ビデオ会議とは、専用のシステムやモニター、カメラなどの機材を使用して行う会議のことです。遠隔地とつなぐことで、会議室にいなくても会議に参加できます。
本記事ではビデオ会議の概要やWeb会議との違い、具体的なやり方などについて解説します。ビデオ会議の導入を検討している企業の担当者は参考にしてください。
ビデオ会議とは
ビデオ会議とは、専用の端末やシステム、モニター、カメラなどの機材を使って行う会議のことです。会議室などに機材を設置し、遠隔地とつなぐことで画面を通して会議を行うことができます。
物理的な距離こそ離れていますが、相手の顔が見え、リアルタイムでのコミュニケーションが取れ、資料の共有などもできるため、全員が同じ会議室にいるような感覚で会議を進めることが可能です。
ビデオ会議システムによっては、複数拠点と同時接続できるものもあるため、例えば本社と営業所A、営業所Bをつないで会議することもできます。
ちなみに、ビデオ会議と似たような言葉にテレビ会議がありますが、両者は特に機能的な違いはなく、同じ会議の手法として扱われています。
Web会議との違い
Web会議もビデオ会議同様遠隔地から会議に参加することができますが、ビデオ会議とは異なるものです。
Web会議はパソコンのソフトウェアやブラウザなどを使って行いますが、ビデオ会議は専用の端末やシステム、モニター、カメラなどを使用します。
また、Web会議はパソコンやスマートフォンなどの端末とインターネット環境があれば自宅からでも参加できますが、ビデオ会議は会社の会議室などシステムや機材が揃った場所からでないと参加できません。
ビデオ会議のメリット・デメリット
ビデオ会議を導入することで企業はさまざまなメリットを享受できます。
一方で、少なからずデメリットが存在する点には注意しなければなりません。これからビデオ会議システムを導入しようとしている企業の担当者は、メリット・デメリットの双方を理解してください。
メリット
ビデオ会議導入のメリットの1つが、会議に伴う移動の負担がなくなる点です。
例えば本社で会議をする場合、営業所勤務の従業員は本社まで移動しなければなりません。移動に伴い時間もコストも消費するため、決して効率的とはいえません。
一方でビデオ会議を導入すれば、営業所にいながら本社の会議に参加できるため、移動にかかるコストをなくし効率よく会議に参加できます。
特に2020年以降は、新型コロナウイルスの感染拡大により遠方への移動を回避するケースが多いため、ビデオ会議は大いに役立ちます。
また、スケジュールが調整できればいつでも会議ができるため、経営に関わる重要な判断をスピーディーに下すことも可能です。
そのほかにも、ビデオ会議はWeb会議よりも映像の画質が高いため、資料を共有したい時や相手の顔をちゃんと見てコミュニケーションを取りたい時などにも役立ちます。
デメリット
ビデオ会議の場合、専用の端末やシステム、モニター、カメラといった機材が必要となるため、初期費用がかさんでしまいます。
また、会議を行うにあたって会議室を用意しておく必要がある点にも注意しなければなりません。
そのほかにも、運用ルールの設定や従業員に対する使用方法の周知など、導入時の負担が大きい点はビデオ会議のデメリットだといえます。
ビデオ会議が向いている場面
ビデオ会議は、Web会議と比べて通信が安定しており映像の画質も高いため、役員会議など重要性の高い会議を行う時に適しています。
また、ビデオ会議システムには資料の共有機能を搭載しているものもあるため、商談など顧客に対して資料を共有する、相手の反応を伺いたいといったときにもおすすめです。
資料をうまく共有できず相手の反応も画面からでは分かりにくいと、誤解が生じる可能性もあるため注意しなければなりません。
ビデオ会議のやり方
ビデオ会議を導入する場合、具体的なやり方について理解しておくことが大切です。どのような機材が必要で、どのようなルールを策定するのかポイントを確認してください。
必要機材
ビデオ会議を行う際、一般的に必要となる機材には以下のようなものが挙げられます。
- ビデオ会議システム
- 専用のディスプレイ
- 専用の回線
ビデオ会議システムによって構成が異なり、細かい導入機材はメーカーによって異なる可能性があるため、詳細は必ずメーカーに確認する必要があります。
また、会議中はハウリング（スピーカーの音をマイクが拾い、再びスピーカーから音を発すること）に注意しなければなりません。
ハウリングを回避するためには、ヘッドセットの導入がおすすめです。また、機材を設置する際にマイクとスピーカーを近づけないようにするなどの対策も効果的です。
ルール策定
ビデオ会議の実施にあたっては、ルールを策定しておくことで会議中のトラブルを回避することができます。
話の始まりと終わりとはっきりとさせる
ビデオ会議の場合、話の始まりと終わりがわかりにくいため、明確にする必要があります。
例えば、発言する際には「発言していいですか?」と確認し、終わった時は「以上です」と一言加えるだけで他の参加者と発言が被る可能性が低くなります。
参加者の上限を決めておく
参加者の人数が多すぎると、発言がしにくくなるほか話がまとまらなくなる可能性があるため、参加者の上限を決めておくことも大切です。
ビデオ会議の導入により会議への参加のハードルは下がりますが、参加者が多すぎると会議の効率が低下する恐れがあるため注意してください。
ハキハキと話す
ビデオ会議の場合、発言はマイクを経由して相手に伝わりますが、マイクの性能によっては聞こえにくい可能性もあるため、ハキハキと話すことは非常に重要です。
また、早口だと対面で話す時以上に聞き取りにくくなるため、ゆっくり話すことも忘れてはいけません。
ハキハキ話す、ゆっくりと話すといった点をルール化することで、参加者も話し方に注意するようになるため、会議の質も向上します。
ツール選定
ビデオ会議システムは各社が展開しているため、選ぶ際はチェックポイントを把握しておくことが大切です。
まず、システムには大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型は、インターネット経由で社外のサーバーを利用する会議システムです。自社でシステムを用意する必要がないため、導入時の手間が軽減されます。
一方のオンプレミス型は、自社でサーバーを用意した上で会議を行います。
自社で用意しなければならないため、導入時の手間はかかりますが、機能を自社のニーズに応じてカスタマイズしやすいという特徴があります。
そのほかにも、利用人数を想定しておき、人数に応じた機材を選ぶことも大切です。
例えば、参加者が多くなることが予想されれば、大画面のモニターや広い範囲の音を拾えるマイクなどが欠かせません。
機材の大きさや性能によってコストが変わってくるため、事前に予算を明確にした上で適切なツールを選ぶ必要があります。
業務効率を高めてくれるビデオ会議
ビデオ会議を導入することで、遠隔地からでも会議に参加できます。
参加者は会議に参加するために移動する必要がなくなるため、時間やコストの節約、業務効率の向上などにもつながります。
Web会議よりも通信が安定しており、映像の画質が高いため、重要な会議や商談などにもおすすめです。
また、導入に当たっては、モニターやシステム、マイクなどの機材を用意し、ルールを策定することが大切です。
