「会社にweb会議システムの導入を検討しているから、詳しく使い方を知りたい！」
web会議システムの導入を検討しているものの、詳しい使い方を把握出来ていない人もいるかもしれません。
web会議システムを導入すれば業務の効率化が図れるため、より会社の生産性が高まりやすくなるでしょう。
本記事では、web会議システムの概要や意外な使い方について解説します。
web会議システムとは
web会議システムとは、インターネット環境を用いてスマートフォンやパソコンなどのデバイスで会議が行えるシステムです。
どれだけ従業員との距離が離れていたとしても、顔出しで対面と同じように話し合いができることから多くの企業が導入しています。
ただ、導入を検討する以上Web会議システムの明確な定義や導入するメリットを詳しく把握したいと考える人が多いでしょう。
ここで解説する内容を把握し、web会議システムを導入する判断材料にしましょう。
web会議システムの定義
web会議システムとはwebブラウザで利用可能なネットサービスの一種で、離れた場所にいる人同士が音声や動画をオンラインで交換して会議を開けるシステムをいいます。
ただ、web会議システムはweb上で会議を開けるだけでなく、会議の資料を共有することも可能なので、わざわざ参加者に会議資料を印刷してもらう必要がなくなります。
また、web会議ツールの中には録音機能を兼ね備えたものがあるため、後で会議内容を確認することも可能です。
録音機能を兼ね備えたツールを使用すれば、会議に参加できなかった人に話し合いの内容を気軽に共有できます。
このようにweb会議システムは、離れた場所にいたとしても対面と同様に会議を行える便利なシステムです。
新型コロナウイルスが原因で多くの企業がリモートワークを導入している現代において、離れた場所でも気軽に会議を行えるweb会議システムは欠かせない存在といえるでしょう。
web会議システムのメリット
ここでは、web会議システムを導入するメリットとして、以下の4つを解説します。
- 業務効率化の向上につながる
- 情報共有や意思決定の素早さが高まる
- コスト削減につながる
- 従業員が働きやすくなる
生産性を高めるうえで、web会議システムの導入は欠かせません。ここで解説したメリットを参考にしたうえで、web会議システムの導入を決定してください。
業務効率化の向上につながる
web会議システムを導入する最大のメリットは、業務効率化の向上につながることでしょう。
なぜなら、web会議はツールを開けばすぐ会議に参加できるため、参加者がわざわざ1カ所に集まる必要がないからです。
また、web会議システムの中には資料や画面共有する機能を兼ね備えているツールもあるため、わざわざ人数分の資料を用意する必要がありません。
業務効率化を向上させたいのであれば、Web会議システムを導入するべきです。
情報共有や意思決定の素早さが高まる
web会議システムは、どこからでも参加できる性質上情報共有や意思決定の素早さが高まります。
ビジネスを展開するうえで、情報共有や意思決定のスピードは大切です。
もし、情報共有や意思決定のスピードが遅かったら、他社が先に自社が開発予定を立てていた商品と同じ性質のものを発売してしまうかもしれません。
web会議システムを用いて迅速に情報共有や意思決定を行い、いち早くビジネスチャンスをつかめるように努めましょう。
コスト削減につながる
web会議システムを導入すれば、コスト削減につながります。
通常の会議を行うためには、資料の印刷代や会社までの交通費、会議室の電気代などさまざまなコストがかかってしまうでしょう。
しかし、web会議システムはパソコンやスマートフォンなどの端末とインターネット環境さえ整っていればいつでも会議を行えます。
コスト削減につなげるためには、web会議システムの導入が適しているでしょう。
従業員が働きやすくなる
web会議システムを導入することで、より従業員が働きやすい会社になります。
会社によっては常日頃から在宅勤務を行っている従業員もいるでしょう。
そのような従業員がいるのに、web会議システムを導入しなかったら会議を行うためにわざわざ会社へ出勤してもらわなければいけません。
しかし、web会議システムを導入すれば、パソコンを開いてツールを起動すれば会議に参加できるため、在宅勤務の従業員へ会社に出勤してもらう必要はありません。
従業員がより働きやすい会社にするためにも、web会議システムの導入が必要です。
会議だけじゃない！web会議システムの意外な使い方
ここでは、会議以外のweb会議システムの使い方として、以下の4つを解説します。
- リモート飲み会
- オンラインイベント
- オンラインパネルディスカッション
ここで解説した使い方を参考にしたうえで、web会議システムを使用しましょう。
リモート飲み会
web会議システムを利用すれば、リモート飲み会にも参加できます。
リモート飲み会は、わざわざお互いにお店や自宅へ集まる必要がないため、忙しい人でも手軽に参加できるでしょう。
また、それぞれが持ち寄ったお酒でリモート飲み会は開催するため、お店でお酒を注文するよりも出費を安く抑えられます。
外出するのが億劫だけど、飲み会に参加したい人は、ぜひリモート飲み会を開催してみるとよいでしょう。
オンラインイベント
web会議システムを利用すれば、参加者同士が離れていても気軽にオンラインイベントを実施できます。
たとえば、専用のアプリをインストールしてオンラインクイズ大会を実施してみるとよいかもしれません。
専用のアプリを使用してイベントを開催すれば、イベントを主催することにあまり苦労せずに済みます。
また、プライベートに限らず会社の従業員同士の仲を深めたいときにオンラインイベントを実施するとより仲が深まるかもしれません。
オンラインイベントの主催や参加に興味がある人は、ぜひ参考にしてください。
オンラインパネルディスカッション
web会議システムでは、オンラインパネルディスカッションを行うことも可能です。
オンラインパネルディスカッションとは、とある議題に対してさまざまな意見を持つ参加者同士がインターネット上で討論をすることです。
パネルディスカッションをweb会議システムを用いて行えば、わざわざ参加者全員が1カ所に集まることなく、討論できるため忙しい人であっても参加しやすいといえます。
オンラインパネルディスカッションを主催する機会があれば、web会議システムを用いて実施してみるとよいでしょう。
web会議システムを導入することで業務効率化につながる
web会議システムを導入すれば業務効率化の向上やコスト削減などさまざまなメリットが得られます。
また、web会議システムは会議以外にもリモート飲み会やオンラインイベントなど多種多様な使い方が可能です。
web会議システムを用いて従業員同士の和を深めることもできますし、プライベートでなかなか集まれない友人同士で交流することも気軽にできるでしょう。
本記事を参考にし、web会議システムを自社へ導入するかを検討してください。
