仕事効率化のためにパソコン操作など些細なことでも効率化したい！と考えている方も多いでしょう。
本記事でパソコンでできることを把握して仕事効率化をすれば生産性の向上につながり、業績が高まりやすくなります。
本記事では、仕事効率化のためのパソコンでできることを4つ解説します。
仕事効率化のためにパソコンでできること
ここでは、仕事効率化のためにパソコンでできることを4つ解説します。
効率的に仕事を進めていくためには、少しでも業務時間が短縮できるような工夫をしなければいけません。
ここで解説したポイントを参考にし、少しでも仕事効率化ができるように努めましょう。
ショートカットキーを覚える
ショートカットキーを覚えることは、仕事を効率化するうえで欠かせません。
ショートカットキーといえば、Ctrl＋C（コピー）、Ctrl＋V（貼りつけ）を想像する方も多いでしょう。
実は、この2つのショートカットキー以外にも多くのショートカット方法が存在しています。
基本的なショートカットキーとしては、以下の9種類が挙げられますよ。
- Ctrl＋A：全選択
- Ctrl＋B：太文字
- Ctrl＋C：コピー
- Ctrl＋P：印刷
- Ctrl＋S：保存
- Ctrl＋U：文字に下線を引く
- Ctrl＋V：貼りつけ
- Ctrl＋X：切り取り
- Ctrl＋Z：1つ前の作業に戻る
上記は文字を装飾したい時や同じ文章を挿入したい時など、パソコン仕事をしていたら頻繁に使用できるショートカットキーです。
ショートカットキーを覚えて仕事効率化をするためには、上記のキー操作を覚えなければいけません。
上記のショートカットキーを覚えるコツとしては、意味や規則性を把握することが最も大切です。
ショートカットキーの頭文字は、機能の英語訳と同等の意味を指しているので、その意味さえ理解すればショートカットキーの使用方法を覚えられます。
たとえば、Ctrl＋AのAはAll（全て）という意味なので、全選択の機能が使用できます。
ほかにも、Ctrl＋CはCopy（コピー）する機能を兼ね備えていますし、Ctrl＋PはPrinter（印刷）できるショートカットキーです。
このようにショートカットキーの使用方法を理解すれば、それぞれのキーを使いこなせるようになって、仕事効率化につながるでしょう。
また、ショートカットキーを覚えるためにひたすらキーボードをたたいて反復練習をしたり、目に入るところにメモをして強制的に覚えられるようにしたりするなどの方法があります。
自分に適したショートカットキーを覚える方法を見つけ、ここで解説したショートカットキーは使いこなせるようにしましょう。
デュアルディスプレイを導入する
デュアルディスプレイを導入すれば、業務効率が1.5倍上昇するといわれています。デュアルディスプレイとは、パソコンを使用する際に2つの画面を同時に使用することです。
デュアルディスプレイを導入し、2つの画面で同時に表示すれば、1つの画面のみを使用するよりも多くの情報を表示させられるメリットが得られます。
もし、デュアルディスプレイを導入せずに仕事をしたら一々アプリを閉じたり開いたりする必要がなくなるので、仕事しやすくなるでしょう。
ちなみにデュアルディスプレイの価格は1万円です。人によっては「デュアルディスプレイに1万円は高い」と感じる方もいるかもしれません。
しかし、デュアルディスプレイを導入することで作業速度が1.5倍高まるので、1万円分の利益は回収できるでしょう。
日程調整ツールをweb会議と連携する
カレンダーの空き状況から自動で日程候補を提示できる日程調整ツールは、それだけで仕事を効率化することができますが、web会議ツールと連携させることでより効率化が加速します。
本記事を読んでいる方の中には、毎日のようにweb会議に参加している方も珍しくないでしょう。
調整が多く、仮予定でカレンダーが埋まってしまう！日程調整だけしてweb会議のURLを発行するのを忘れていた！などのトラブルの経験もあるのではないでしょうか。
日程調整ツールを利用すると下記手順で日程調整を自動化することが可能です。
- あなたが日程調整URLを発行する
- 作成した日程調整URLを相手に共有する
- 相手が選択肢から日程を選ぶ
web会議ツールと連携することで、日程調整完了時にweb会議のURLも自動発行することができるので、発行忘れのトラブルを回避するだけでなく、仕事の効率化に繋がります。
一見、こんなに便利なツールだと「使用するのに月額料金を支払う必要があるのではないか？」と思ってしまうかもしれません。
しかし、日程調整ツールの多くはフリープランを設けており、自分1人の利用の利用の場合は料金がかからないケースもあります。
また、日程調整ツールのうち「TimeRex」では、フリープランでも2人までのスケジュールを考慮して日程調整を行うことが可能です。
クロームの拡張機能を使う
Google Chromeの拡張機能も、仕事効率化を向上させるために便利な機能です。
クロームの拡張機能とは、クロームに機能を追加できる拡張ファイルのことです。
クロームの拡張機能を使うことで、ダブルクリックで分からない単語を辞書で調べられたり、頻繁に出てくるweb広告をブロックして表示できなくしたりなど多種多様な使い方ができます。
上記で挙げたクロームの拡張機能の例はほんの一例で、数多くの機能を兼ね備えています。
そんなクロームの拡張機能は「Chrome Webストア」にてインストールできます。
Chrome WebストアでChromeの拡張機能をインストールする方法は、以下のとおりです。
- Chrome Webストアを開く
- 左部分のメニューの中からお好みのカテゴリー選択をする
- Chromeの拡張機能の一覧が表示されるので、仕事効率につながるツールを選択する
- ツールを選んだら右上の「無料ボタン」か値段が表示されるのでクリックする
- ダウンロードが開始される
- ダウンロードが終了したら、拡張機能がインストールされる
- それぞれの拡張機能のマニュアルに従って使う
クロームの拡張機能は、上記の手順で簡単にインストールできます。
先ほど紹介したクロームの拡張機能以外にも、Chromeで開いているwebサイトの録画・撮影を同時に行ってくれるツールやクリックの手間を省いて気軽に生地の続きを読めるツールなどがあります。
本記事を参考にし、自分に適したツールを使用して少しでも仕事が効率化できるようにしましょう。
仕事効率化のためにはムダの見直しは肝心
仕事効率化のためには、今の業務にムダがないか見直しをすることは大切です。
ムダの見直しをすることで、仕事が早く進められるようになり業績向上につながるからです。
本記事を参考にして、より素早く業務を進めていけるように心がけましょう。
