日々の事務作業は、経営者自身が重要度の高い業務の合間に進めていく必要があります。
手間と時間のかかる単純作業にリソースを割かれるため、仕事の生産性が低下するケースもあるのです。
重要度の低い事務作業を削減するためにも、リモート秘書の活用がおすすめです。
本記事では、リモート秘書の現状と必要性、基本的な業務について解説します。
秘書もリモートワークの時代へ
一般的に秘書と言えば、上司のそばについて様々なサポートを行うイメージを持つ人も多いです。
しかし、コロナ禍になり働き方改革が進んでリモートワークで働く秘書が増えています。
現在、秘書としての一般的業務である事務作業や先方との応対は、PCと通信環境さえあれば進めることが可能です。
そのため、「秘書は上司と常に一緒にいなければならない」という固定観念はリモートワークの普及によって無くなりつつあります。
従来の秘書としての働き方
秘書は、社長のそばや会社のオフィスに常駐し事務的作業のフォローや、雑務全般をこなす役割を担っています。
そのため、従来では秘書が働く際、同じ空間に居続けなければならないという固定観念が強いです。
しかし、リモートワークの普及や通信技術の発展により、事務作業はインターネットを経由することで作業が容易になりました。
スケジュール管理や経費精算、資料作成といった業務は、同じ空間で働かなくともこなせるようになったのです。
フリーランスも秘書を活用している
現在リモート秘書は、大企業の社長だけではなく、中小企業の社長や個人事業主、フリーランスなどのスモールビジネスを実践する人たちにニーズが高まっています。
本来の事業が多忙の場合、自身が行う事務作業に時間を取られてしまうため、秘書を雇うケースが増えています。
リモート秘書・在宅秘書サービス
リモート秘書や在宅秘書の求人には、在宅秘書代行サービスやクラウドソーシングサイトの活用が挙げられます。
具体的なサービスとして、以下の例があげられます。
在宅秘書ラボ
「在宅秘書ラボ」は、リモート秘書の採用やマネジメント、スキルアップのサービスを提供しているサービスです。
リモート秘書の採用募集要項の立案や選考、契約、サポートに加えてリモート秘書のスキル向上まで、様々なサポートを利用できます。
導入費用：150,000円～
料金：9,800円～/月
参考:株式会社在宅秘書ラボ
CASTER BIZ
「CASTER BIZ」は、様々なリモートアシスタントを提供するサービスを行っている会社です。
リモート秘書だけでなく、経理や人事、営業など専門業務のアシスタントを「1つのチーム」として派遣してくれるサービスも利用できます。
料金:108,000円～/月
参考:CASTER BIZ
クラウドソーシングの活用
リモート秘書を採用するにあたって、クラウドソーシングサービスを活用することも1つの手段です。
クラウドソーシングとは、企業や個人がインターネット上で不特定多数に仕事を発注する業務形態のことです。
代表的なクラウドソーシングサービスとして、以下のサービスがあげられます。
- クラウドワークス
- ランサーズ
- クラウディア
在宅秘書代行サービスは、優れたスタッフを厳選して揃えている中から、サービスの利用者へ派遣するという仕組みです。
一方で、クラウドソーシングサービスの場合は、リモート秘書のサービスを行うスタッフ本人との直接交渉で採用となるケースが多いです。
そのため、実際に採用するスタッフの能力値が未知数で採用することになり、場合によっては時間とコストが余計にかかる可能性があります。
しかし、優秀な人材を雇うことができれば、コストを抑えられるので初めての導入やお試し採用の場合におすすめです。
リモート秘書・在宅秘書の基本的な業務
リモート秘書や在宅秘書は、スケジュール管理や清算、資料作成、取引先との対応、配送管理など事務的業務全般を請け負います。
事務的業務をリモート秘書にサポートしてもらうことで、よりコアな生産性の高い業務にリソースを費やすことが可能です。
スケジュール管理や清算作業、資料作成をサポートしてもらうことは手間と時間を削減でき、よりコアな業務に時間を割けます。
そのため、リモート秘書や在宅秘書を導入すれば、煩雑な業務を省いて生産性を高められるのです。
リモート秘書・在宅秘書の基本的な業務には、以下の業務があります。
スケジュール調整、管理
スケジュール管理は、社外と取引するうえでとても大切なタスクです。
一方、自身でスケジュール管理をしている場合、多忙になるとなかなか時間が割けなかったり、他の仕事と被るミスが起こったりとスケジュール調整もままなりません。
スケジュール調整や管理にリモート秘書を導入すれば、生産性のあるタスクに集中できます。
また、管理してもらうことでスケジュールの漏れやミスを防ぐことにもつながるのです。
手土産手配、出張手配
社外へ向かう際の手土産や、出張に必要な交通機関の手配などは、想定以上に時間がかかります。
例えば、先方が気に入りそうな手土産をリサーチしてから購入したり、交通機関の予約や切符の手配のために駅へ出向いたりなど、作業に時間が割かれてしまいます。
上記のような手配をリモート秘書に依頼することで、作業時間に余裕が生まれるのです。
手間の削減によって生まれたリソースを、生産性を高める業務へ割り振ることができます。
旅費・経費精算
出張にかかる旅費や、日々の経費の精算は時間をとられるタスクのひとつです。
レシートの整理に始まり、計算ソフトへの入力管理など時間と手間がかかります。
煩雑な清算作業に費やすコストをリモート秘書に置き換えることで、生産性を高められます。
あいさつ状管理、社内便仕分け、備品発注
取引先への挨拶状や届いた荷物やはがきの仕分け、選別、備品の発注などは毎日行う作業ではないですが手間のかかる業務です。
日々の事務的業務をリモート秘書に任せると、煩雑な作業を考えなくて済みます。
資料作成サポート、ファイリング
取引先との打ち合わせで使用する資料作成や、日々の資料のファイリングはスキマ時間だけでは完了しにくいです。
リモート秘書がいれば、プレゼン資料の作成やファイリングを任せられ、より利益に直結する仕事に専念できます。
電話対応、来客対応・呈茶、その他庶務
リモート秘書といっても、契約によっては週や月に数回会社へ出勤してもらうことも可能です。
なぜなら、秘書業務では、電話応対や来客の対応、その他直接的な一般事務をしてもらうケースもあるからです。
常勤の秘書を雇用する前に試用で働いてもらい、会社への出勤が必要なのかどうか検討する機会を作ることもできます。
リモート秘書を導入してビジネスをよりスピーディーに成功に導こう
スケジュール管理や経費処理、資料作成などが煩雑になってきたと感じるのは生産性が加速しようとしている時であり、とても重要なタイミングです。
より効率的に業務を進めるために、事務的な作業の負担を軽減させることによって、より生産性を高められます。
だからこそリモート秘書を導入して積極的に活用することが、自身のビジネスの成功に繋がるのです。
