Googleカレンダーは、多くのビジネスマンが利用するスケジュール管理サービスです。
スケジュール調整において、Googleカレンダーと連携できるツールを活用すれば、業務効率が飛躍的に向上します。
本記事では、Googleカレンダーで日程調整する方法や日程調整ツールを利用するメリット、おすすめのツールについて徹底解説します。
Googleカレンダーで日程調整する方法
Googleカレンダーでの日程調整は、以下の方法があります。
Googleカレンダーで相手の予定を確認する
Googleカレンダーでは、メンバーの予定を確認することが可能です。
日程調整を行うために、以下の手順でメンバーの予定を確認しましょう。
・パソコンでGoogleカレンダーを開く
・「友達のカレンダーを追加」にユーザーの名前またはメールアドレスを入力する
・ユーザーの名前を選択する
・他のユーザーのカレンダーが表示される
上記の方法により、Googleカレンダーでメンバーの予定を確認することが可能です。
確認しようとしたメンバーのカレンダーが一般公開されてない場合、共有リクエストを送りましょう。
リクエストが承認されれば、メンバーの予定を確認できます。
Googleカレンダーのおすすめ時間機能を使う
Googleカレンダーには、メンバーの空き予定を確認できる「おすすめ時間機能」があります。
おすすめ時間機能を使えば、自分とメンバーの空き予定が、カレンダーに重ねて表示されます。
空き時間が重なっている部分から予定を作成し、日程調整を行えます。
以下の手順で、日程調整しましょう。
・Googleカレンダーを開く
・「ユーザーを検索」でゲストを追加する
・予定の「作成」アイコンをクリックする
・「おすすめの時間」をクリックする
・ゲストと自分の空き予定時間が表示される
・空き予定時間から予定を作成する
・予定が作成されゲストに招待メールが送られる
Googleカレンダーのおすすめ時間機能により、日程調整を効率的に行えるのです。
Googleカレンダーだけで日程調整するには不便？
Googleカレンダーのおすすめ時間機能で日程調整するには、以下の条件を満たす必要があります。
・メンバーがGmailに登録している
・メンバーがGoogleカレンダーに予定を入力している
上記のように、メンバーはGoogleサービスを利用していることが前提となります。
そのため、Googleカレンダーを使わないメンバーがいれば、別の手段で日程調整する必要があるのです。
Googleカレンダーと連携できるツールを活用すれば、カレンダーの利用に関係なく日程調整が行えます。
ツールとGoogleカレンダーの連携により、メンバーの予定を考慮したスケジュール調整が可能です。
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールを活用すべき理由3つ
Googleカレンダーの日程調整にツールを活用すべき理由として、以下の2つがあげられます。
（1）数クリックで日程調整を完了できる
日程調整ツールを活用すれば、短時間で楽に日程調整を完了できます。
手作業で行う日程調整は、時間と手間のかかるものです。
例えば、以下のような作業があげられます。
・個別にメールで対応する
・日程候補を複数提示する
・メンバー全員の空き予定を見つける
・日程をGoogleカレンダーに追加する
・リマインドメールを送る
上記のように、日程調整は作業工数が多くなります。
日程調整ツールを導入すれば、数クリックでスケジュール調整できます。
使いやすいデザインやカレンダーに日程を反映する機能などにより、作業工数を時間を大幅に短縮できるのです。
（2）空き時間を自動リストアップできる
日程調整ツールは、空き時間を自動リストアップする機能があります。
メンバー全員の予定から、都合の良い空き予定を見つける作業は、かなりの労力がかかります。
例えば、一般的なメールでの日程調整には、以下の手順があげられます。
・複数の候補日を提示する
・メンバーからの返信を待つ
・返信を1つずつ確認する
・全員の空き時間を見つける
・予定が合わなければ別の候補日を提示する
カレンダーツールと連携できる日程調整ツールを活用すれば、上記の作業の効率化が可能です。
カレンダーの予定をツールに読み込むことで、都合の良い日程をリストアップしてくれます。
日程候補の自動リストアップにより、全員の空き時間を見つける作業を省けるのです。
（3）ダブルブッキングを防止できる
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールを活用すれば、ダブルブッキングの防止が可能です。
手作業でスケジュール管理していると、ダブルブッキングする恐れがあります。
相手に迷惑が掛かり、企業や個人のイメージダウンになりかねません。
日程調整ツールでスケジュール管理を自動化すれば、ダブルブッキングなどのミスを防げます。
Googleカレンダーと連携できれば、すでに予定のある日程は候補にリストアップされることはありません。
日程調整を自動化することで、作業のミスをなくせるのです。
Googleカレンダーと連携できるおすすめ日程調整ツール6つ
Googleカレンダーと連携できるおすすめツールを下記にまとめました。
TimeRex
料金
750円〜/人
無料プラン
あり
連携可能なWeb会議ツール
・Zoom
・Google Meet
・Teams
特徴
・人数に合わせた日程調整方式
・外部サービスとの連携
・作業工数を減らせるカスタマイズ機能
・英語やタイムゾーンへの対応
calendly
料金
8ドル〜/月（約900円〜）
無料プラン
あり
連携可能なWeb会議ツール
Zoom
特徴
・グローバルなツール
・無料で始められる
・リマインドメールの自動送信
・ページへのエンベット
Tocaly
料金
無料
無料プラン
なし
連携可能なWeb会議ツール
・Zoom
・Google Meet
特徴
・簡潔なデザイン
・相手のアカウント作成やカレンダツールの利用が不要
・日程確定後のメール自動送信
Nitte
料金
600円〜/人
無料プラン
あり
連携可能なWeb会議ツール
・Zoom
・Google Meet
特徴
・利用シーンに合わせた日程調整方式
・コミュニケーションツールと連携
・日程確定の自動配信
ノリスケ
料金
現在無料
無料プラン
なし
連携可能なWeb会議ツール
Google Meet
特徴
・無料で全ての機能が利用可能
・URLの共有で日程調整
・移動時間を考慮した日程候補の自動リストアップ
・会議室の予約
・複数人の予定調整
アイテマス
料金
現在無料
無料プラン
なし
連携可能なWeb会議ツール
・Zoom
・Google Meet
特徴
・スマホで日程調整が可能
・URLによるスケジュール調整
・時差に対応
・ダブルブッキングの防止
・無料で始められる
上記の日程調整ツールの中には、トライアル期間や無料で利用できるものがあります。
1度試して、自社に合った日程調整ツールを選びましょう。
Googleカレンダーと日程調整ツールを連携して業務を効率化しよう！
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールを活用すれば、業務が飛躍的に効率化します。
日程調整の作業時間を短縮すれば、本当にやるべきことに注力できるため、仕事の質を高められるのです。
TimeRexは、Googleカレンダーだけでなく、様々なサービスと連携しています。
外部サービスとの連携や、作業の自動化により、日程調整を短時間で楽に遂行できるのです。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してください。
