あらゆる企業や個人が生産性の向上を目指す中、「仕事の効率化」は、業種を問わず共通して挙げられる課題です。
一方、効率化にあたって、
・仕事の効率が良いってどういうことなのか
・具体的に何をすればいいのか
などの疑問や不安を感じる人もいるのではないでしょうか。
本記事では、仕事を効率化するコツについて徹底解説していきます。
仕事の効率が良い人の特徴3つ
仕事の効率が良い人の特徴として、以下の3つが挙げられます。
特徴（1）最初から完璧を求めない
仕事の効率が良い人は、最初から完璧を目指そうとしません。
質を担保して業務を遂行することも大切ですが、日頃から完璧を目指していると、一つの業務に長時間を費やし、生産効率が悪くなってしまいます。
効率的な仕事をする人は、常に最低限の質を担保し、業務をこなしています。
最初から完璧を求めず、よりたくさんの仕事を処理していくことで、生産性を高めているのです。
特徴（2）マルチタスクをしない
仕事の効率が良い人は、マルチタスクで業務を遂行しません。
複数の仕事を並行して進めると、様々なことを同時に視野に入れておく必要があり、結果として効率が悪くなります。
効率が良い人は、周囲の仲間に頼ったり、優先度の高い業務から順に着手していきます。
一つ一つの仕事を着実にこなしていくことが、業務の効率化に繋がるのです。
特徴（3）ツールを使いこなしている
仕事の効率が良い人の特徴3つ目は、効率化ツールを使いこなしているという点です。
手間のかかる業務でも、ツールを使えば効率化できることを知っています。
効率が良い人は、会社で公用化されているツールだけでなく、自分の職種や性格に合ったツールを積極的に活用しています。
ツールを活用すれば、会社の組織やチーム内のコミュニケーションが円滑に進み、社員のモチベーションも上がるので、仕事を効率化できるのです。
仕事を効率化するメリット3つ
仕事を効率化するメリットは、主に以下の3つが挙げられます。
メリット（1）コストの削減
仕事の効率化を行うことで、コストを削減できます。
「光熱費」や「賃貸料金」、「人件費」などのランニングコストは、事業を展開する上で、避けて通れない費用です。
一般的に会社の純利益は、売上からコストを差し引くことで算出されます。
つまり、企業の利益は、ビジネス運営や事業拡大のために必要な経費を抑えた分だけ、利大するのです。
しかし目先の利益だけ優先し、経費を抑えすぎると、経営破綻する恐れもあるので、注意が必要です。
業務効率化によるコスト削減は、企業が利益を最大限に拡大させるための秘訣と言えます。
メリット（2）生産性の向上による利益増大
仕事の効率化を行うことで、生産性が向上し、利益増大に繋がります。
効率よく生産性が向上すれば、最小限の事業投資で最大限の成果を生み出すことが可能です。
生産効率が上がることで、割けるリソースが生まれるので、顧客に提供できる商品やサービスの数が今まで以上に多くなり、企業の利益増大に繋がります。
さらに、効率化によって企業に余力が生まれれば、今までなかなか着手できなかった新規商品の開発や新規事業に始めることも可能でしょう。
生産性向上は、企業の利益増大や、新規ビジネスに挑戦するチャンスとなり得るのです。
メリット（3）社員のモチベーションアップ
仕事の効率化は、社員のモチベーションアップに繋がります。
会社の利益が増大すれば、自分のスキルやこなした仕事の貢献度を実感しやすくなるので、社員のモチベーションが上がります。
また、手間のかかる作業に時間を取られると、社員は本当にすべきことに注力できません。
無駄な作業を省ければ、本来の業務に割ける時間が増えるので、社員のパフォーマンスが向上します。
仕事の効率化は、会社全体のモチベーションを向上してくれるので、必要不可欠なのです。
仕事を効率化するコツ5つ
仕事を効率化するコツとして以下の5つが挙げられます。
（1）業務の現状と目的を把握する
効率化を図るためには、業務の現状と目的の把握が必要です。
自社のKGIやKPI、ビジョンを明確にしないと適切な施策を設計できません。
担当部署や作業にかかる時間、必要なものなど、業務に関する内容を具体的にまとめましょう。
（2）仕事に集中できる快適な環境を作る
従業員がストレスなく仕事できる環境作りが必要です。
仕事場が散らかっていると、必要な資料を探すのに時間を割いてしまい、作業を億劫に感じてしまいます。
従業員が作業しやすいよう、整理整頓を心がけましょう。
また、長時間仕事を続けると、ミスが増えたり体調を崩しやすくなります。
従業員が、適度な休憩時間を作ったり、休憩スペースを設置するなどして、仕事に集中できる環境作りをしましょう。
（3）業務のやり方を見直す
効率化を図る上で、業務のやり方を見直す必要があります。
一貫して業務の工程を入念に見直さなければ、どの作業が負担で、無駄なのかを見つけ出せません。
一つ一つの工程を明確にすることで、より効率の良い方法や不必要な作業に気づくことができます。
何時から何時まで、どこで、誰が、何を使ってなど、業務工程を全て書き出してみましょう。
（4）仕事の優先順位をつける
仕事の優先順位をつけ、その日にやるべきことをイメージすることが大切です。
優先順位を決め、計画的にタスクをこなしていけば、行き当たりばったりな仕事は無くなり、一つ一つ着実に進めていくことができます。
優先順位の決め方として、「重要度」と「緊急度」で分ける以下の方法が主流です。
仕事の優先順位
優先度1：重要度が高い・緊急度が高い
優先度2：重要度が高い・緊急度が低い
優先度3：重要度が低い・緊急度が高い
優先度4：重要度が低い・緊急度が低い
重要度が低く、緊急度の低い仕事は、実は必要のないことに気づける場合もあります。
（5）効率化ツールを活用する
効率化ツールを活用すれば、コスト削減、生産性向上などの効果が得られます。
近年、業務を効率化するための便利なツールが多く開発されており、ツールを導入すれば、コストも削減でき、業務スピードや生産効率の向上を期待できます。
日程調整や名刺管理、営業支援など、ツールの種類は様々です。
快適に業務を遂行できるツールの導入は、従業員の負担軽減にも繋がるので、働きやすい環境作りの手助けとなるでしょう。
仕事を効率化するときの注意点
仕事を効率化する上で注意すべき点は以下の4つが挙げられます。
注意点（1）一度に複数の効率化を実行しない
業務の効率化にあたって、一度に複数の施策を実行しようとすると、結果的に全ての仕事が中途半端になってしまう恐れがあります。
また、複数の効率化の実行は、従業員への負担が大きく、会社への不満を与えてしまいます。
そうなると、会社への不満を与えてしまい、協力を得られにくくなるのです。
焦らず、一つ一つの施策が本当に効果があるのか検証し、効果があれば次の施策を試してみることを意識するのがポイントです。
まずは、実施しやすい施策から取り組んでみましょう。
注意点（2）効率化の検証をする
実際、効率化の施策に効果があったのか、検証する必要があります。
どれだけ戦略を入念に練ったとしても、必ずしも全ての効果が発揮するとは限らないからです。
効率化の方法が合わず、逆に業務の質が低下したり、施策が機能しない場合もあるので、実施した効率化に関する検証は、必要不可欠なのです。
施策の精度やパフォーマンスの向上のためにも、効率化のフィードバックは必ず行いましょう。
注意点（3）従業員に効率化の内容を共有する
従業員に対して効率化を図るタイミングやマニュアルを従業員に共有しておきましょう。
用意した効率化の段取りを、従業員がよくわかっていない状況で実施すると、逆に効率が下がってしまいます。
そうならないためにも、事前に効率化の目的や戦略について詳しく説明しておく必要があります。
また、実際に現場で働いている従業員にしかわからない問題もあるので、意見を交換する場をセッティングすることで、より効果的な施策を設計できるでしょう。
注意点（4）業務に適したツールを導入する
仕事の効率化にあたって、ツールを導入する場合は、その業務に適したものを導入しましょう。
せっかく効率化ツールを導入しても、業務に関係のない機能があったり、従業員が使いにくいシステムであると、効率化は期待できません。
会社の都合だけでなく、現場の従業員に意見を聞くことが大切です。
困っていることや、あれば助かる機能などをしっかりヒアリングすることで、業務に最適なツールを選べるでしょう。
効率化ツールを駆使して働き方改革を！
日本では、少子高齢化や働くニーズの多様化により、業務効率化による働き方改革が非常に重要視されています。
ただ労働時間を改善するだけでなく、従業員が働きやすい環境を作ることが大切です。
従業員のモチベーションは、企業の利益増大や生産性向上に対して大きな影響を与えます。
業務効率化を実現するために、時代に合わせた様々なツールが、日々開発されています。
仕事を効率化する上で、ツールの導入は必須と言えるでしょう。
自社に合わせたツールを駆使し、ぜひ業務効率を向上させましょう。
