テレワークが浸透している中で、コミュニケーション不足や社員の孤独感などの問題が発生しています。
そんな状況を改善する取り組みとして、業務の効率化やコミュニケーションの活性化を促す「バーチャルオフィス」が注目されています。
そこで当記事では、バーチャルオフィスのメリット・デメリットなどを解説します。
tv会議システムの特徴
tv会議システムは、遠隔にいる相手とあたかも一つの同じ部屋で会話しているような雰囲気で、会議や打合せができるツールです。
画面越しに相手が現れるため「ビデオ会議システム」とも呼ばれています。
tv会議システムは、役員会議、大人数の会議など、人数や規模の大きなミーティングなどのシチュエーションで利用されるのが一般的です。
web会議との違いとは
tv会議同様、web会議も遠隔コミュニケーションができるシステムですが、専用機材が不要でアプリのインストールだけで使用できるweb会議に対し、tv会議はリモコンやマイクなどの専用機材が必要になります。
また、tv会議は大人数のやり取りに適しており、web会議に比べ高画質・高音質で機能的になっており、通信も安定しているので会議をスムーズに進めることができます。
その他、web会議はパソコン、スマホ、タブレットなど、デバイスを選ばず、いつでもどこでも開催・参加できますが、tv会議は会議室や移動式キャスターに設置された専用機材がある部屋での使用に限られます。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスの意味は2種類ある
バーチャルオフィスには「レンタルオフィス」としての意味と、「仮想オフィス」としての意味と2種類あります。
レンタルオフィス
レンタルオフィスは事務所に必要なコピー機、固定電話、Wi-Fiなどの通信設備やその他備品などがあらかじめ備えられた空間になっています。
レンタルオフィスの個室タイプは、複数名が同じ部屋で仕事を行なうシェアオフィス・コワーキングスペースとは異なり、個室になっているので、一般的な貸事務所とほとんど変わらない機能を持っています。
仮想オフィス
仮想オフィスとは、インターネット上に仮想のオフィスを設け、実際に出勤しているような感覚でテレワークを行えるツールになります。
仮想オフィスツールはメーカーから様々な商品が販売されており、例えば3D空間でアバーを動かして使うもの、レイアウト上にアイコンを置いてオフィスを再現するもの、音声でのコミュニケーションを中心としたものなど各種あります。
仮想オフィスは、自宅でテレワークを行う人が増え、リアルオフィスに出社する人が減る中で、メンバーに会えずコミュニケーションが取りづらいことによるストレスや不具合を解消できるツールとして注目されています。
当記事では以下、この「仮想オフィス」をバーチャルオフィスとして解説します。
バーチャルオフィスのメリット
相手と話しがしやすい
バーチャルオフィスは、相手の状況を把握しやすいので、コミュニケーションが取りやすいといったメリットがあります。
レイアウト図を見れば、自席で仕事をしていても会議中などの状況もわかるため、リアルオフィスにいる感覚で、相手のタイミングに合わせて話しかけることができます。
仕事の状況が見える化できる
自宅でのテレワークでは、自分以外のメンバーの仕事の状況を把握しづらいといった不具合がありますが、バーチャルオフィスの場合、レイアウトを確認することでメンバーの勤務状況をひと目で把握することができます。
孤独感を感じづらい
自宅でテレワークを行う場合、メンバー間のつながりやコミュニケーション不足によって、仕事のモチベーションが下がってしまうこともあります。
しかし、バーチャルオフィスでは、メンバーの勤務状況が見えるため、一体感を生み出すことができます。
また、リアルタイムでチャットメッセージを送受信できる機能や、会話する周囲の声が聞こえる機能もあるため、リアルオフィスと変わらない感覚で仕事を行うことができます。
業務効率化の向上が期待できる
バーチャルオフィスに出社することで、自宅でのテレワークであったとしてもワークライフバランスが良くなり、オンとオフの切り替えがしやすくなるため仕事に集中しやすく、業務効率化の向上が期待できます。
バーチャルオフィスのデメリット
ITリテラシーが低い人には使いこなせない場合もある
ITリテラシーが低い人の場合、バーチャルオフィスでの仕事がかえって負担になり、ストレスを抱えてしまうこともあります。
誰もがスムーズにバーチャルオフィスで仕事ができるように、説明や研修、使用方法のサポート体制の整備が必要になります。
仕事を常に監視される
バーチャルオフィスでは、社員の仕事の様子が常に可視化されています。
また、在庫管理やカメラで社員の顔を映す機能によって、まるで監視されているような感覚に陥ってしまう危険もあり、かえってストレスを抱えてしまうことにもつながりかねません。
バーチャルオフィスの必要性やメリットを社員にきちんと説明し、使用期間を設けるなど、社員理解を得るための対策を講じることが重要になります。
固定費が発生する
バーチャルオフィスツールには月額使用料といった固定費がかかることになります。
ツールによって料金体系は様々ありますが、無料お試しプランなどを設けているものもあるので、ツール比較をしっかりと行った上で自社にとって最適なサービスを選びましょう。
おすすめのバーチャルオフィス
FAMoffice（富士ソフト株式会社）
画面上のオフィスで誰がどんな状態にいるかをひと目で確認することができます。
一画面に映るアバターの数が多いので、大勢のステータスがわかりやすくなっているといった特徴があります。
その他、機能として
・ブラウザ利用可能
・1フロア最大150人（フロア追加は可能）
・話したいアバターに触れるだけでビデオ通話が開始
などがあります。
料金プラン
・月額300円〜／ユーザー（最低契約数100ユーザー）
・初期費用：100,000円（1,500名10フロアまで）1ユーザーあたり2.0GBまで（30時間の映像・音声通話）無料トライアル可
RISA（株式会社OPSION）
RISAは常時接続を想定した負担の少ない音声通話仕様になっていて、4画面までの画面共有をすることができることも特徴です。
また、3Dバーチャル空間でオリジナルアバターを作成することができ、「声かけOK」「取り込み中」「離席中」など現在の状態をワンクリックで共有することが可能です。
料金プラン
500円（1ユーザー／月）
ただし、最低契約期間が6ヶ月になります。
oVice（oVice株式会社）
oViceはイベント開催も可能で、消費データも少ないバーチャルオフィスツールです。
アバター同士が近づくことで立ち話に参加でき、会話中はすぐに画面共有することができます。
また、「案内板」はイベントでの広告や社内への情報共有が簡単に行え、会社用の掲示板としても利用可能です。
料金プラン
・Basic：5,000円（50名まで）
・Standard：20,000円（200名まで）
・Organization：50,000円（500名まで）
1ユーザーあたり100円の低コストで利用が可能です。
roundz（ラウンズ株式会社）
roundzは会話にこだわったバーチャルオフィスツールです。
相手の現在のステータスがわかるので、安心して会話することができます。
また、すぐに話しかけることができ、あえてカメラなしなので、髪型や服装を気にせず会話することができます。
料金プラン
・スタートプラン：980円（1ユーザー／月）
・ビジネスプラン：1,480円（1ユーザー／月）
・エンタープライズプラン：2,480円（1ユーザー／月）
LIVEWORK（株式会社ライブリンクス）
LIVEWORKは、いっしょに働いている人たちを見ながら仕事ができるので、テレワークでは孤独感を感じずに業務に集中することができます。
LIVEWORKは、チームが表示されている画面に送りたいファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、対象となるユーザーとファイル共有ができます。
また、送られたファイルはサーバーに保存されることはないつくりになっているので、安全性が保障されています。
料金プラン
月額980円／1ユーザー。
90日間無料トライアルができます。無料トライアルは機能制限がなく、本プランが無料で試せます。
テレワークをより快適に行うには、バーチャルオフィス導入がポイント
政府が推進する「働き方改革」により、テレワークは多くの企業で浸透してきました。
オフィスへの移動時間が省けるなど、たくさんのメリットもありますが、一方で「コミュニケーション不足」「孤独を感じやすい」などの問題もあります。
バーチャルオフィスはリアルオフィスと変わらないメンバー間のコミュニケーションが可能となり、tv会議システムとしても使えるため、より快適なテレワークが期待できます。
