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プライベートと仕事の両方の予定を考慮して、自分が空いている日程候補を表示したい

プライベートと仕事の両方の予定を考慮して、自分が空いている日程候補を表示したい

プライベートと仕事でカレンダーを分けて予定を管理している方も多いのではないでしょうか。
副業やパラレルワークが広まる一方、いくつかの仕事でそれぞれカレンダーを管理する必要があるなど、予定の管理は複雑化してきています。

特に、別々のカレンダーを見ながらプライベートの予定も仕事の予定も空いている日程候補を探すというのは大変ですよね。

TimeRexのベーシックプラン・プレミアムプランでは同席者の予定を考慮した日程調整が可能です。この機能を活用すれば「自分のプライベートカレンダーAと仕事用カレンダーBの空き予定を考慮した日程調整」を実施することも可能です。

今回は
・プライベート用メールアドレスに紐付いているプライベート用カレンダー
・仕事用メールアドレスに紐付いている仕事用カレンダー
という、2つのカレンダーから自動で日程候補を表示する方法をご紹介します。

(1)プライベート用のカレンダー・仕事用のカレンダー、それぞれでTimeRexアカウントを作成

まず、プライベート用カレンダーが紐付いているメールアドレス・仕事用カレンダーが紐付いているメールアドレスのそれぞれでTimeRexのアカウントを作成します。

すでに一方のアドレスでアカウントを作成済みの場合は、一度ログアウトし、「無料で新規登録」ボタンからもう一方のアドレスのアカウント作成に進んでください。

(2)チームのオーナーにするアカウントを決める

TimeRexではチームに1人、オーナーが必要です。
オーナーはプランの申込みや、チームへの招待などを実施します。

チーム内の各権限については下記のサポートページもご参照ください。
チームメンバーの権限

オーナーを決めたら、オーナーアカウントでTimeRexにログインします。

(3)2つのアカウントでチームを作成

オーナーにするアカウントの状況にあわせて手順を進めます。

なお、プライベート用と仕事用、2つのカレンダーから日程候補を表示する際に必要なライセンス数は「2」です。
オーナーのTimeRex利用状況に合わせて、以下いずれかの対応をしてください。

オーナーにするアカウントがフリープラン利用中の場合

TimeRexにログイン後、ヘッダーおよびメニュー下に「アップグレード」ボタンがありますので、ボタンからアップグレードに進みます。

オーナーにするアカウントがベーシック・プレミアムプランを1人で利用中の場合

チームスペースから「チーム設定」を選択し、「契約プラン」メニューから「ライセンスを追加する」へ進みます。

オーナーにするアカウントがベーシック・プレミアムプランを複数人で利用中のチームに所属している場合

ベーシックプラン・プレミアムプランを複数人で使っているチームに所属している場合、新しくチームを作成することになります。

TimeRexにログイン、「チームスペース」をクリックした後「+追加」ボタンからアップグレードに進んでください。

(4)もう一方のアカウントをチームに招待

もう一方のアカウントをチームに招待します。
招待方法については下記のサポートページも参考にしてください。
チームにメンバーを招待する

(5)プライベート用・仕事用アカウントの「全員が参加」で日程調整カレンダーを作成

チームスペースで日程調整カレンダーを作成する際、「参加メンバー」という項目があります。

ここまでの手順で「参加メンバー」欄にはプライベート用と仕事用のアカウントが並んでいる状態になっているので、2つのアカウントを選択し、参加方式欄で「全員が参加(全員が空いている日程を表示)」を設定します。

参加方式設定

日程調整カレンダー名などその他の項目を設定して日程調整カレンダーの作成が完了すると、その日程調整カレンダーはあなたのプライベート用カレンダー・仕事用カレンダーの両方が空いている時間帯から日程候補を表示します。

プライベートと仕事、両方の予定から一気に日程候補を表示

TimeRexは異なるドメインのアドレスを利用しているアカウント同士でもチームを作成することができます。
そのためプライベートはGoogleカレンダーを使い、仕事ではOutlook予定表を使っているという人も、2つのアカウントでチーム作成が可能です。

また複数のチームに所属することが可能なので、「仕事で部署のメンバー複数人で利用するチーム」「プライベートと仕事、両方を考慮した個人で利用するチーム」のように2つのチームでシーンに合わせた使い分けができます。

 

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