカレンダーツール
カレンダーツールと連携できれば、空き予定の自動リストアップや、日程のリマインドができます。
予定忘れなどのミスを防ぐためにも、必要な機能の一つです。
（4）連携可能なWeb会議ツール
オンライン会議の増加によって、Web会議ツールの需要が高まっています。
日程調整完了後に、スケジュールを反映することができれば、より効率的な日程調整が可能です。
以下に、今すぐ使える日程調整ツールをまとめました。
今すぐ使える日程調整ツール8選
TimeRex
・料金：750円〜/人
・日程調整方法：予約受付型・候補提案型
・連携可能なカレンダーツール：Google・Outlook
・連携可能なWeb会議ツール：Zoom・Microsoft Teams・Google Meet
calendly
・料金：8ドル〜/月（約900円〜）
・日程調整方法：予約受付型・候補提案型
・連携可能なカレンダーツール：Google・Microsoft・Apple
・連携可能なWeb会議ツール：Zoom
ノリスケ日程調整
・料金：現在無料
・日程調整方法：予約受付型
・連携可能なカレンダーツール：Google
・連携可能なWeb会議ツール：Google Meet
Nitte
・料金：0円〜
・日程調整方法：予約受付型
・連携可能なカレンダーツール：Google・Outlook
・連携可能なWeb会議ツール：Zoom・Google Meet
調整さん
・料金：無料
・日程調整方法：候補提案型
・連携可能なカレンダーツール：なし
・連携可能なWeb会議ツール：なし
伝助
・料金：無料
・日程調整方法：候補提案型
・連携可能なカレンダーツール：なし
・連携可能なWeb会議ツール：なし
Doodle
・料金：無料
・日程調整方法：候補提案型
・連携可能なカレンダーツール：なし
・連携可能なWeb会議ツール：なし
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー
・料金：無料
・日程調整方法：候補提案型
・連携可能なカレンダーツール：なし
・連携可能なWeb会議ツール：なし
上記に示したツールは、どれも使いやすく、スムーズなスケジュール調整を可能にしてくれます。
また、有料のツールでも、無料お試し期間があります。
会社に合ったツールを選び、複数人の日程調整を効率的に済ませましょう。
日程調整ツールで業務を効率化しよう！
近年、働き方改革や、ワークライフバランスが重要視される中、あらゆる企業が、社員の働きやすい快適な環境作りに取り組んでいます。
業務の効率化は、社員だけでなく、会社全体のモチベーションアップに繋がるのです。
ツールを活用すれば、複数人の日程調整が効率よく進められるでしょう。
日程調整の手間を省くことで、本来の業務に注ぐ時間が増えます。
ぜひ、今回紹介したツール使って、複数人の日程調整を効率化し、業務のパフォーマンス向上を目指しましょう。
