「できるだけ予定調整に手間や時間をかけたくない」
予定調整は、やり取りが二度手間になるなどの理由から、時間と労力がかかります。
業務効率を高めるためにも、予定を調整する際はアプリの活用がおすすめです。
本記事では、予定調整におすすめのアプリと、複数人のスケジュール調整を効率的に行えるTimeRexについて解説します。
そもそも予定調整アプリとは？
予定調整アプリとは、宴会などのイベントやビジネスシーンにおけるスケジュール調整を、効率化するツールです。
手作業で進める予定調整は、コミュニケーションが二度手間になる個別対応などにより、非常に労力がかかります。
例えば、イベントなどの予定調整にメールやチャットなどを用いる場合、一般的に以下の手順でスケジュール調整が行われます。
- 候補者に複数の候補日を提示する
- 候補者からの返信待機
- それぞれの返信から、全員の予定が合う日程を見つけ出す
- 予定の合う日がなければ、もう一度候補を提示する
- 日程が決まったら参加者に予定を連絡する
- リマインドメールを送信する
イベントや宴会など、日常生活の中では予定を調整する機会が頻繁にみられます。
ビジネスにおいては、社内会議のみならず、顧客や取引先との商談も多いです
自社の社員以外が関係する場合、相手に迷惑をかけないためにも、スピーディに予定調整を完了する必要があるのです。
予定調整の作業に時間を割かれるため、注力すべき本来の仕事を後回しにしなければならない可能性があります。
そのため、労力と時間のかかる予定調整により、社員のモチベーションや業務効率が低下するケースもあるのです。
予定調整を効率化できるアプリを活用すれば、必要な作業を自動化し無駄な作業を省くことが可能です。
個人の能力を最大限発揮し、会社の生産性を高めるためにも、予定調整アプリの活用は必要不可欠なのです。
おすすめ予定調整アプリ3つ
予定調整を効率化するおすすめのアプリは、以下の3つがあげられます。
LINEで簡単に共有できる「調整さん」
調整さんは、URLをメンバーと共有することでイベントの出欠確認や予定調整ができるアプリです。
調整さんの特徴として、以下の点があげられます。
- 無料で利用できる
- 30秒で簡単にURLを作れる
- URLで予定調整できる
- 宴会や飲み会などのイベントに向いている
- メンバーの出欠情報が一目で分かる
- メモ欄に予定の詳細や回答期限を明記できる
- 会員登録すればプロフィールを設定できる
調整さんは、メンバーのアカウント取得や会員登録などの作業は必要ありません。
調整さんのホームページから出欠表を作成し、メンバーにURLを送るだけで予定調整できるのです。
また会員登録を行えば、自分の名前の入力を省いたり、プロフィール画像の設定が可能です。
調整さんで予定調整を行う手順は、以下の通りです。
- 調整さんのホームページを開く
- イベントのタイトルを入力する
- メモ欄に予定の詳細や回答期限を入力する
- 候補したい日程を決めてカレンダー上の日付をクリックする
- 時間を指定する場合は候補日程に入力する
- 「出欠表をつくる」をクリックする
- URLをメンバーに共有する
メンバーは送られてきたURLを開き、「〇」、「△」、「✕」で出欠情報を提出します。
コメントを入力すれば、出席できる条件や欠席する理由などを伝えることも可能です。
ぜひ調整さんを活用して、イベント宴会やイベントなどの予定調整を効率化しましょう。
Teamsのオンライン会議をスピーディに開催できる「ScheduleLook」
ScheduleLookは、Teamsのチーム内でメンバーの予定を共有できるアプリです。
ScheduleLookの特徴として、以下の点があげられます。
- Outlook予定表のスケジュールをTeams内に読み込める
- チームメンバーの予定を一覧で把握できる
- 参加させたいメンバーを選択できる
- 時差に対応している
- チャットで会話できる
- オンライン会議を通知できる
- コストがかかる
ScheduleLookを活用すれば、チームメンバーの空き時間を一覧で確認することが可能です。
また、時差にも対応して空き時間が表示されるため、海外のメンバーとも安心して予定調整できます。
日程が決まれば、Outlook予定表のスケジュール追加やオンライン会議の通知設定などが自動的に行われるため、アプリの切り替え作業を省けます。
ScheduleLookを用いた予定調整は、Teamsアプリ内で完結させることが可能なのです。
ScheduleLookでTeamsのオンライン会議を設定する方法は、以下の通りです。
- Teamsを開く
- チームのタブを選択する
- 「ScheduleLook」をクリックする
- 表示されるメンバーの予定表から空き時間をクリックする
- スケジュール設定の画面で予定を作成する
ScheduleLookを導入するには、利用する人数に応じたコストがかかります。
無料トライアル期間もあるので、一度お試しするのがおすすめです。
トントン拍子で日程を決められる「トントン」
トントンとは、打ち合わせや飲み会などの予定がトントン拍子で決まる予定調整アプリです。
トントンの特徴として、以下の点があげられます。
- 無料で利用できる
- 会員登録の必要がない
- URLを共有して予定調整を行う
- QRコードをスマホで読み取って予定調整できる
- イベントに向いている
- 簡単に予定調整できる
トントンは、URLの共有でメンバーと予定調整をすることが可能です。
メンバーはURLを開き自分の予定に合わせて出欠確認用のマークを選択するだけです。
入力が終われば、メンバーの出欠情報が予定調整画面に反映されます。
トントンで予定調整をする手順は、以下の通りです。
- トントンの公式サイトを開く
- 「日程をえらブ」をクリックする
- 表示される基本情報を入力する
- 候補にしたい日付をカレンダーから選択する
- 予定の時間を選択する
- 登録をクリックし発行されるURLをメンバーに共有する。
トントンは、会員登録せずに無料で利用できます。
飲み会などのイベントの予定調整に効果的なアプリと言えるでしょう。
複数人の予定調整アプリには「TimeRex」がおすすめ！
複数人が参加する予定を調整する場合、TimeRexのアプリがおすすめです。
TimeRexの特徴として、以下の点があげられます。
- シーン別に選べる日程調整方式
- 日程候補の自動リストアップ
- 豊富な外部サービスとの連携
- ダブルブッキング防止
- 作業の自動化
- 英語やタイムゾーンに対応するアシスト
- Webサイトへ予定調整機能の埋め込み
- カスタマイズできるアンケート
- 安全なセキュリティー
- 使用する機能に合わせた料金プラン
TimeRexは、「1:1」や「全員が参加」、「複数人のうち1人だけ参加」などのシーンに適した予定調整が可能です。
カレンダーツールやWeb会議ツール、その他外部サービスとの連携により、効率的に予定調整を進められます。
TimeRexの便利な機能を活用すれば、予定調整を時短するだけでなく、会社の生産性向上が期待できます。
下記では、実際にTimeRexを導入した事例について紹介しているので、気になる人はぜひご覧ください。
予定調整アプリを活用して業務を効率化しよう！
やり取りが二度手間になる個別対応や作業に必要な労力が理由で、予定調整を億劫に感じる人も多いです。
手作業で行う予定調整は膨大な時間を割いてしまい、本当にすべき仕事に集中できないケースもあります。
予定調整アプリを活用すれば、そんな手間や時間のかかる作業を省くことが可能です。
作業の効率化により、業務効率は飛躍的に向上します。
仕事の生産性を高めるためにも、ぜひこの機会に予定調整アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
