オンライン会議とは、インターネット環境を利用して離れた場所にいる相手と遠隔で会議することを指します。
オンライン会議には様々なシステムがあり、自社の環境に適したツールや通信機器を選ばなければなりません。
本記事では、オンライン会議についてやWEB会議・リモート会議との違い、メリット・デメリットについて解説します。
ぜひこの記事を参考に、自社にあったオンライン会議の導入を検討してみてください。
そもそもオンライン会議とは？
オンライン会議とは、インターネットを利用してデータや資料を共有しながら、遠隔で会議を行うシステムです。
インターネットに接続できる端末さえあれば自宅からでも会議に出席できるため、場所を選ばない新しい働き方として注目されています。
現在では通信技術が発達し、大容量データの送受信や高速通信などが可能です。
オンライン会議は、技術の発達や働き方改革の推進などの時代のニーズに合わせた働き方と言えるのです。
オンライン会議における3つのシステム
オンライン会議におけるシステムとして、以下の3つがあげられます。
クラウド型
クラウド型は、外部のサーバーを利用してオンライン会議を行うシステムです。
外部のサーバーを活用するため、社内インターネットにサーバーを設置する手間や時間がかかりません。
手軽にオンライン会議を導入したい人に、おすすめのシステムと言えます。
ブラウザ型
ブラウザ型は、特定のアプリやソフトをインストールせず、オンライン会議を開催することが可能です。
ルームのURLを参加メンバーに共有するだけで、手軽に会議を開催できます。
アプリやソフトをインストールするシステムの場合、「スマホは使えるけどパソコンは使えない」などのケースも多いです。
端末によってオンライン会議を利用できないといった状況を避けたい人におすすめのシステムと言えます。
オンプレミス型
オンプレミス型はクラウド型と同じく、サーバーを利用しデータや資料を共有してオンライン会議を行う方法です。
クラウド型との違いとして、サーバーが自社のインターネット上に設置される点が上げられます。
他のシステムと比べるとコストはかかりますが、セキュリティー面に優れ、自社に合わせたカスタマイズが可能という特徴があります。
オンライン会議とWEB会議・リモート会議の違い
オンライン会議とWEB会議についてですが、呼び名が違うだけで両方は同じ意味を表します。
両方ともインターネットを利用して会議を行うので、この二つの違いはほぼありません。
また、リモート会議のリモート（remote）とは英語で「遠隔」という意味です。
そのため、遠隔で行われる会議はすべてリモート会議に含まれます。
例えば、リモート会議として以下のシステムがあげられます。
- Web会議・オンライン会議
- テレビ会議
- 電話会議
リモート会議という大きな枠組みの中に、オンライン会議（WEB会議）があると言えるのです。
オンライン会議のメリット5つ
オンライン会議のメリットとして、以下の5つがあげられます。
メリット（1）場所の制約を受けない
オンライン会議では場所の制約がなく、自宅からでも会議に参加できるというメリットがあります。
自宅から会社までの距離が遠かったり遠方へ出張する必要がある場合、移動に大幅な時間が割かれます。
一方、オンライン会議では会場へ向かう手間が省けるので、移動時間の削減で生まれたリソースを有効活用できるのです。
メリット（2）会場を用意する必要がない
オンライン会議では、会場を用意する必要がありません。
会議をオフラインで行う場合、会場を設営する手間や時間、人数をかけなければなりません。
一方、オンライン会議では端末でインターネットに接続し、ツールを開くだけでミーティングに参加できます。
そのため、オンライン会議は、準備に必要な時間を他の業務に使え、作業効率が向上するのです。
メリット（3）働き方改革につながる
従来のオフライン会議に比べ、場所や時間の制約が少ないオンライン会議は、働き方改革に繋がります。
2016年9月から「働き方改革実現会議」が設置され、生産性の向上を目的に多様な働き方が求められるようになりました。
そのため、現在日本では社員が働きやすい環境づくりが重要視されています。
交通にかかる時間が削減でき、場所の制約を受けないスタイルは、働き方改革に沿った新しい仕事の形であると言えます。
メリット（4）コストを削減できる
オンライン会議は、コストを削減できます。
ビジネスを展開する上で、会社のオフィスの賃貸料金や光熱費、社員の人件費などは必ずかかります。
オンライン会議を利用すれば、会議スペースの賃貸料や社員の交通費などの費用を抑えられるのです。
会社の運営に必要なランニングコストを削減するためにも、オンライン会議の活用はおすすめと言えます。
メリット（5）意思決定のスピードが向上する
オンライン会議の使用により、会社の意思決定のスピードも向上します。
対面の会議では、会議室の予約や資料の印刷などの作業に時間がかかります。
オンライン会議は、会議スペースを確保する必要がなくデータの画面共有などの機能も活用できるため、手軽に話し合いを行えます。
端末と通信環境さえ用意できれば簡単に会議を開催できるので、会社の意思決定のスピードが高まるのです。
オンライン会議のデメリット3つ
オンライン会議のデメリットとして、以下の3つがあげられます。
デメリット（1）通信環境に左右される
オンライン会議を行う上で通信環境により音声が聞こえづらくなったり、映像が途切れるといったデメリットが発生します。
オンライン会議では、利用する通信環境により不具合が発生することがあるのです。
各通信サービスの技術の向上により、通信環境に左右されるといった問題は少なくなっています。
通信環境によってオンライン会議の進行に問題が発生するようであれば、通信サービスやプランの変更をおすすめします。
デメリット（2）メンバーの表情や理解度が伝わりづらい
オンライン会議が、通常のオフラインの会議と大きく違う点はPCやスマホに映し出された相手とコミュニケーションする点です。
インターネット上で映像や音声のやりとりが行われるので、相手の話した内容が自分に伝わるまでにタイムラグが発生する可能性があります。
そのため、オフラインの会議に比べコミュニケーションが円滑にとれない可能性があり、自分が発言する際にはタイミングに注意する必要があります。
また、対面会議よりも相手の表情や声から相手の感情が伝わって来づらいため、言葉使いや、コミュニケーションに気を使う必要があるといえます。
上記のデメリットは、オンライン会議の回数を重ねていくうちに改善されていくので、慣れていきましょう。
デメリット（3）大人数の会議には向かない
オンライン会議はインターネット上で映像や音声データのやりとりが行われます。
そのため仮に複数人が同時に発言した場合、内容を把握するのは難しいです。
誰が何を発言したのか分からず、会議の円滑な進行に支障をきたす可能性があります。
大人数で会議をする場合は、進行役や議長が誰が発言するのかを明確にし、管理するなどのカバーが必要です。
オンライン会議を導入して生産性を高めよう！
自社の業務に合わせたオンライン会議はコストの削減や業務効率の向上などのメリットを産みます。
2022年現在、オンライン会議に使用できるツールやサービスがあり、手軽に始めることができます。
その中から自社にあったオンライン会議の方法を見つけ、業務の効率向上を図りましょう。
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