「知的生産性のことを知りたい」
政府主導の働き方改革が推進される中、ビジネスの効率化が求められる傾向にあります。
オフィスにおいて、知的生産性という言葉が使われるようになりました。
本記事では、知的生産性とは何か、仕事にどう活用するのかについて徹底解説します。
そもそも知的生産性とは？
知的生産性とは、オフィス内で頭脳を使って成果物を生み出す効率のことです。
人の頭脳を活かして業務を行い、より多くの成果を生み出すことができれば、知的生産性が高まり企業の利益獲得に貢献します。
また、知的生産性における知的成果物や、労働生産性との違いは以下の通りです。
知的成果物とは？
知的成果物とは、知的生産性における成果物のことを指し、主に頭脳を使って生み出すものの事です。
例えば、コンピューターのプログラムや建物の設計図、営業の企画書などが知的成果物としてあげられます。
一般的に商品をいくつ製造したのかなど工場で製造される製品のように量的に計算できる成果物は、知的成果物には含みません。
労働生産性との違い
労働生産性は、「社員1人あたり1時間で何個」という具体的な数値で成果物を測定できます。
また、一般的な労働生産性は、工場などの製造工程で生産されるものの指標となるものです。
一方で、知的生産性はオフィスでのデスクワークによって生産される成果に対して使われる言葉です。
そのため、知的生産性は成果物を具体的な数値で測定するのが困難という特徴があります。
知的生産性を上げるためには
知的生産性を上げるための手段として、主に以下のものがあげられます。
常に考えて働く
知的生産性を上げるためには、常に考えて動くことが大切です。
例えば、ルーティン業務や引き継いだ仕事を言われた通りそのまま遂行しても生産性向上は期待できません。
どんな業務にも、効率化できる改善点がある可能性が高いです。
問題点を抱えたまま、ルーティン業務や引き継いだ業務を遂行すると、生産性が上がらないどころか低下する可能性もあります。
日頃から、常に業務の改善点はないかを考えて、「なぜ？」という疑問を持ち続けることが大切です。
常に自分で考えて業務を遂行することで、新しい発想が生まれて生産性の向上につながるのです。
仕事に時間制限を設定する
仕事に制限時間を設定することで、知的生産性の向上につながります。
1つの仕事に制限時間を設定しなければ、想定以上に手間がかかってもなかなか業務が終了せず、生産性が低下する可能性があります。
仕事に制限時間を設定することで、どうすれば限られた時間で仕事を遂行できるかを考え、時間の使い方の改善につながるのです。
時間制限を細かく設定し計画的に業務を遂行すれば、生産性の向上が期待できます。
根拠のある数値やデータを中心に考える
知的生産性を上げるためには、根拠のあるデータを中心に考えることが重要です。
ただ、上記でも述べたように知的生産性を具体的な数値で表現することは困難です。
だからといって、根拠のない思いつきや勘で計画を立てても、効果的に生産性が高められるわけではありません。
不明瞭なデータを参考にするのではなく、根拠のあるデータで、根拠のある計画を立てれば知的生産性の向上につながるのです。
解決できないことは考えない
知的生産性を上げるためには、解決できないことを考えないことが大切です。
解決できない問題にいつまでも時間を割くと、他の業務に注力できるリソースが減少します。
考えても仕方ない事を考えることは、時間を有効活用できないだけでなく、生産性の低下を招く可能性があるのです。
解決できないことは一定の妥協点を設定し、優先順位の高い仕事に時間と力を注ぎましょう。
仕事で知的生産性を発揮するには
仕事で知的生産性を発揮する方法は、主に以下の通りです。
業務を見直す
仕事で知的生産性を発揮するには、業務の見直しが有効です。
業務を見直して無駄な作業を省き、問題点を洗い出すことが大切です。
業務を見直さなければ、効率化できるはずの無駄な作業に気づけない可能性があります。
業務をルーティン化して放置するのではなく、常に効率化できる作業が含まれていないか考えましょう。
ワークライフバランスを整える
社員のワークライフバランスを整えることで、知的生産性が向上する可能性があります。
残業などで長時間労働をすると、脳が疲労し思考力が低下するので、仕事の効率が低下する可能性が高いです。
さらに、仕事が原因でプライベートが充実しない場合、なかなかリフレッシュできません。
長時間労働の是正により、社員のプライベートを充実させ休むことができれば、結果的に仕事のパフォーマンスも向上します。
社員一人ひとりのパフォーマンスの高まり、オフィスの知的生産性も上がるのです。
人材配置を変える
人材配置を変えることで、知的生産性向上が期待できます。
社員の能力や個性、適正に合わない業務をさせれば、生産性が低下する可能性があります。
一般的に、人間は得意分野や性格などの個性があるので、同じ業務でも得手不得手があるものです。
社員の適正や能力に合う仕事を任せれば、モチベーションの向上にもつながり、より大きな成果を上げられる可能性があります。
社員の個性を把握し、適材適所に人材を配置して知的生産性を向上させましょう
コミュニケーションを積極的に取る
積極的なコミュニケーションを取ることは、知的生産性向上に有効です。
チーム内で会合を設けるなど、コミュニケーションのきっかけを作ることも有効な手段です。
チャットツールを使えば、普段発言が苦手な人もコミュニケーションを取りやすくなる可能性もあります。
積極的なコミュニケーションを取り、チームワークを高めることで知的生産性の向上につながるのです。
ITツールを活用する
知的生産性を向上させるために、ITツールを活用することは有効です。
ITツールを導入すると、数値やデータを元に根拠のある計画を立てられます。
チームのリーダーは、メンバーの業務進捗を把握する必要がありますが、一人ひとりの状況を目視でチェックするのは困難です。
タスク管理ツールを導入すれば、メンバーの業務状況を一括管理できるため、チームの計画を立てやすくなり知的生産性の向上に役立ちます。
ITツールを活用して、知的生産性の向上に役立てましょう。
知的生産性を高めるためにはチームワークが肝心
知的生産性を高めるためには、チームワークが肝心です。
チームワークを高めるために、積極的にコミュニケーションを取ることが大切です。
コミュニケーションを円滑に取るためのチャットツール導入や、リーダーがチームの業務内容を管理するためにタスク管理ツールを導入することは、生産性向上に有効です。
ITツールを有効活用して、チームワークを高めて生産性を向上させましょう
