「Outlookの予定表を使って日程調整したい」
Outlookは、ビジネスシーンで頻繁に利用される高機能メールソフトで、予定表機能があります。
Outlook予定表を使ってスケジュール調整を行い、日程調整を効率化したいと考える人は多いです。
本記事では、そのような人のために、Outlookで日程調整する方法や予定表と連携できる日程調整ツールについて徹底解説します。
Outlookの日程調整にツールを活用すべき理由2つ
Outlookの日程調整にツールを活用すべき理由として、以下の2つがあげられます。
（1）やり取りが二度手間になる
日程調整のやり取りは、二度手間になることが多いです。
例えば、Outlookのメールでスケジュールを調整する場合、差出側が複数の候補日を提示し、メンバーからの返信を待たなければなりません。
メンバーからの返信を1つずつ確認し、その返信の中から、全員の空き予定を見つける必要があります。
提示した候補日の都合が悪ければ、別の候補日を提示する必要があります。
手作業で行う日程調整は、日程を決定するまでのやり取りが二度手間となるのです。
（2）作業に時間を取られる
ツールを活用しないOutlookの日程調整は、メッセージの確認や返信対応、カレンダーの予定追加の作業に、少々時間を取られてしまいます。
重要度や緊急度の高い予定は、迅速に日程調整を済ませる必要があるので、本来の業務を優先できない状況もあります。
日程調整が遅れて、先方に迷惑をかけないためにも、早急にスケジュール調整する必要があるのです。
また、手作業で日程調整を行う場合、決定した予定をカレンダーに入力する作業が手間となります。
ツールを用いて、予定を自動的に反映させれば、スケジュールを追加する際のミスを防げます。
本来の業務や手作業によるミスを防ぐためにも、Outlookの日程調整には、ツールを活用すべきなのです。
Outlookで日程調整をする方法2つ
Outlookで日程調整する方法は、以下の2つがあげられます。
（1）スケジュールアシスタントを使う
スケジュールアシスタントを使えば、日程調整を行えます。
スケジュールアシスタントとは、Outlookでメンバーの予定を確認しながら日程調整を行える機能です。
メンバーがOutlook予定表に、スケジュールを入れておけば、全参加者にとって都合の良い日を提示してくれます。
日程調整のやり取りをなくせるので、効率よくスケジュール調整を行えるのです。
以下の手順で、日程調整を行いましょう。
・Outlookで予定表を開き、「新しい会議」を選択
・件名を入力する
・リボンに表示されるスケジュールアシスタントを選択
・宛先にメンバーを追加
・全てのメンバーが参加できる時間を選択
Outlookで日程調整する際は、メンバーの全員が、Outlookの予定表にスケジュールを入れておかなければならないので、注意が必要です。
（2）Outlookと連携できる日程調整ツールを使う
Outlookと連携できる日程調整ツールを使えば、予定表にスケジュールを反映できます。
Outlookで日程調整を完結させるには、メンバーがOutlookの予定表にスケジュールを追加しておく必要があります。
そのため、Outlookを利用していないメンバーとは、別の手段でやり取りしなければならず、手間がかかるのです。
Outlookと連携できるツールを活用すれば、スケジュールを自動的に予定表へ追加できます。
ツールとOutlook予定表の連携により、日程調整を短時間で楽に済ませられるのです。
Outlookと連携できる日程調整ツールの選び方
Outlook予定表と連携できるツールを選ぶ上でのポイントは、以下の4つがあげられます。
（1）料金
日程調整ツールを選ぶ際は、料金プランを確認しましょう。
Outlook予定表との連携以外にも、ツールには効率化のための様々な機能が備わっています。
日程調整に便利なサービスが数多くありますが、場合によっては使わない機能もあります。
使用頻度や利用する機能を確認し、自社の用途にあった料金プランで、ツールを導入しましょう。
（2）使いやすさ
Outlookの予定表と連携できる日程調整ツールの使いやすさを確認しましょう。
導入した日程調整のツールの操作が難しければ、かえってスケジュール調整に時間がかかります。
日程調整を効率化するためには、メンバーが操作しやすいデザインを選びましょう。
（3）日程調整方法
日程調整には、主に以下の2つの方法があります。
・予約受付型
・候補提案型
予約受付型の日程調整は、自分の空き予定から予約を受付する方法です。
美容室や飲食店の予約をする際の予約カレンダーは、予約受付型の1つです。
候補提案型の日程調整は、複数の候補日程を提示し、その中からメンバーに選んでもらう方法です。
自分の空き予定は非公開となるので、スケジュールを知られたくない人におすすめです。
自社のニーズに合わせた、日程調整方法を選びましょう。
（4）連携可能なツール
Outlook予定表との連携以外に、他のツールと連携できるのかについても確認しましょう。
例えば、Web会議ツールと連携できれば、日程が決定したら、ミーティングのURLが自動作成され、メンバーに配信することが可能です。
他のツールと連携すれば、日程調整の作業工数を減らし、効率的にスケジュールを調整できるのです。
Outlook予定表と連携できる日程調整ツール4つの比較
Outlookの予定表と連携できるツールは、以下の4つがあげられます。
・TimeRex
・calendly
・Tocaly
・Niite
上記の4つの日程調整ツールを下記にまとめました。
TimeRex
料金
750円〜/人
無料プラン
あり
日程調整方法
・予約受付型
・候補提案型
連携可能なWeb会議ツール
・Zoom
・Teams
・Google Meet
calendly
料金
8ドル〜/月（約900円〜）
無料プラン
あり
日程調整方法
・予約受付型
・候補提案型
連携可能なWeb会議ツール
Zoom
Tocaly
料金
無料
無料プラン
なし
日程調整方法
予約受付型
連携可能なWeb会議ツール
・Zoom
・Google Meet
Nitte
料金
600円〜/人
無料プラン
あり
日程調整方法
予約受付型
連携可能なWeb会議ツール
・Zoom
・Google Meet
無料トライアルや無料プランがあるため、1度お試しするのがおすすめです。
自社にあったツールを選定し、日程調整を効率化しましょう。
Outlookとツールを連携して日程調整を効率化しよう！
近年、働き方改革や、ワークライフバランスが重要視される中、あらゆる企業が、社員の働きやすい快適な環境作りに取り組んでいます。
日程調整を効率化すれば、本来の業務に注力する時間が増え、会社の生産性が向上するのです。
TimeRexは、Outlookの予定表だけでなく、様々なサービスと連携することで、あらゆる日程調整作業を自動化できます。
作業工数の削減と自動化により、業務は飛躍的に効率化するでしょう。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してください。
