「日程調整に時間をかけたくない」
社内会議や取引先との商談など、ビジネスにおいて日程調整が必要なシーンは多いです。
日程調整は、時間がかかりますがサービスを導入すれば、スケジュール調整を効率的に行えます。
本記事では、日程調整サービスのメリットとデメリットや、営業・イベント担当者におすすめのサービスについて、徹底解説します。
そもそも日程調整サービスとは？
日程調整サービスとは、社内会議や取引先との商談、イベントなど様々な日程調整を効率化するサービスです。
サービスを導入すれば、相手の希望を配慮しながら、日程調整を短時間で遂行できます。
日程調整サービスには以下のように、様々な機能が備わっています。
・日程候補の自動リストアップ
・カレンダーツール連携
・Web会議ツール連携
・他サービス連携
・リマインド機能
・グローバル対応
上記などの機能により、自社だけでなく相手の業務効率化の実現が可能です。
日程調整サービスのメリット
日程調整サービスのメリットとして、以下の2つがあげられます。
メリット（1）作業を時短できる
日程調整サービスの最大のメリットは、スケジュール調整の時間短縮です。
例えば、メールで日程調整する場合、差出側から複数の候補日を提示し、相手の返信を待ちます。
メンバーからの返信を1つずつ確認し、全員の空き予定を見つけ、スケジュールが合わなければ、別の候補日を提示する必要があります。
また、日程が決定すれば、手作業でカレンダーに予定を追加したり、メンバーに知らせなければなりません。
日程調整サービスを導入すれば、候補日の自動リストアップや予定をカレンダーに自動追加する機能を活用できます。
手作業で行っていた日程調整を自動化することで、スケジュール調整を大幅に時短できるのです。
メリット（2）会社の生産性が向上する
日程調整サービスを導入すれば、会社の生産性が向上します。
重要度や緊急度の高い予定は、先方に迷惑をかけないためにも、迅速に日程調整を済ませる必要があります。
早急にスケジュール調整しなければならないので、本来の業務を優先できない状況があるのです。
サービスの導入により、スケジュール調整を時短できれば、自分の仕事に注力できます。
社員が本来の業務に集中する時間が生まれれば、仕事のパフォーマンスが向上し、会社全体の生産性向上が期待できるのです。
メリット（3）社員のモチベーションが上がる
日程調整サービスにより作業を効率化すれば、社員のモチベーションアップに繋がります。
手作業による日程調整は、時間がかかります。
時間のかかる作業により、社員は本当にすべきことに注力できず、ストレスを感じます。
日程調整サービスにより無駄な作業を省ければ、社員のストレスを軽減できるのです。
日程調整の効率化は、社員のモチベーションを高められます。
社員のモチベーションアップは、会社全体のモチベーションアップを期待できます。
日程調整サービスのデメリット
日程調整サービスのデメリットとして、以下の3つがあげられます。
デメリット（1）コストがかかる
日程調整サービスの導入には、コストがかかります。
事業を展開する上で、光熱費や人件費などの費用は避けては通れません。
会社の利益を増大させるためには、ランニングコストを抑える必要があります。
また、サービスを導入したとしても、仕事と関係のない機能があれば、コストの無駄遣いとなります。
コストを抑えるためにも、自社に合ったサービスを導入する必要があるのです。
日程調整サービスには、無料プランやトライアル期間などがあります。
複数のサービスをお試ししてから、自社に合うツールを探すのがおすすめです。
デメリット（2）操作が難しいと時間がかかる
日程調整サービスの操作が難しければ、業務効率が低下します。
社員が使いにくいデザインやシステムであれば、サービスの操作に時間を割かれ、逆に効率が下がるのです。
日程調整サービスを導入するだけでなく、社員に意見を聞きましょう。
困っていることや、あれば助かる機能などをしっかりヒアリングすることが大切です。
デメリット（3）事前に共有する必要がある
日程調整サービスを導入する際は、事前に共有しておく必要があります。
日程調整サービスについて事前に共有しなければ、ツールを操作できず、社員の仕事効率が低下します。
そのため、日程調整サービスの事前共有で、時間が割かれる可能性があるのです。
逆に、日程調整サービスを使う理由や操作方法を社員へ事前に知らせれば、スムーズに導入できます。
日程調整サービスの効果を最大化するためにも、社員への事前共有は、必要不可欠なのです。
日程調整サービスを選ぶポイント4つ
日程調整サービスを選ぶポイントは、以下の4つがあげられます。
（1）料金プラン
自社の費用に合わせた料金プランで、日程調整サービスを選びましょう。
日程調整サービスには、効率化のための様々な機能が備わっていますが、場合によっては使わない機能もあります。
使用頻度や利用する機能を確認し、自社の用途にあった料金プランで、日程調整サービスを導入しましょう。
（2）操作性
日程調整サービスの使いやすさを確認しましょう。
手軽に操作できる日程調整サービスを導入すれば、社員のストレスを軽減でき、ツールが浸透しやすくなります。
社員のモチベーションを維持するためにも、メンバーが操作しやすい日程調整サービスを選びましょう。
（3）日程調整方法
サービスの日程調整方法を確認しましょう。
日程調整方法には、主に予約受付型と候補提案型があります。
予約受付型の日程調整は、自分の空き予定から予約を受付する方法です。
例えば、美容室や飲食店の予約をする際の予約カレンダーは、予約受付型の1つです。
候補提案型の日程調整は、複数の候補日程を提示し、その中からメンバーに選んでもらう方法です。
自分の空き予定は非公開となるので、スケジュールを知られたくない人におすすめです。
（4）連携可能なツール
日程調整サービスが連携できるツールについて確認しましょう。
例えば、Web会議ツールと連携できれば、日程が決定したら、ミーティングのURLが自動s作成され、メンバーに配信することが可能です。
自社がすでに利用しているサービスと連携すれば、日程調整サービスの効果をさらに高められます。
おすすめ日程調整サービス9つ
おすすめの日程調整サービスを、営業担当者向けとイベント担当者向けの2つに分けて、下記にまとめました。
営業担当者向け
営業担当者向けの日程調整サービスは、下記のように機能が充実しています。
TimeRex
料金：0円〜
日程調整方法：予約受付型・候補提案型
連携可能なカレンダー：Google・Outlook
連携可能なWeb会議ツール：Zoom・Teams・Google Meet
calendly
料金：8ドル〜/月（約900円〜）
日程調整方法：予約受付型・候補提案型
連携可能なカレンダー：Google・Microsoft・Apple
連携可能なWeb会議ツール：Zoom
ノリスケ
料金：現在無料
日程調整方法：予約受付型
連携可能なカレンダー：Google
連携可能なWeb会議ツール：Google Meet
Nitte
料金：0円〜
日程調整方法：予約受付型
連携可能なカレンダー：Google・Outlook
連携可能なWeb会議ツール：Zoom・Google Meet
Tocaly
料金：無料
日程調整方法：予約受付型
連携可能なカレンダー：Outlook
連携可能なWeb会議ツール：Zoom・Google Meet
YouCanBook.me
料金：10ドル/月＋10ドル/予約フォーム
日程調整方法：予約受付型
連携可能なカレンダー：Google・Microsoft
連携可能なWeb会議ツール：Zoom
アイテマス
料金：無料
日程調整方法：予約受付型・候補提案型
連携可能なカレンダー：Google
連携可能なWeb会議ツール：なし
有料のツールでも、無料トライアル期間があります。
会社に合ったツールを選び、複数人の日程調整を効率的に済ませましょう。
イベント担当者向け
イベント担当者向けの日程調整サービスは、以下があげられます。
調整さん
料金：無料
日程調整方法：候補提案型
伝助
料金：無料
日程調整方法：候補提案型
どちらも無料で利用できるため、飲み会や宴会などのシーンにおすすめです。
日程調整サービスで業務を効率化しよう！
近年、働き方改革や、ワークライフバランスが重要視される中、あらゆる企業が業務効率化に取り組んでいます。
日程調整を効率化すれば、本来の業務に注力する時間が増え、会社全体の生産性が向上するのです。
TimeRexは、様々なサービスと連携することで、あらゆる日程調整作業を自動化できます。
作業工数の削減と自動化により、業務は飛躍的に効率化するでしょう。
ぜひこの機会に、日程調整サービスの導入を検討してください。
