「生産性を高めたい！」
企業の生産性が向上すれば、コストの削減による利益の増大や、「働き改革」の目的であるワークライフバランス実現に繋がります。
生産性を向上させるためにも、ITツールなどを活用し業務を効率化することが大切です。
本記事では、生産性の計算方法や生産性を高める方法などを徹底解説します。
そもそも生産性とは？
生産性とは、土地・機械設備・原材料などの投入量から生まれる利益や成果の割合です。
少ない生産要素で多くの成果物が産出されると、生産性が高いと言えます。
ヨーロッパ生産性本部によると、生産性とは「生産要素の有効利用の度合い」と定義されています。
生産性の種類と計算方法
生産性の種類は、主に以下の2つです。
・物的生産性
・付加価値生産性
物的生産性とは、生産した量や重さなど物理的に計測可能な物量を単位にする生産性です。
物的生産を使うことで、物価の金額の変動で正確な生産効率を測定できない場合、物量で測定することで求められます。
一般的に、物的生産性は以下の式で表せます。
物的生産性＝生産量 / 投資した量（労働力や時間、材料など）
付加価値生産性とは、企業が生み出した金額の価値を原材料費や外注加工費など外部から購入した費用を除いた付加価値を単位とする生産性です。
一般的に、付加価値生産性は以下の式で表せます
付加価値生産性＝売上高からコストを差し引いた付加価値 / 投資した量（労働力や時間、材料など）
企業が労働力や時間を投資した際に、生み出せる付加価値がどれほどあるかを指します。
生産性向上の具体例
生産性が向上される流れは、以下の通りです。
（1）効率化のアイデアを実施する
（2）人件費や材料費など、業務に必要な生産要素が削減される
（3）生産性要素が減り生産量が維持されるので、生産性の数値が向上する
社員数を増やしたり商品を量産したからといって、生産性が高まるとは限りません。
生産性を高めるためには、最小限の投資で最大限の成果を出すことを意識しましょう。
企業が生産性を高めるべき理由
生産性を高めるべき理由として、以下の4つがあげられます。
・コストの削減
・人手不足の対応
・競争力の向上
・ワークライフバランスの改善
生産性を向上させるには、コストの削減が大切です。
残業代や固定費、原材料費などを減らすことができれば、効率化により生まれたリソースで新商品を作ったり、労働環境の改善に割り当てることができます。
さらに、生産性が向上すれば社員の残業時間が減り、「ワークライフバランス」の実現につながります。
現在日本の生産性は、主要先進国の中でも低いと言われています。
日本の生産性の低さの原因としてあげられるのは、年間労働時間の長さです。
労働生産性の計算式には、労働時間を代入することからも分かるように、労働時間が長いほど、生産性の数値が低くなるのです。
例えば、フランスは年間平均労働時間が約1479時間と言われ、主要先進国の中での労働生産性は2位です。
一方、日本の年間平均労働時間は約1745時間です。
日本のはフランスと比べると労働時間が300時間多く、労働時間に対する生産性が低いことが分かります。
生産性を向上させるための具体的な取り組み
生産性を向上させるための具体的な取り組みは、以下の3つがあげられます。
ITツールの導入
生産性を向上させるために、ITツールの導入が必要不可欠です。
ITツールを導入すべき理由は以下の3つです。
・作業時間の削減
・社員同士の向上
・コミュニケーションの円滑化
ITツールの導入により、作業を効率化や自動化することにより、作業時間の削減ができます。
ITツールは、瞬時の判断や感性が必要な作業はできませんが、繰り返し行う作業はITツールを使用することで生産性が上がります。
また、ITツールを使うことで時間や場所を問わずにコミュニケーションを取ることができます。
円滑な情報共有
円滑な情報共有することにより、知識やノウハウ、技術などを必要な時に必要な情報を参照し、業務に役立てることが可能です。
情報共有を行う際は、目的を明確化しコミュニケ―ジョンの方法を統一することが効果的です。
スムーズに情報共有を行い企業の生産性を高めるためにも、チャットツールやタスク・プロジェクト管理ツールなどを導入しましょう。
適正な人材配置
会社の人材を適切な部署に配置することで、生産性向上につながります。
適切な人材配置を行うと、生産性を高め、無駄なコストによる人件費削減や社員のストレスの軽減などの効果が期待できます。
適材適所の人材配置を行うためにも、社員の性格やスキルを把握し、生産性を高めましょう。
生産性を向上させるためのITツール
生産性を向上させるためのITツールとして、以下の3つがあげられます。
Web会議ツール
Web会議ツールとは、遠離れた相手とビデオ通話することで、コミュニケーションできるツールです。
また、ビデオ通話だけでなく、テキストチャットやファイルの送受信、PCの画面共有など様々な機能が使用できます。
Web会議ツールを導入すべき理由としては、以下の4つがあげられます。
・交通費や移動時間の短縮
・低コストで運用
・会議資料の準備が用意
・働き方を推進
Web会議ツールは無料で使えるものも多く、コストを削減できるので会社の生産性向上に繋がります。
営業支援ツール
営業支援ツールとは、顧客情報やタスクなどに必要なデータの管理や分析、文章作成ができるツールです。
営業支援ツールの種類は、以下の3つです。
・MA（マーケティングオートメーション）
・SFA（セールスフォースオートメーション）
・CRM（カスタマーリレーションオートメーション）
MAは、見込み客の取得から選別までサポートします。
SFAは、営業活動の初めから受注・顧客化までサポートします。
CRMは、受注からリピーター化をサポートするツールです。
営業支援ツールの便利な機能を活用することで、生産性を向上することができるのです。
チャットツール
チャットツールとは、主に、打ち合わせや会議などのビジネス現場においてコミュニケーションが取れるツールです。
チャットツールを導入すべき理由は、以下の3つです。
・メールより早く連絡が取れる
・情報漏洩防止
・チャットデータをもとに改善策を考案
チャットツールは、素早く情報を交換ができるため、生産性向上につながります。
生産性の向上に役立つ日程調整ツール「TimeRex」
生産性を向上させるうえで、ITツールの活用は必要不可欠です。
TimeRexは、日程調整を効率化するツールを提供しています。
日程調整ツールを使えば、ムダな作業時間や工数を削減し生産性向上が期待できます。
TimeRexは、様々な外部サービスとの連携や作業の自動化の機能を活用することで、業務効率を高めます。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してみてください。
