Web会議とは、離れた場所をインターネットでつなぎ、Web上で会議を行うことです。
Web会議ができるシステムは各社から提供されており、それぞれ価格が異なります。
本記事では、Web会議の概要やWeb会議システムの選び方、主なWeb会議システムとその価格などについて解説します。
Web会議システムの導入を検討している企業の担当者は参考にしてください。
Web会議とは
Web会議とは、Web上で行う会議のことです。
離れた場所同士をインターネットを経由してつなぎ、音声や映像によるやりとり、資料の共有などを行うことができます。
自宅はもちろんカフェや出張先などさまざまな場所から参加可能です。
遠隔地をつないで行う会議にはテレビ会議もありますが、専用の機器やシステムなどが必要となるため、導入ハードルは高いといえます。
一方で、Web会議はパソコンやスマートフォン、タブレット端末など、インターネットに接続できる環境があれば行えるため、比較的簡単に導入できるでしょう。
Web会議の特徴
繰り返しの説明となりますが、Web会議は専用の設備やシステム、面倒な設定などは一切必要ありません。
Web会議は基本的にクラウドサービスが一般的となっており、サービスにアクセスできるインターネット環境があればWeb会議ができます。
カメラやマイクなどは必要となりますが、これらは基本的にスマートフォンやタブレット端末についているので心配ありません。
また、ヘッドセットやカメラを購入する場合でも、家電量販店に行けばさまざまなものがあるため、店員に相談しながら購入できます。
Web会議システムの選び方
ここではWeb会議システムを選ぶ際のポイントを解説します。
Web会議システムは各社から展開されており、それぞれ特徴が異なります。
自社の目的にあったシステムを選ぶためにも、選び方のポイントを抑えておきましょう。
値段で選ぶ
Web会議システムは無料のものもあれば、有料のものもあります。
また、有料システムでも価格は異なるため、値段はシステムを選ぶ際のポイントとなります。
一般的に高機能であるほど料金は高くなります。
魅力的なシステムに思えても、実は自社の業務に必要ない機能が多い可能性もあります。
機能と料金のバランスを考慮したうえで選ぶことが大切です。
無料版か有料版か
システムを選ぶ場合、そもそも無料版がいいのか、有料版がいいのか迷う人もいるでしょう。
一般的に無料版は以下のようなケースに適しています。
・少人数でのWeb会議が多い
・1回の会議時間が短い
・Web会議の頻度が少ない
・細かい機能は必要としていない
など
一方で、以下のようなケースでは有料版が適しています。
・大人数でのWeb会議が多い
・1回の会議時間が長い
・Web会議を頻繁に利用する
・チームに分かれて会議をすることがある
・Web会議を録画したい
など
初めてWeb会議システムを導入する場合、無料版から使い始め、必要に応じて有料版に移行するといった形がおすすめです。
目的に合わせて選ぶ
Web会議システムを利用する目的に合わせて選ぶことも大切なポイントです。
例えば、部署やプロジェクトチームなど比較的短時間の会議を行う、情報共有のみを行うのであれば、シンプルなシステムで問題ないでしょう。
一方で録画や資料の共有、長時間の会議などを行う場合、多機能のシステムが適しています。
また、自宅からWeb会議に参加する場合、背景を隠せる機能があったほうが便利です。
具体的に使用するシーンや目的をふまえたうえでシステムを選びましょう。
機能で選ぶ
Web会議システムはさまざまな機能を備えており、機能によっては業務効率を大幅に改善してくれる可能性もあるため、機能面で選ぶことも大切です。
例えば、資料を共有しながら会議を進めたい場合は画面共有機能やホワイトボード機能が、少人数のグループに分かれて会議をしたい場合はブレイクアウトセッション機能が必要となります。
また、欠席している人に会議の情報を共有したい場合、録画・録音機能があるといいでしょう。
システムによっては無料版だと機能が限られることもあるため、事前に確認することをおすすめします。
操作性の良し悪し
いくら優れた機能を備えていても、扱いにくければ活用が難しくなります。
特に商談などでクライアントも同じWeb会議システムを使う場合などは操作のしやすさは重要なポイントです。
一目見ただけで直感的に操作できる、シンプルな操作画面でわかりやすいなど、操作性についてもしっかりとチェックしておきましょう。
無料版で操作性を確認することも1つの方法です。
サポート体制
システムを導入しても、慣れるまでに時間がかかる可能性があります。
扱い方がわからずに手間取ることもあるでしょう。
そのようなときに、電話やメールで相談できるかどうか、個別サポートに対応しているかどうかなど、サポート体制が整のっていると安心できます。
無料版ではサポートがなく、有料版ならサポートを受けられるといったケースもあるため、事前に確認しておきましょう。
Web会議システム3選
ここでは主なWeb会議システムを取り上げています。
実際に企業で使うことも多いシステムであるため、導入を検討している企業の担当者はぜひ参考にしてください。
Zoom
Zoom（ズーム） は、アメリカのZoom社が提供するWeb会議システムです。
新型コロナウイルスの感染拡大の影響でテレワーク、リモートワークのニーズが高まったことから急速にシェアを拡大しています。
無料版と有料版があり、無料版では最大100名、40分までのWeb会議を開催できます。
また、アプリがなくてもブラウザからミーティングに参加できる、会議のホスト以外はアカウントを持っていなくても参加できるなど、導入ハードルは低いといえるでしょう。
有料版になると参加できる人数が増え、会議の時間制限もなくなります。
そのほかにも、バーチャル背景を利用すれば背景を隠せるため、自宅からでもWeb会議に気楽に参加できます。
ブレイクアウトセッションにも対応しているため、少人数での話し合いにも適しています。
Microsoft Teams
Microsoft Teams（チームス） は、Microsoftが提供する「Office 365」のサービスの1つです。
最大で10,000人が参加できるウェビナーなど大規模イベントの開催にも対応しています。
また、キーボード音などのノイズ抑制機能も備えているため、Web会議中に集中力を削がれるといった心配もありません。
Officeのサービスということもあり、WordやExcelなどとの連携・共同編集も可能です。
Office製品は多くの企業が使っていることもあり、大きなメリットだといえます。
Google ハングアウト・Google Meet
Google ハングアウト は、Googleが提供するコミュニケーションツールです。最大で10人までのビデオ通話が無料で利用できます。
また、Googleドキュメントの共同編集もできるため、会議中に資料をお互いに確認しつつ、編集することも可能です。
チャット機能も備えており、グループチャットは最大で100人まで参加できます。
Googleハングアウトよりもさらに高機能のサービスを利用したい場合、Google ハングアウトのビジネス版であるGoogle Meet の利用がおすすめです。
こちらは、G Suiteの1ツールであり、100人以上の同時接続に対応しています。
Web会議システム価格比較
ここまで紹介したWeb会議システムの価格をまとめました。
Zoom
・無料（同時接続100人まで。グループミーティングは40分まで）
・有料：2,000円/1ホスト（プロ）・2,700円/1ホスト（ビジネス）
Microsoft Teams
・無料（Office 365ユーザーに含まれるため）
Googleハングアウト
・無料
Google Meet
・有料：680円/1名 （Business Starter）・1,360円/1名 （Business Standard）・2,040円/1名 （Business Plus）
Web会議システムを導入したいものの、価格が気になる場合は参考にしてください。
Web会議システムの価格はさまざま
今回はWeb会議システムの概要や選ぶときのポイント、主なシステムとその価格を紹介しました。
テレワーク、リモートワークが一般的なものとなった現在において、Web会議システムは企業にとって必要不可欠なものです。
システムによって価格や機能、サポート体制が異なるため、自社のニーズや目的を踏まえたうえで適切なシステムを選びましょう。
