「スケジュール調整に時間や手間をかけたくない！」
スケジュール調整は、メンバーとの個別対応から日程を決定する必要があるなど、労力と時間がかかります。
日程調整の作業を時短するには、スケジュール調整ツールの活用が必要不可欠です。
本記事では、スケジュール調整ツールについてやおすすめサービスについて徹底解説します。
そもそもスケジュール調整ツールとは？
スケジュール調整ツールとは、社内会議や取引先との商談から、宴会やイベントなど幅広いシーンで見られる日程調整を効率化できるものです。
手作業で進めるスケジュール調整は、コミュニケーションが二度手間になる個別対応などにより、非常に労力がかかります。
スケジュール調整ツールを活用すれば、日程調整を自動化し無駄な作業を省けるのです。
スケジュール調整ツールのタイプ
スケジュール調整ツールには、主に以下の2つのタイプがあります。
予約受付型
予約受付型のスケジュール調整ツールは、主催者の空き予定をカレンダーに表示し、その中からメンバーに日程を選んでもらう方式です。
例えば、一般的に美容院や飲食店の予約フォームに活用されています。
候補日を複数提示して個別対応する必要がないため、効率的にスケジュール調整できるのです。
候補提案型
候補提案型のスケジュール調整では、複数の日時を提案し日程を決める方式です。
カレンダーの空き予定をメンバーに公表せず、スケジュール調整の主導権を握りたい人におすすめです。
例えば、取引先との商談や営業アポイントを取る際に、候補提案型のツールを活用すれば自分の都合のいい日程に誘導しやすくなります。
スケジュール調整ツールでは、連携しているカレンダーから日程候補を自動抽出できるので、業務が効率化するのです。
スケジュール調整ツールを使うのにおすすめの人
スケジュール調整ツールを活用するのにおすすめの人は、以下の通りです。
営業
スケジュール調整ツールを営業マンが活用すれば、業務を効率化できます。
例えば、ツールによってはスマホでスケジュール調整できるものもあります。
出張や取引先との商談が多い営業マンは、スマホで利用できるツールを使えば、移動時間で手軽にスケジュール調整できます。
時間を有効活用することで、個人の生産性を高められるのです。
人事・採用担当
人事・採用担当がスケジュール調整ツールを活用すれば、効率的に面接の日程調整を行えます。
スケジュール調整ツールで作成した日程調整画面を、面接したいメンバーに送れば、簡単に予定を決められます。
また、ツールを活用して面接や面談のスケジュール調整を行えば、業務効率化に積極的な取り組みのアピールが可能です。
業務効率化は社員が働きやすい環境づくりを構築できるので、社員の離職率を下げたり優秀な人材の確保に繋がるのです。
イベント幹事
イベント幹事がスケジュール調整を活用すれば、日程調整の作業に必要な時間を短縮できます。
宴会などのイベントは、社員の交流を深めるためにも重要です。
一方、他に業務を抱える幹事にとって、宴会のスケジュール調整に手間や時間をかけたくないと考える人もいます。
スケジュール調整ツールを活用すれば、作業を時短して本来注力すべき仕事に集中できるのです。
スケジュール調整ツールを導入すべき理由
スケジュール調整ツールを導入すべき理由として、以下の点があげられます。
- 時間のかかる作業を省き、スケジュール調整を時短できる
- スケジュール調整の効率化によって生まれたリソースで、重要度や緊急度の高い業務を優先できる
- ストレスのかかる作業がなくなり、社員のモチベーションが高まる
ツールを活用してスケジュール調整を効率化すれば、企業の生産性が高まるのです。
スケジュール調整ツールの選び方
スケジュール調整ツールを導入する際は、以下の点を確認しましょう。
- 自社のコストや用途に合った料金プラン
- スケジュール調整する社員やお願いする相手が使いやすい操作性
- 予約受付型や候補提案型など、目的に合わせた日程調整方式
- カレンダーアプリやWeb会議ツールなど、連携可能な外部サービス
社員に浸透しやすい操作性であるか、連携できる外部ツールも確認しておきましょう。
自社のコストや用途に合わせた料金プラン、日程調整方式のツールを導入することが大切です。
おすすめのスケジュール調整ツール（ビジネス向け）
おすすめのスケジュール調整ツールは、以下の通りです。
TimeRex
TimeRexは、ビジネスシーンで効果的なスケジュール調整ツールです。
料金：750円〜/人（無料プランあり）
対応カレンダーツール：Google,Outlook
対応Web会議ツール：Zoom,Teams,Google Meet
Calendly
Calendlyは、海外の企業が運営するスケジュール調整ツールです。
料金：8ドル〜/月（約900円〜）（無料プランあり）
対応カレンダーツール：Google,Outlook,Apple
対応Web会議ツール：Zoom
Tocaly
Tocalyは、簡潔なデザインで操作性の高いスケジュール調整ツールです。
料金：無料
対応カレンダーツール：Google,Outlook
対応Web会議ツール：Zoom,Google Meet
YouCanBook.me
YouCanBook.meは、海外での認知度が非常に高いスケジュール調整ツールです。
料金：10ドル/月,＋10ドル/予約フォーム
対応カレンダーツール：Google,Outlook
対応Web会議ツール：Zoom
ノリスケ
ノリスケは、スケジュール調整に必要な作業を自動化できるツールです。
料金：無料
対応カレンダーツール：Google
対応Web会議ツール：Zoom,Google Meet
Nitte
Nitte（ニッテ）は、「日程調整のストレスを0に」を掲げるスケジュール調整ツールです。
料金：600円〜/人,無料プランあり
対応カレンダーツール：Google,Outlook
対応Web会議ツール：Zoom,Google Meet
アイテマス
アイテマスは、スマホアプリでもスケジュール調整できるツールです。
料金：無料
対応カレンダーツール：Google
対応Web会議ツール：Zoom,Google Meet
おすすめのスケジュール調整ツール（イベント向け）
イベント向けのスケジュール調整ツールは、全て無料で利用できます。
調整さん
調整さんは、URLを参加者に送ることで、イベントの出欠確認ができるスケジュール調整ツールです。
アカウント登録が必要なく、気軽に利用できます。
伝助
伝助では、メンバーの空き予定が一目でわかるスケジュール調整ツールです。
URLを送ることでスケジュール調整可能で、ガラケーにも対応しています。
Doodle
Doodleとは、ウェブ上で簡単にスケジュール調整できるツールです。
Doodleは英語表記ですが、イベントの詳細などの文字を入力する箇所は日本語入力が可能です。
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカーは、日程候補の文章を簡単に作成できるツールです。
日程候補の文章を書く時間を短縮できるため、メール作成が効率化します。
スケジュール調整ツールは生産性を高める
スケジュール調整ツールを活用すれば、ビジネスやイベントのスケジュール調整が効率化します。
作業の時短や社員のモチベーションアップに繋がるので、スケジュール調整ツールは個人や企業の生産性を高めてくれるのです。
ツールの活用は、スケジュール管理に必要な作業の自動化などの機能により、業務の効率化が期待できます。
ぜひこの機会に、ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
