オンライン会議は、自由な場所でミーティングを開催できることから、あらゆる企業や組織が導入を進めています。
一方、実際にオンライン会議を導入しようとしても、具体的にどんなメリットがあるのか分からない人も多いです。
本記事では、オンライン会議のメリットやデメリット、導入するまでの流れについて徹底解説します。
そもそもオンライン会議とは？
オンライン会議とは、インターネットを活用し、PCやスマホなどのデバイスからビデオでミーティングすることを指します。
近年、働き方改革の推進などにより、リモートワークを導入する企業が増えています。
リモートワークとは、会社のオフィスに出勤せず、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、仕事をする場所を自由に選べる働き方です。
一般的に、リモートワークを導入している企業は会議もオンラインで行います。
会議室やオフィスなど社員が1か所に集まる必要がなく、オンラインでミーティングすることが可能です。
オンライン会議のメリット
オンライン会議のメリットとして、以下の点があげられます。
メリット（1）会議の場所を自由に選べる
オンライン会議は、ミーティングに参加する場所を自由に選べるというメリットがあります。
上記でも述べましたが、オンライン会議はインターネットとPC、スマホなどの端末を使ってミーティングするものです。
そのため、安定した通信環境とデバイスさえあれば、オンライン会議に参加することが可能です。
例えば、以下のような場所でミーティングに参加できます。
- 自宅
- カフェ
- コワーキングスペース
- ビジネスホテル
- ワ―ケーション先
- カラオケなどのレンタルスペース
会社のオフィスに出勤して働く場合、移動時間や交通費などコストがかかります。
特に、自宅から会社までの距離が遠かったり、県外や海外へ出張する場合は、大幅な時間と大きなコストがかかるのです。
一方、オンライン会議は自由に場所を選んでミーティングに参加できます。
会議の会場へ向かう移動や手間を省けるので、時間を有効活用することが可能なのです。
メリット（2）会議を開く手間が省ける
オンライン会議は、対面の会議と比べるとミーティングを開く手間を省ける傾向にあります。
例えば、1か所に社員が集まって対面会議を開く場合、以下の作業が必要です。
- 会議室の確保
- 会議設備の調整
- 人数分の資料の作成
- オフィスから会場への移動
1か所に集まってミーティングする場合、会議室の予約やレンタル会議室の確保などの手間がかかります。
普段会議室として使っていないオフィスであれば、ミーティング仕様に設備を整える必要があります。
また、一般的な対面会議では参加メンバーの会議資料を作成し配布する必要があり、大人数であるほど、大変な労力がかかるのです。
一方、オンライン会議はインターネットに接続してツールを開けば、簡単にミーティングを開催できます。
資料を画面共有したり、会議室に移動する手間が省けるのです。
メリット（3）働き方改革を推進できる
オンライン会議は、働き方改革の推進に繋がります。
近年、少子高齢化による労働力不足やブラック企業の長時間労働などの問題を解決するため、働き方改革が推進されてます。
そのため、あらゆる企業が、社員にとって働きやすい労働環境づくりに取り組んでいます。
リモートワークによるオンライン会議を導入すれば、社員の事情へ柔軟に対応できるワークスタイルの実現に繋がります。
社員によっては、妊娠や子育て、親の介護などのやむを得ない理由により会社を離れなければならない可能性もゼロではありません。
オンライン会議は自宅でも参加できるので、子供や親の世話をしながら仕事を行えます。
社員にとって働き安い労働環境が整っていれば、企業で活躍できる人材の確保や離職率の低下に繋がるのです。
メリット（4）企業の意思決定が早くなる
オンライン会議は、企業の意思決定スピードの向上が期待できます。
上記でも述べたように、対面で会議を開く場合時間や手間のかかる作業が多いです。
1か所に集まる必要があれば、会議のためだけに遠方へ出張するケースもあります。
一方、オンライン会議は比較的簡単にミーティングを開けます。
場所の制約を受けにくいので、メンバーへの日程調整や会議室の確保にかかる手間、移動時間などを削減できます。
そのため、手軽にオンラインで会議を開けるので、企業の意思決定スピードが高まるのです。
オンライン会議のデメリット
オンライン会議のデメリットとして、以下の点があげられます。
デメリット（1）安定した通信環境が必要
オンライン会議は、安定した通信環境を用意する必要があります。
通信環境が安定していなければ、以下のトラブルが発生する可能性があります。
- ビデオや音声が途切れてスムーズに会話できない
- ビデオや画面共有の画質が粗くて資料が見えにくい
- 通信が途切れて会議を中断する必要がある
- 会議が続けられなければ日程を再調整する必要がある
オンライン会議では、通信環境によって円滑に話し合いできないケースがあるのです。
逆に言えば、安定した通信環境さえ整えることで生産性のある会議を開けます。
そのため、オンライン会議を開く場合はインターネットやWi-Fiの準備を万全にしましょう。
デメリット（2）対面会議の雰囲気を実現しづらい
オンライン会議は、対面会議の雰囲気を実現しづらいというデメリットがあります。
一般的な対面会議は、一定の緊張感によりメンバー全員が集中してミーティングに参加します。
一方、オンライン会議は自宅やカフェなどリラックスしやすい場所でミーティングに参加するケースが多いので、対面の雰囲気を演出しにくいです。
また、対面の場合と比べると、オンライン会議は参加メンバーの顔や表情が読み取りづらい傾向にあります。
そのため、会議に参加しているメンバーの理解度を把握しにくい可能性があるのです。
生産性のあるオンライン会議を開くためにも、メンバーが意見を出し合い理解度を確認しながら進める必要があります。
アンケート機能やリアクション機能を使い、会議の進行役が気を配りながらミーティングを進める必要があります。
オンライン会議を導入するまでの流れ
オンライン会議を導入するまでの主な流れは、以下の通りです。
- オンライン会議の目的を明確にする
- オンライン会議用ツールの選定
- オンライン会議用ツールの共有・使用
まずは、オンライン会議の目的を明確にしましょう。
オンライン会議の目的が明確でなければ、具体的なミーティング方法や自社に適したツールを選定しにくいです。
ツールは、操作性や料金、使う頻度、機能を確認して選ぶのがおすすめです。
オンライン会議の目的やツールを選定すれば、社員へ事前共有しましょう。
ミーティングを開くにあたって、会議の目的やツールの使い方が分からなければ、生産性のある会議を開けない可能性があります。
オンライン会議の導入は企業の生産性向上に繋がる！
オンライン会議には、場所を自由に選んで参加できることや企業の意思決定スピードが向上するなどのメリットがあります。
一方、オンライン会議を導入する際の注意点について把握しなければ、企業の生産性が低下する可能性があるのです。
オンライン会議の生産性を高めるためにも、準備を万全にしましょう。
