政府が推し進める「働き方改革」やインターネットの普及及びパソコンやスマートフォン、タブレットの普及などにより、リモート会議を導入する企業は増え続けています。
当記事ではリモート会議導入のメリットやそのコスト、適したシチュエーションなどを具体的に解説します。
リモート会議とは？
リモート会議とは、web・テレビ・電話で離れた相手と行なう会議の総称になります。
リモート会議の手段として利用されるweb・テレビ・電話による会議をそれぞれ比較しながら見ていくことにしましょう。
web会議
web会議とは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどにweb会議専用のソフトやアプリをダウンロードし、利用するサービスのことを指します。
ホストと参加者のそれぞれでアカウントが必要となることが一般的ですが、ホストだけが登録することによって利用できるものもリリースされるようになってきました。
web会議は、わざわざ専用の機器を購入するといった必要はないため、初期費用もかからずに気軽に実施することができます。
デスクトップパソコンの場合はwebカメラが必要となりますが、ノートパソコンにははじめからカメラが内蔵されていることが多いため、インターネット環境さえ整っていれば、どこでもweb会議を実施することができます。
テレビ会議
テレビ会議とは、専用の機器を会議室や商談室などに設置することでリモート会議が実施できるサービスのことを指します。
テレビ会議が行なわれる各拠点に専用機器の設置が必要となるため、導入の際やメンテナンスに多くのコストがかかってしまいますが、映像品質やクリアな音声に優れているといった特徴があります。
web会議の場合は各種デバイスを利用するため、基本的には1対1の個人同士の小規模会議に向いていますが、テレビ会議の場合はモニターを通じて行うため、多数体多数の大規模会議に向いています。
電話会議
電話会議とは、指定の電話番号に電話をかけ、電話会議サービスが作った仮想の会議室に入室することによって実施できるサービスのことを指します。
1対1の場合は通常の通話機能利用で問題はありませんが、3人以上で会議を行なう場合はこの電話会議がおすすめです。
web会議の際、ノートパソコンやタブレットで参加する場合はWi-Fi環境が整っていることが条件となりますが、電話会議の場合は携帯電話の電波が入る場所であればどこでも会議に参加できるといった特徴があります。
リモート会議を導入する上で
メリット
場所を選ばない
リモート会議のメリットとしてまず挙げられるのは、会議室などの特定の場所以外でも会議が行えるということです。
特にweb会議や電話会議は、通信環境さえ整っていればどこでもすぐに会議を実施することができます。
例えば会議のたびに本社まで移動したり、遠く離れた取引先まで出張訪問するといった手間や余計な移動時間が省けるのは大きなメリットといえます。
また、テレビ会議を行なう際も、会議室に集合するといった多少の移動はあるものの、本社と支社の移動や取引先までの出張等は必要ないため、こちらも手間と時間がかからない点がメリットです。
従来の対面式の会議の場合に必要だった移動時間も、リモート会議によって他の業務に割り当てることができるため、業務効率のアップも期待できます。
コミュニケーションが取りやすい
対面式会議の場合は、開催前に会議室や必要機器を予約するなどの準備が必要ですが、リモート会議の場合は必要な際、迅速に開催できるといったメリットがあります。
また、web会議やテレビ会議では対面式の会議と同じように、参加者同士の顔や表情を見ながら会話することもできます。
テキストや画像のみのメールより様々なことを把握しやすく、対面よりもスピーディーに会議を開くことができるため、スムーズなコミュニケーションの実現も可能となります。
コスト
リモート会議を導入することで本社と支社の移動がなくなったり、遠方の取引先への出張が必要なくなります。
つまり、従来式の会議に比べ、移動にかかる交通費や出張費を削減することができます。
また、参加者の人数分用意していた紙の資料などもデータ共有することによって印刷経費もカットすることができます。
テレビ会議などはある程度の初期費用がかかってしまいますが、長期的に捉えればメリットは大きいといえるでしょう。
リモート会議が適しているシチュエーション
web会議は少人数の会議向き
web会議は1対1の打ち合わせや商談、少人数の会議といったシチュエーションに適しています。
パソコンやスマートフォン、タブレットがあればすぐにweb会議を開催することができるため、初期費用を安く抑えることができ、余計な手間も省くことができます。
一方で通信状況が不安定になりがちで、環境が整っていないと映像がフリーズしてしまったり、音声が乱れてしまうこともあります。
また、会議出席者がマイクやカメラから離れたところにいると、表情がわからず、音声も正確に伝わらない場合も多いため、大人数の会議には適していないといえるでしょう。
テレビ会議は大規模な会議向き
テレビ会議は数十人の参加者を招いての大規模会議や遠隔地同士をつないでの国際会議などたくさんの人が関わる会議に向いています。
また、使用機器も高性能なマイクやカメラ、ネットワーク環境も安定しているため、ストレスを感じることなく誰もが安心して会議に参加できます。
従来、大規模会議の場合、移動時間や交通費など、コストが莫大にかかっていましたが、テレビ会議では削減することができます。
電話会議は小規模会議や緊急時向き
電話会議は小規模の定例会議の他、緊急時のミーティングなど、即効性が求められるシチュエーションなどに適しています。
例えば会議室と遠隔地にある取引先、出張先などを簡単につなげることが可能になります。
また本社と支社の定例会議や社長メッセージを全支社・支店に届ける際も電話会議は有効な手段となります。
さらに災害時にライフラインが遮断されてしまった際の緊急用の連絡手段としても活用できます。
リモート会議の進め方
事前に議題を参加者全員に送る
リモート会議を行なう目的、会議で議論する議題は必ず、事前に参加者全員に連絡し共有しましょう。
また、会議で使用する資料も事前配布、もしくは共有フォルダなどに収納しておきましょう。
資料はリモート会議前に目を通しておくべきものなのか、会議中に画面共有機能を使用して見せるものなのかも明確に決めておくとよいでしょう。
司会者は早めに入室する
司会者もしくはホストは開始前に参加者へリマインダーを送りましょう。
リモート会議参加のためのアドレスが不明となってしまった、うっかり時間を忘れてしまう人もいるからです。
また、リモート会議に初めて参加する人は余裕を持って早めに入室しがちです。
しかし、待機時間が長いと不安になってしまうため、司会者は10分前には接続し、参加者を迎えるようにしましょう。
リモート会議の目的、ルール、ゴールを明確にする
対面式の会議同様に目的やゴールをきちんと設定しておくことが重要です。
また、例えば
- 人の発言にはしっかり耳を傾け、話しの途中で遮らない
- 発言しないときはマイクをミュートにする
- 不明点や疑問点があるときは必ず質問する
などのルールを決めておくことも大切です。
司会者は参加者の状況をしっかり把握する
司会者は参加者の様子をしっかり観察し、発言の少ない人には意見を求めたり、参加者全員がきちんと内容を把握できているか確認しながら進行することが重要です。
リモート会議の成功は参加者全員の認識で決まります
リモート会議を行なう上で重要なことは、参加者全員が従来の対面式会議とリモート会議の違いをしっかり認識していることが重要になります。
会議は問題点を共有し、改善のための意見を交換し合うことが目的となります。
それぞれの参加者がすすんで意見を述べ、スムーズに進行できる体制をつくるようにしましょう。
