「業務を改善したいけど、アイデアが思いつかない」
業務を改善しようと思っても、アイデアが浮かばず、何から着手すればいいのかわからない人も多いです。
そんな時は、様々な企業・個人のアイデアから、ヒントを得ることも1つの手ではないでしょうか。
本記事では、業務改善のアイデアと、成功事例について解説していきます。
会社・グループでできる業務改善アイデア7つ
会社・グループでできる業務改善のアイデアについて、以下の7つを解説します。
アイデア（1）会議を見直す
最良の施策を見出すため、意見を交わし、組織の意思決定を行うことが会議の目的です。
上司の決定事項や、その他の情報を報告するためだけの会議は、本当の意味での会議とは言えません。
会議を改善するために、以下の点に注意しましょう。
・事前に会議の議題や進め方、目標を決めておく
・意見の出しやすい雰囲気を作る
・全員が集中して参加できる環境を整える
・予定の時間通りに会議を進める
事前準備を万全にすれば、当日の会議をスムーズに進めることができるのです。
アイデア（2）リモートワークの活用
リモートワークを活用することで、以下の業務改善に繋がります。
・通勤費用やオフィスコストの削減
・通勤による社員の負担が軽減する
・社員のパフォーマンスが向上する
・ワークライフバランスが実現し社員の離職を防げる
・ツールを活用した業務改善を推進できる
コスト削減や社員のモチベーションアップ、業務の改善が期待できます。
リモートワークの活用は、会社全体にプラスの影響を与えるのです。
アイデア（3）属人化した業務の見直し
属人化した業務を見直すことで、会社・社員の双方に大きなメリットをもたらします。
以下のポイントを押さえて、業務の属人化を解消しましょう。
・業務の流れをフローチャート化
・マニュアルの作成
・継続的なフィードバックと改善
会社全体に業務内容を共有すれば、社内にノウハウが蓄積されます。
担当者が退職しても業務のノウハウが残っていれば、スムーズな引き継ぎが可能です。
また、業務の流れをマニュアル化することで、担当者以外の社員が代行しても、業務の質を維持できます。
アイデア（4）データの活用
業務におけるデータの活用は、以下のメリットがあげられます。
・現状の把握や将来の予測ができる
・コスト削減と業務効率化に繋がる
・迅速な意思決定ができる
商品の売上情報や顧客の動向を分析すれば、会社の事業動向を把握できます。
現状を把握すれば、データに基づいた将来予測も可能となり、的確な経営判断に役立つことが可能です。
社員の作業時間や会社系費用などをデータ分析により可視化できます。
業務の無駄を見つけ出すことができ、コスト削減と効率化に繋がります。
また、データを活用すれば、根拠に基づいた迅速な意思決定が可能となるのです。
アイデア（5）人事転換
人事転換をするメリットとして、以下があげられます。
・社員が本来の力を発揮できる
・社員のスキルアップができる
・社内が活性化する
社員のポテンシャルや業務の得意不得意は、一定の期間働かないとわかりません。
適材適所を考慮した人事転換により、社員は本来の力を発揮することができ、生産性向上に繋がります。
人事転換を行うことで、社員のスキルアップが期待できます。
様々な経験を積んでもらうことで、総合的なビジネススキルを持つ人材育成が可能です。
また、長い期間、同じ場所で働き続けると業務を怠けたり、人間関係の馴れ合いといった問題が起こります。
組織を活性化させるために、人事転換が行われることもあるのです。
アイデア（6）資料の統一規格作成
規格が統一された資料を見れば、社員全員が同じ知識を身につけられます。
資料によって規格が変わってしまうと、マニュアルを読む社員が、それそれ異なる解釈をする恐れがあります。
フォーマットやデザインなど、細かい部分まで統一することがポイントです。
アイデア（7）効率化ツールやアウトソーシングの活用
仕事を効率化するツールの導入や、仕事の一部を外部に委託するアウトソーシングにより、業務が改善します。
ツールを活用すれば、無駄な作業を省くことができ、本来の仕事に注力できます。
また、アウトソーシングにより業務を委託すれば、自社が人数と時間をかける必要がある仕事も、より短時間で効率よく対応できます。
ツールの導入や業務のアウトソーシング化により、会社全体の生産効率が上がるのです。
個人でできる業務改善アイデア3つ
個人でできる業務改善のアイデアについて、以下の3つを解説します。
アイデア（1）計画を立てる
業務を改善するには、計画を立てることが大切です。
下記の点を意識すれば、効率よく業務を進めることができます。
・1日のやるべきことをリスト化する
・業務に優先順位をつける
・期限を決める
今日やるべきことをリスト化し、業務の優先順位を決めることで、場当たり的な仕事がなくなります。
また、業務の期限を決めることで、リスト化と優先順位を元に、時間配分がしやすくなります。
業務の計画を可視化し、期限を決めることで、時間を意識した仕事ができるのです。
アイデア（2）PCの時短テクニックを使う
PCの時短テクニックを使うと、業務の時間短縮に繋がります。
PCの時短テクニックは、下記の点などがあげられます。
・パソコンのモニターを増やす
・ショートカットキーを覚える
・タイピングを早くする
パソコンのモニターを増やせば、画面を閉じる、開くといった作業をしなくて済むので生産性が上がります。
また、ショートカットキーを覚えれば、マウスを動かさずに操作できるので、仕事の生産効率が飛躍的に向上します。
タイピングについては、ブラインドタッチを習得することで、全てのPC作業が早くなります。
PCの時短テクニックは、業務を早く進めるために、必要不可欠なスキルなのです。
アイデア（3）ツールを使う
ツールを使うことで、業務のスピードが上がります。
業務改善のためのツール活用は必須といえます。
・コミュニケーション
・オンライン化
・名刺管理
・タスク・プロジェクト管理
・ペーパーレス化
・日程調整
業務の様々な用途に合わせたツールが日々開発されています。
仕事と自分に合ったツールを活用できれば、業務の改善に繋がります。
業務改善の成功事例3つ
TimeRexの日程調整ツールを使った、業務改善の成功事例について解説します。
事例（1）週4時間の日程調整を廃止し、営業アポイント数2倍を実現
BtoCの教育サービスを運営している企業の例です。
日程調整に週4時間費やしていましたが、TimeRex導入に、日程調整の効率化、営業のアポイント数2倍を達成しました。
TimeRex導入前の課題
・日程調整に、週4時間の時間が必要
・月に50アポイント
・日程確定までに3日かかるケース
TimeRex導入後の効果
・日程調整時の時間を0にし、その時間をアポイントに活用
・月に100アポイント
・日程確定が1日以内に
参考：Timerex
事例（2）大規模オンラインイベント内の自治体と参加者間の個別予約を実現
地域と移住希望者を繋ぐサービスを運営している企業の例です。
TimeRexを採用したオンライン移住相談センターを立ち上げ、移住希望者が気軽に相談できる環境を整えました。
TimeRex導入前の課題
・新型コロナウイルス感染症の影響により対面式の移住相談ができない
・移住相談の新しいスタイルをつくりたい
・気軽に相談できる環境をつくりたい
TimeRex導入後の効果
・オンラインでの個別移住相談予約を実現
・地域の人たち自ら運営できる移住相談のオンライン化を達成
・ Webツールと併用し、相談機会を最大化
参考：Timerex
事例（3）他社より先に顧客接点を持つスピード対応の実現
入居希望やイベントスペース利用希望の問合せや、内覧に対応するカスタマーサポートの例です。
日程調整1件に15〜20分かかっていた工数を、TimeRex導入によりゼロに削減しました。
メールでのリードタイムがなくなったことで、他社よりも早く対応することが可能となり顧客獲得に繋がりました。
TimeRex導入前の課題
・日程調整に1件あたり15〜20分の工数をなくしたい
・日程確定までのリードタイムを減らしたい
・顧客対応のオンライン・オフラインをスムーズに切り替えたい
TimeRex導入後の効果
・Webサイトに日程調整のURLを掲載し工数をゼロに
・リードタイムがゼロになり他社より早い顧客対応を実現
・Zoom連携機能で、状況に合わせたオンライン・オフラインの切り替え
参考：Timerex
まずはツールを活用して業務改善を！
生産性向上や利益増大のため、多くの企業・個人が業務改善を試みています。
コミュニケーションの円滑化や会議のオンライン化、タスク・プロジェクト管理、コスト削減などの様々な課題がある中、ツールの活用は必要不可欠です。
TimeRexでは、カレンダーツールやWebツールと連携可能な日程調整ツールを提供しています。
日程調整を効率化は、時間を確保できるだけではありません。
迅速な顧客対応や正確なスケジュール管理、社員のストレス軽減などの効果を期待できるのです。
業務の改善に悩んでいる人は、ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
