会議や飲み会など、複数名が参加するイベントの出欠を簡単に管理できるツールとして、多くの人に利用されているのがlineスケジュールです。
しかしできることが限られておりデメリットもあります。
そこで当記事ではlineスケジュールのメリット・デメリット、他の日程調整ツールのメリット・デメリットを解説します。
lineで予定調整ができる「lineスケジュール」
lineアカウントを持っていれば誰でも利用できるのがlineスケジュールで、複数名での予定を調整する際にとても便利なツールです。
lineアプリに内蔵されているツールなので、あらためてツールをダウンロードする必要はありません。
lineスケジュールで行えることは主に
- イベントスケジュールの作成
- イベントスケジュールの回答
- 出欠確認、管理
となっています。
イベントを企画した主催者が個別の友だちを招待したり、lineグループで共有することもできます。
また、全員の回答を一覧表示で確認することもできるため、わかりやすくシンプルなつくりになっています。
lineによる予定調整のメリット
lineアプリから利用できる
lineアプリは日本全国で幅広い層に普及していますが、lineスケジュールはそのlineアプリから利用することができるため、誰でも簡単に予定調整することができます。
そのため、他の日程調整ツールを探してダウンロードするよりも、すでに多くの人が使っているアプリの一つの機能として使えるため大変便利です。
また、他の日程調整ツールはイベントがなければ利用することがない場合もありますが、lineはほとんどの人が日常的に利用しているため、予定を忘れていたとしても思い出しやすくなります。
さらに新しいツールとして一から利用方法を覚える必要もないので、簡単に操作できます。
共有が簡単にできる
lineスケジュールは友だちやグループで作成したイベントを簡単に共有することができます。
主催者から送られてきたイベントは候補日程に〇△×から選ぶだけで何度でも修正もできるため、回答者側も手間なく連絡することができます。
また、主催者側は日程ごとにメンバーの回答を一覧で確認できるため、予定調整を簡単に行えます。
回答者を把握できる
lineスケジュールでは、出欠表に回答した人の名前がわかるようになっています。
他の日程調整ツールでは匿名の場合もあるため、回答後に連絡を行うことがある場合は大変便利です。
lineスケジュールはlineアプリ内のつながりがベースでできているため、回答者がわかるようになっているのです。
lineによる予定調整のデメリット
時間指定ができない
lineスケジュールは日付の選択はできますが、時間指定をすることはできません。
例えば「10日、11日、12日」と日付選択は可能ですが、「10日17時〜、11日18時〜、12日19時〜」と時間指定での日程調整ができないことがデメリットです。
そのため、lineスケジュールを使って時間指定を行う場合は、イベント作成時、概要欄に「17時から開催予定」や「18時に〇〇集合」などコメント入力をする必要があります。
デバイスがスマホに限られる
lineにはPC版とスマホアプリ版の2種類があります。
しかし、lineスケジュールはスマホアプリ版でしか利用することができません。
そのため、スマホアプリ版で作成したイベントスケジュールのURLをPC版に共有したとしても利用ができないため、大きなディスプレイ画面で確認するといったことは不可能になります。
回答期限を設定することができない
lineスケジュールでは「〇日までに回答してください」といった回答期限を設けることができません。
そのため、主催者側は回答期限前に、未回答者に対して回答を促したり、回答を自動的に締め切ることができないため注意が必要です。
lineスケジュールで回答期限を設けたい場合は、イベント作成時に概要欄に「〇日までに回答してください」とコメント入力を行う必要があります。
また、回答期限を過ぎても未回答の人には個別にメッセージを送り、回答を催促するしかないでしょう。
lineスケジュールはメンバーから回答があっても通知が届くことはないので、主催者は出欠表をこまめにチェックする必要があり、回答者も回答後に主催者にメッセージを送るなどの配慮が必要になります。
日程調整ツールを導入するメリット
複数人の予定を素早く調整できる
1対1の面談調整であれば電話やメールだけでも問題はありませんが、参加者が複数人となる場合、全員の予定を調整することは手間も時間もかかります。
日程調整ツールはイベント参加予定者を一覧にして送信することが可能となるため、URLを受け取ったメンバーは自分の都合の良い日や参加の可否をチェックするだけで連絡ができます。
また、日程調整ツールによっては参加希望の多い日時を表示できるものもあるため、最適な予定調整が実現できます。
lineと同じく無料で使えるツールがある
lineスケジュールはlineアプリに内蔵されたツールであるため、無料で使うことができます。他の日程調整ツールでも、lineと同じように無料で使えるものがあります。
- 調整さん
- 伝助
- 調整丸
- トントン
- アイテマス
などです。
予定調整をビジネス利用として想定している場合は有料ツールを使用しないと機能が足りない恐れもありますが、使用頻度が低い場合や最小限の機能だけで十分な場合は、無料ツールの使用をおすすめします。
Googleカレンダー等との連携が可能
日程調整ツールの中にはGoogleカレンダー等と連携が可能なものもたくさんあります。
Googleカレンダーとは、クラウド上でスケジュールを管理できるサービスで、他のGoogle Workspaceの機能と同じように管理がクラウド上で行なわれるため、Googleアカウントにログインさえすればパソコン、スマホ、タブレットなど、デバイスに関係なく利用することができます。
Googleカレンダー等と連携が可能な日程調整ツールは、自動的に対象者の空き時間を抽出し、スピーディーに調整してくれるため便利です。
日程調整ツールを導入するデメリット
月額費用が発生する
日程調整ツールの導入をビジネス目的で行う場合は、機能の充実さや利用人数、セキュリティ面も考慮し有料版がおすすめですが、月額費用が発生してしまいます。
無料トライアル期間終了後に有料になるものや、ツールによって料金プランは様々ありますが、あまり高額な費用となると毎月の支出を圧迫してしまうことになるため、慎重に検討するようにしましょう。
慣れるまでに時間がかかる
初めて日程調整ツールを使用する場合は、操作方法がよくわからず戸惑ってしまうこともあるため、慣れるまでには時間がかかるでしょう。
また、日程調整ツールの操作に慣れるまではスケジュール管理の効率も一時的に下がってしまうこともあるでしょう。
そのため、ツールを選ぶ際はなるべく操作が簡単なものを選んだり、あらかじめ操作に慣れる期間を設けたりするのも導入の対策となります。
さらに、取引先との日程調整でツールを使用する際は、取引先にも操作方法を教える必要があります。
ITリテラシーがあまり高くない人の場合はツール自体に嫌悪感を抱いてしまうこともあるため、効率アップといった目的のために使用することや、操作方法を事前に伝えるなど工夫も必要です。
lineスケジュールで物足りない場合は日程調整ツールを導入しましょう
lineアプリに内蔵されたlineスケジュールは無料で予定調整を行えるため大変便利です。
主催者とメンバーでイベント出欠を共有でき、回答は一覧で確認できるため、出欠状況を把握しやすいことがメリットです。
一方、時間指定や回答期限が設定できないこと、使用可能デバイスが限られるといったデメリットもあるため、特にビジネス目的で日程調整ツールを使用する場合は、他のツールを利用し、利用人数やセキュリティ面も考慮しながら有料ツールを使用することをおすすめします。
