「ネットミーティングについて詳しく知りたい！」
上記のようにネットミーティングを会社に導入することを検討しているものの、具体的にどのようなツールなのか把握出来ていない方もいるでしょう。
ネットミーティングを自社へ導入すれば、自宅にいても会議をできるためリモートワーク時も安心です。
本記事では、ネットミーティングのコツやおすすめのツールを解説します。
ネットミーティングとは
ネットミーティングとは、インターネット環境を用いて話し合いをすることです。
ただ、ネットミーティングを明確に把握するためには定義やよく意味合いを混同されるWeb会議との違いについて把握する必要があります。
ここで解説する内容を把握し、ネットミーティングに関して明確に理解しましょう。
ネットミーティングの定義
ネットミーティングとは、スマホやパソコンなどのデバイスとインターネット環境を用いて話し合いをすることです。
ネットミーティングを実施することで、社員堂が離れた場にいても気軽に接続して話し合いができます。
新型コロナウイルスが感染拡大した影響で、リモートワークとネットミーティングを自社へ導入した企業が多く見受けられます。
ネットミーティングを今のうちに自社へ導入しておけば、また感染症が広まったとしても安心して業務へ取り組めるでしょう。
多くの企業がリモートワークを導入している現代において、ネットミーティングの使用は欠かせません。
ネットミーティングとweb会議の違い
一見、意味を混同してしまいそうなネットミーティングとWeb会議ですが、意味は全く異なっています。
Web会議とは、Webを通じて遠く離れた人々と特定のテーマに基づいて意思決定することです。
そもそもネットミーティングのインターネットは世界中のデバイスを繋げる通信網であるのに対し、Web会議のWebはインターネット上に存在するさまざまなツールの一つを言います。
つまり、インターネットを通して使用できる機能の一つがWebであるため、Web会議よりネットミーティングの方が多種多様な機能を使用できることがわかるでしょう。
また、ミーティングは集まって話をすることを言っているのに対し、会議は意思決定が求められている傾向があります。
会社の会議を思い浮かべてみると分かるように、会議では話すテーマが決定されて、企画内容や規格に費やす費用の決定が会議の最終目標として定められていることが多いでしょう。
ネットミーティングのコツ
ここでは、ネットミーティングのコツを3つ解説します。ネットミーティングのコツを把握することで、初めての使用でも使用しやすくなるでしょう。
ここで解説したことを参考にして、ネットミーティングを行ってください。
ミーティング用ツールを用意しておく
ネットミーティングをするためには、事前に専用ツールを用意して参加者全員にインストールしてもらわなければいけません。
世の中には、多くのネットミーティングツールがあるため、それぞれの特徴や機能を把握したうえで使用するツールを決めるとよいでしょう。
ネットミーティングツールは、以下の7つの視点で選ぶことをおすすめします。
- 同時接続が可能なアカウント数
- セキュリティ
- 招待する手段
- サポート体制
- 価格
- セキュリティ
- 品質・安定性
ツールによって、機能性やセキュリティの強さ、使いやすさ、価格などは大きく異なるため、念入りに選ぶ必要があります。
また、ツールによって無料のものもあれば有料のものもあるので、コスト削減のためにも価格はしっかり確認しておきましょう。
後ほどおすすめのネットミーティングツールを紹介するので、自社に適したツールがあればぜひ、導入を検討してください。
ネットミーティングの目的を明確化する
ネットミーティングをするうえで、目的を明確化しないと何の目的も果たせないまま時間が経過してしまいます。
たとえば、商品開発のアイデアの案をで20個ほど引き出すことを目標にしたり、現状の案件の進捗報告を明確に伝えることを定めたりと事前に目的を定めてください。
ネットミーティングの目的を明確化することで、より有意義な時間が過ごせるでしょう。
ネットミーティングの制限時間を決めておく
ネットミーティングの制限時間を事前に決めておくことも大切です。なぜなら、制限時間を決めておかなければ無駄に話し過ぎてしまうことが考えられるからです。
多くの社員の時間を使用してネットミーティングを実施しているため、無駄話をしていては仕事が進まなくなります。
あらかじめネットミーティングの制限時間を定めて節度をもって、挑みましょう。
おすすめのネットミーティングツール3選
ここでは、おすすめのネットミーティングツールを3つ解説します。ここで解説したことを参考にして自社に適したツールをぜひ、見つけてください。
Zoom
Zoomとは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを用いてネットミーティングを行えるツールです。
Zoomはミーティングだけでなく、社内研修やオンラインセミナー、クラウド電話サービスなど多種多様な使い方ができるため、比較的使いやすいツールといえるでしょう。
また、Zoomは無料版と有料版がありますが、無料版でもほとんどの機能が使用できるためコスパが良いネットミーティングツールなのです。
Zoomの無料版は40分までと時間制限があるものの、ツール側で時間を制限してくれるのであればわざわざ皆さんがネットミーティングの制限時間を定める必要がなくなります。
このようにZoomは無料でさまざまな機能が使用できる利便性に富んだツールです。100人までであれば、同時にネットミーティングへ参加することもできます。
多種多様な機能で便利にネットミーティングを進めたい方には、Zoomの使用をおすすめします。
Google Meet
Google Meetとは、ビジネスで使用することを目的に開発されたGoogle社が提供するツールです。
Google Meatはブラウザのみで利用できるサービスであるため、パソコンで利用する場合はわざわざアプリをインストールする必要はありません。
加えて、Googleカレンダーを用いたネットミーティングの日時指定ができることもGoogle Meatのメリットの一つといえるでしょう。
ただ、録画機能が付いていない点やバーチャル背景で自室を隠すことができないなどのデメリットも存在しています。
また、Goole Meatは無料版で60分ミーティングができるため、Zoomの無料版よりも長時間話し合いができるでしょう。
元々Google Meatは法人向けに展開していたツールであることもあり、先ほど解説したZoomよりセキュリティ性能は高いと推測できます。
セキュリティ性能が高いネットミーティングツールを導入したいのであれば、Goole Meatがおすすめです。
Skype
Skypeとは、インターネット通信を介して音声通話、ビデオ通話、チャット機能が利用できるネットミーティングツールです。
Skypeでネットミーティングをするうえで最大の魅力は画面共有できる点でしょう。画面共有ができれば、よりコミュニケーションを円滑に進められます。
加えて、Skypeを利用すれば画面録画もできるため、ネットミーティングの様子を後から振り返ることが可能です。
一方で、Skypeはアカウントの登録が必要な点やデータ通信量が多い点などのデメリットがあります。
画面共有や画面録画をしたい方におすすめのネットミーティングツールです。
自社に適したネットミーティングツールを探してみよう
ネットミーティングを始める際は、専用ツールを用意しておかなければなりません。
ただ、多くのネットミーティングツールが存在するため、それぞれの特徴や機能を把握したうえで、自社に適したツールを選ぶ必要があるでしょう。
また、ネットミーティングを始めるうえで目的の明確化や制限時間を設けることは欠かせません。
本記事で解説したコツを参考にしたうえで、ネットミーティングを始めてください。
