Googleフォームで日程調整をする手順を徹底解説

Googleフォームは無料で使用することができ、誰でも手軽にフォームを作ることができるサービスです。

しかし、初めて使う人にとってはどのように作成したらよいのか戸惑ってしまうこともあるでしょう。

そこで当記事ではGoogleフォームで日程調整する手順を具体的に解説します。

Googleフォームとは

GoogleフォームとはGoogleが提供しているフォームを作成するためのツールです。

無料で簡単に使えることから日程調整の他、問い合わせフォームやキャンペーン申込みフォーム、また、気軽に参加できるアンケートフォームなど、様々な用途で使用されています。

さらにGoogleフォームは集計や分析機能も備わっているため、フォーム作成ツールを初めて利用する人にとっても大変扱いやすいといえます。

Googleフォームのメリット・デメリット

メリット

簡単でスピーディーに作成できる

Googleフォームは専用のソフトやアプリをインストールする必要はなく、ブラウザ上で作成することができるため、インターネットの接続環境さえ整っていればすぐに作ることができます。

フォーム作成は、自分が知りたい情報に合わせて設問を設けて回答項目を用意するだけなので、特にマニュアルや使用説明がなくても作成できるほど簡単です。

また、フォーム作成のためのテンプレートが約20種類はあるため、目的に合うものを選べば設問や選択肢を直すだけで作成ができます。

共同作業が可能

Googleフォームは1つのフォームを複数名で同時編集することができます。

編集したいフォームにユーザー名かメールアドレスを追加するだけで共同編集することができるため、「同僚と共同で問い合わせフォームを作りたい」「作成した注文書を上司に確認してもらいたい」といったときに便利です。

また、共同編集者に対し、別のユーザー追加やアクセス権限の変更を禁止することも可能なので、セキュリティ面も安心できます。

ユーザーを考えたレスポンシブデザイン

レスポンシブデザインは、閲覧するユーザーの持つデバイス画面サイズに合わせてページレイアウトを最適化するデザインのことです。

Googleフォームはこのレスポンシブデザインを採用しています。

そのため、パソコンやスマートフォン、タブレットでも使用するデバイスに関わらず、ストレスなく使用することができます。

自動集計やグラフで回答確認ができる

Googleフォームに入力された情報は、自動集計されるため手間を省くことができます。さらにその情報がグラフや表で可視化されるため見やすく、現状を把握しやすくなります。

また、フォームへの回答結果はリアルタイムで更新されるので、スピーディーな意思決定も可能となります。

基本的には無料で利用できる

Googleフォームは無料ですべての機能を利用することができるため、定額料金を都度支払うといったことはありません。

デメリット

オリジナルデザインが難しい

Googleフォームはカスタマイズ性には優れていないため、デザインのオリジナリティ化が難しい点がデメリットです。ただし、背景画像、色、フォントは変更することができます。

高いレベルの問い合わせ対応には不向き

Googleフォームには、問い合わせ内容によって返信内容も変更する機能や、問い合わせの対応状況を確認し、管理できる機能は備わっていません。

そのため、Googleフォームを使用して高いレベルの問い合わせ対応が必要なカスタマーサポートなどは、別のツールと組み合わせることが必要になります。

Googleドライブ容量に上限がある

Googleフォームに蓄積されたデータはGoogleドライブに保存されます。そのため、Googleドライブのデータ容量が上限に達してしまうと、Googleフォームは自動的に停止してしまいます。

中でもファイルをアップロードする形式の回答は容量が大きくなることが多いため、事前にGoogleドライブの容量を確認しておく必要があります。

Googleフォームを日程調整で使用する際にできること

Googleフォームを活用して日程調整を行なうと

フォーム内の質問内容を自由に作成できる
飲み会の日程調整などの際、グルメ情報サイトを自由に入れられる
会場現地の写真や道順となる目印など、自由に画像を入れられる
URLが自動的にリンクになるため、ワンクリックで情報を見ることができる
必須の回答項目を設定することができる
ワンクリックで自動集計してくれる
Googleマップのマイマップを埋め込むことができる

などが可能となります。

Googleフォームで日程調整をする手順

アカウントの作成

Googleフォームを利用するためにはまず、Googleのアカウントが必要になります。

Googleアカウントは下記の5つの手順で簡単に作成することができます。

1. 氏名（芸名やニックネームでも可）、ユーザー名（一度登録すると変更できない）、パスワードを入力する
2. 電話番号の認証を行なう
3. 生年月日、性別を入力する
4. 電話番号活用の有無
5. 利用規約に同意

アカウント作成後、Googleフォームのページを開きます。

Googleフォームのテンプレートを選ぶ

Googleフォームには、

連絡先情報
イベント出欠確認
パーティー招待状
イベント参加申込書
連絡先情報
スケジュール確認
受講者アンケート

など、約20のテンプレートが用意されています。

フォーム作成目的と合ったものがあれば、テンプレートを使用した方が簡単で便利です。

自分でフォームを一から作成したい場合は「空白」というテンプレートを選びましょう。

必要に応じて情報を追加

「空白」のテンプレートを選択した場合、まずフォーム名を入力します。

また、必要に応じて

質問の追加
タイトルと説明の追加
画像の追加
動画の追加
セクションの追加

を行います。

デザインの設定

デザインの設定は画面上部にあるパレットマークをクリックすることで行なうことができます。

テーマの色を変更したり、ヘッダーの画像を選択したりすることで、フォーム内容に適したデザインを設定することができます。

フォームの公開

フォーム完成後、画面右上にある「送信」ボタンをクリックします。

これでフォームは公開となります。

URLの共有

フォームを利用メンバー間で共有するためには、URLを共有することで可能となります。また、

メールで送る
SNSに投稿する

などでも共有はできるため、フォーム作成目的に合わせて選択しましょう。

Googleフォームのユーザビリティを高めるコツ

入力フォームのデザイン性を高める

日程調整の際、メンバーからの回答をスムーズにするためにはユーザビリティを高める必要があります。

フォームのデザインが会社のイメージやイベント内容に合っていると、メンバーは違和感なく安心して回答してくれます。

一方、デザイン性があまりにも乏しく、会社のイメージやイベント内容に合っていないと、メンバーは外部サイトに誘導されたのではないかと不審に感じ、回答がなかなか得られないといったことが起きてしまいます。

入力フォームを最適化する

入力フォームを最適化すると、メンバーからの回答もよりスピーディーになります。

例えば、

必須の入力項目をなるべく減らす
全角や半角の自動切り替えを行なう
入力の不備があった場合、その場で指摘する

このような工夫をGoogleフォーム内に施すことで、メンバーのフォーム回答時のストレスを低減し、入力完了率をアップすることができます。

Googleフォームのセキュリティ対策

Googleフォームは日程調整の際も安心して利用できるように、

SS/TLS化
365日24時間体制で監視
アカウント管理のサポート

といったセキュリティ対策が行われているため、安全性は高いといえます。

Googleフォームは日程調整に便利なツールです

Googleフォームはマニュアルなどいらず、直感的な操作で簡単に日程調整できるツールです。

また、イベント参加者にとっても、プルダウン式で回答を選べる設定となっているため、手間も時間もかかりません。

さらに、Googleマップと連携することもできるため、イベント会場などを知る際にも便利です。

無料で効率よく利用できる日程調整ツールとして、大変おすすめです。