業務のなかで意外と大きな割合を占める「事務処理」。
「できるだけ短時間で終わらせたい」「効率化して生産性を高めたい」と考えている人も、多いのではないでしょうか？
本記事では、事務処理の問題点を解説し、効率化するコツを紹介します。毎日の事務処理を効率化して、ミスなくスムーズに仕事を進めていきましょう！
事務処理の種類
事務処理と一口で言っても、職種によって業務内容は大きく違います。事務処理の種類は大きく分けて次の7種類です。
- 一般事務：もっともスタンダードな事務職。書類作成やデータ入力がメイン
- 営業事務：営業職のバックオフィス業務を担う。請求書作成や発注業務を行う
- 経理事務：現金の出納や伝票処理、データ入力をメインに行う
- 人事事務：社員の採用や移動に関する手続きを行う。保険手続きや勤怠管理業務がメイン
- 総務事務：オフィスや備品の管理を行う。人事事務と兼ねている場合もある
- 法務事務：契約書のチェックや管理を行う。法律関係の問い合わせや、弁護士とのやり取りも業務に含まれる
- 貿易事務：書類の作成や輸送の手配を行う。外国との輸出入に関する手続きを行うため、英語のスキルが求められる
事務処理の種類は多岐に渡りますが、書類の作成やデータ入力はほとんどの職種で求められるスキルです。
また事務処理の種類に関わらず、どんな業務も効率化が可能です。
コツやポイントを押さえて、事務処理にかかる時間や手間を省きましょう。
事務処理の問題点
効率化を図らずに事務処理を行い続けると、やがて大きな問題点となる可能性があります。
思い当たる項目がある場合は、業務効率化に向けた取り組みを行うのがおすすめです。
入力ミスが発生する
人が行う事務処理において、切っても切り離せない問題は「入力ミス」です。
とくに数字のデータや顧客情報の入力など、規則性のないデータの入力はミスが発生しやすいです。
見直しやダブルチェックを行っても、ミスを確実に防げるとは言えません。
というのも、チェックの方法や質が担当者によってばらつきがあるためです。
事務処理においては、どんなに人員を増やしてチェック体制を整えても、ミスを完全に防げないのが大きな問題点です。
業務が属人化しやすい
事務処理はデータ入力や書類作成をはじめ、電話応対や書類整理など、幅広い業務を担っているケースがほとんです。
そのため、「〇〇さんしか対応できない」というように業務が属人化している企業もあります。
属人化のデメリットは次の3つです。
- 担当者が休む、または離職すると業務がまわらなくなる
- ほかの社員が業務を覚えないため、業務効率が下がる
- 引き継ぎに時間がかかる
とくに業務の内容がマニュアル化されていない場合、前任者が後任者に口頭で伝えなければいけません。
また、引き継ぎが終わっても、いざ業務に取り掛かったとき、トラブルに対処できないという問題が発生するケースもあります。
業務が長時間化しやすい
事務処理は多くの時間が必要な業務です。
たとえばデータ入力の場合、手入力を行ったあとに目視で入力のチェックを繰り返す必要があります。
また作業がルーチン化しやすいため、集中力を保つのが難しいほか、やりがいを感じられずストレスを抱えてしまう人もいます。
「自分でなくてもいい」という気持ちが生まれると、転職を考える人も少なくありません。
組織や企業は社員の離職率を下げるために、事務処理の効率化が大きな課題であるといえます。
事務処理を効率化するコツ（個人でできること）
業務への取り組み方を少し変えるだけで、毎日の事務処理は格段に効率化します。
3つのコツを心がけ、業務スピードをアップしていきましょう。
整理整頓を行う
デスクやワークスペースの整理整頓を行うと、集中力が高まり、仕事のパフォーマンスが上がります。
とくに事務処理は書類を扱う機会が多い業務でもあります。
必要な書類と不要な書類がデスクの上に混在していると、業務の効率が悪くなるだけでなく、対応が必要な業務を見逃してしまう可能性もあるのです。
書類をファイリングしてまとめたり、処理済みの書類と未処理の書類を分けるボックスを準備したりなど、一目で書類の分類が分かる環境に整えましょう。
また、デスク同様、PCのデスクトップやフォルダ内も整理整頓しておくのがおすすめです。
デスクトップにデータが散乱していると、必要なデータを見つけ出すのに時間がかかるほか、最悪の場合、重要なデータを削除してしまうリスクもあります。
フォルダに分類し、必要なデータは共有フォルダに移すなど、すぐにデータの場所を決めるクセをつけましょう。
計画を立ててタスクをこなす
期日のある業務は、スケジュールとタスクの管理を行って、業務効率化を図りましょう。
まずは期日までに行うタスクとかかる時間を書き出し、優先順位が高い順に並べ替えます。
タスクが明確になったら、日ごと、週ごとにタスクを振り分けましょう。
タスクの振り分けを行う際、似たような業務をまとめると、さらに業務効率を高めることができます。
たとえば、「メールの返信はまとめて行う」「書類の処理は、一定の量に達してから行う」など、可能な限り業務をまとめて行い、無駄を省きましょう。
また、タスク管理やスケジュール管理は個人だけでなく、チームや部署全体で行うのがおすすめです。
ほかのメンバーのスケジュールやタスクを把握すれば、お互いにフォローしやすい体制を作れます。
ショートカットキーを活用する
PCのショートカットキーを使うかどうかによって、業務の効率は大きく変わります。
ショートカットキーを使わないと、マウス操作が多くなります。
たとえば全文をコピーして貼り付けする場合、マウスを使うと文頭から文末までスクロールして選択し、右クリックでコピーしてから右クリックで貼り付けするのが一般的です。
しかし、ショートカットキーを使えば、全文の選択もコピー＆ペーストもわずか数秒で行うことができます。
ショートカットキーを覚えるのは大変かもしれませんが、慣れると大幅に業務効率を改善できるので、ぜひ覚えておきましょう。
事務処理を効率化するコツ（組織でできること）
会社や組織の業務効率化を目指すなら、社員の事務処理業務を効率化するための取り組みを行うことです。
業種や予算に合わせて、最適な取り組みを行いましょう。
マニュアル化を図る
特定の人のみが業務を担う「属人化」を解消するなら、業務をマニュアル化するのも一つの方法です。
マニュアルが用意されていれば、引き継ぎもスムーズに行うことができます。
また、日常的に発生する業務においても、マニュアル化すれば事務処理を効率的に行えます。
スキルの一定化という面でも、マニュアル作成は大きな成果が期待できる取り組みです。
RPAツールを導入する
RPAツールは、ロボットを使って人間が行っている業務の自動化を図ります。
RPAツールは導入費用やランニングコストはかかるものの、24時間ロボットが働いてくれるので、人件費カットを目指せます。
また、プログラミングなどの難しい知識は必要なく、ほかのシステムとも連携できるため、事務処理業務を大幅に効率化することも可能です。
外注化を検討する
自社の基盤となるコア業務と違い、事務処理はノンコア業務に分類されます。
ノンコア業務はアウトソーシングしやすいため、多くの企業が外注化して自社の業務効率化を図っています。
とくに人材不足が深刻化してからというもの、ノンコア業務の外注化は企業にとって大きな課題です。
外注化によって社員のリソースが確保できれば、企業の生産性アップも目指せます。
事務処理の効率化で個人も企業も生産性がアップする！
事務処理は少しの工夫や取り組みで、大幅に効率化します。
事務処理業務の問題点を正しく把握し、日々の生産性アップを目指していきましょう。
また、業務全体の効率化を目指すなら、ツールを導入するのもおすすめです。
RPAツールはもちろん、スケジュール管理やタスク管理ができるツールを導入すると、業務における無駄を大幅に減らすことも可能です。
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