インターネットの普及や政府による「働き方改革」の推進に伴い、Web会議システムを導入する企業は増え続けています。
Web会議は、遠方にいる者同士が手軽にコミュニケーションを図れる便利なシステムですが、当記事では、さらにWeb会議システムを便利にしてくれるおすすめの連携ツールを解説します。
Web会議システムとは
Web会議システムとは、遠隔拠点とインターネットを通じて映像や音声のやり取り、資料の共有などを行うことができるコミュニケーションシステムのことを指します。
Web会議システムを使用するにあたって、専用の設備やネットワーク環境、複雑な設定などはまったく必要ありません。
Web会議システムは各種ありますが、クラウドサービスが一般的なので、インターネット回線につながっているパソコンやスマートフォン、タブレットであれば、場所を選ばず、どこからでも簡単に接続することができます。
Webカメラやマイク付きイヤホン、マイクスピーカーなどの簡易的な機器で使用することができ、大がかりな事前の準備や設定を行う必要がないので、簡単に実施することができます。
また、安価な費用で手軽に導入できる点もWeb会議システムの特徴といえます。
Web会議システムと連携すると便利なもの
日程調整システム
Web会議が浸透してきたことにより、支社から本社、取引先へ訪問などの移動時間がなくなり、空いた時間に商談や社内ミーティングが増えたという人も少なくないようです。
そのような背景もあり、日程調整を自動化してくれるシステムの利用も加速度的に広まっています。
Web会議システムと連携すると、会議日程の調整も簡単になるためおすすめです。
カレンダー
スケジュール調整をしようと自分で手入力すると、時間などの入力を間違えてしまうこともあります。
Web会議システムとカレンダーを連携すれば自動的に予定に反映されるため、入力ミスによって大切な会議の予定を逃してしまうといったことはありません。
また、カレンダー上のスケジュールをクリックすると、Web会議の参加URLが表示され、クリック後にすぐにWeb会議に参加することができます。
チャットツール
チャットツールは、文章でのやり取りから気軽にコミュニケーションを取ることができ、タスク管理もしやすいため、Web会議システムと連携すると、より便利になります。
メールでは「相手が確認するまでに時間が空いてしまう」「あらたまった雰囲気があるので、気軽に連絡を取ることができない」といったこともありますが、手軽なチャットはコミュニケーションをスピーディーにしてくれるため、とても便利です。
Web会議システムを便利にするおすすめ連携ツール
TimeRex
日程調整が簡単にできる
TimeRexは、日程調整を自動化できる便利なツールです。
日程調整を行ないたい相手へ専用のURLを送るだけなので、とても簡単です。
専用URLへアクセスした後、自分の都合のよい日程を選ぶだけなので、相手側にも負担はかかりません。
カレンダーに自動登録できる
TimeRexは、カレンダーへの自動登録機能も備わっています。
日程が確定すると、すぐにカレンダーにも反映されるため、ダブルブッキングが起きず、手入力ミスも防止することができます。
GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携できる
TimeRexには、GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携できる機能が備わっています。
初期設定に要する時間はわずか約1分なのですぐに連携することができ、日程調整の自動化が可能になります。
セキュリティ対策も安心できる
TimeRexはセキュリティ対策もしっかりしており、ISO27001の取得の他、常時監視、脆弱性検査なども行われています。
TimeRexの料金プラン
TimeRexの月額利用料は、ベーシックプランが825円、プレミアムが1,375円です。
なお、フリープランは料金無料となっています。
Googleカレンダー
場所を選ばず予定を管理できる
Googleカレンダーはパソコン、スマートフォン、タブレットなどデバイスを選ばず対応しています。
また、いつでもどこからでも予定を作成し、確認することができます。
設備や備品の予約もできる
法人利用の際、スケジュールを作成するときに、Google Workspace管理者によって事前に登録されていた会議室やプロジェクター、社有車などの空き時間を確認し、予約することも可能です。
簡単に会議へ招待することができる
GoogleカレンダーでWeb会議に招待するには、すべての参加者のスケジュールや空き時間を確認して会議の詳細を入力するだけで簡単にできます。
参加者全員へ招待メッセージが送られ、返答を画面上で確認することができます。
Slack
チャット機能
Slackはビジネス向けのチャットツールです。
「タイムライン」と呼ばれる時系列で管理されており、古い内容から順番に並ぶ仕様となっています。
そのため、メールよりもわかりやすく会話の全内容を把握できる仕組みになっているのが特徴です。
ファイル管理
チャット内容から書類や画像などのファイルを共有したいときに、メールで送信するなど、いちいち別のツールに切り替えて対応するのは時間がかかってしまいます。
しかしSlackは、ファイルのダウンロードやアップロード、ファイルのプレビューなども行うことができます。
また、Slackのファイル共有機能はチャンネルごとにファイルをまとめて保存してくれるので、後でやり取りしたファイルを確認したいときも、すぐに取り出すことが可能です。
検索機能
過去のチャットから、振り返って確認したいメッセージをキーワードから探すことも可能です。
メッセージ内容が定かでなくても、発言したメンバーを記憶していれば、メンバーでファイリングすることが可能で、チャンネルや投稿時期からも絞り込むことができるので、検索しやすいことも特徴といえます。
ビデオ通話機能
チャットではなく、直接、相手と音声通話したい場合、オンライン中であれば電話やLINEへの切り替えは不要で、「Slackコール」という機能を使ってそのまま通話することも可能です。
Web会議システムとその他のツールを連携させるメリット
自動的に会議の通知を送れる
Web会議システムに他のツールを連携させると、会議の通知を自動化してくれます。
例えば日程調整ツールやカレンダーツールを連携した場合、会議日程などが決まると自動的にカレンダーに反映され、参加予定者は簡単に確認することができます。
また、いちいちメールを立ち上げなくても、参加者全員に招待メッセージを送信することもできるため、効率よく利用することができます。
手間がかからない
Web会議システムだけを利用していた場合、参加予定者全員の日程を調整するために、一人ひとりに電話やメールなどで確認しなければいけません。
しかし、カレンダーにも連携した日程調整ツールを利用することで、相手に会議用URLを送って、自分の都合のよい日程を選んでもらうだけなので手間がかからず、簡単にWeb会議を開催することができます。
ダブルブッキングを防げる
Web会議やその他の予定を手帳や他のカレンダーに記録しておいた場合、うっかりダブルブッキングしてしまう可能性があります。
Web会議システムと日程調整ツールを連携しておくと、日程が決まり次第、すぐにカレンダーにも反映されるので、ダブルブッキングを簡単に防ぐことが可能になります。
Web会議は事前準備を効率よく行うことがポイントです
Web会議を開催する場合、特に主催者になると事前準備に手間と時間がかかってしまいます。
参加予定者数が多くなればなるほど日程調整が難しくなり、会議の通知を行なうだけでも多くの時間がかかってしまいます。
Web会議は事前準備を効率よく行うことがポイントになります。
日程調整ツールやカレンダーツール、そしてチャットツールなどをWeb会議システムと連携させることによって、日程調整や通知、確認・管理を簡単に行うことができます。
他のツールは無料版から有料版まで様々ありますが、自社のニーズに合わせながら最適なものを選ぶとよいでしょう。
