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TimeRexでチームを作る方法(ベーシックプラン・プレミアムプランへのアップグレード)

TimeRexのフリープランでは、1対1での日程調整が可能です。
しかし、「部署の全員で打ち合わせに参加したい」「部署内の誰か1人が参加できる日を相手に提示したい」という場合もありますよね。

TimeRexのベーシックプラン・プレミアムプランでは「チーム作成」が可能となり、複数人のスケジュールを考慮した日程調整ができます。

今回は、ベーシックプラン・プレミアムプランにおけるチーム作成方法を紹介します。

チーム作成の手順

チームを作成する手順は

  • オーナーを決める
  • オーナーが契約手続きをする
  • オーナーから招待メールを送る

となります。

以下より、項目ごとの具体的な手順を解説します。

1.オーナーを決める

契約手続きをする前に、チームのオーナーを1人決めましょう。
オーナーはTimeRexのアカウント登録を行います。

アカウント登録が完了したら、「ダッシュボード」内の「アップグレード」ボタンをクリックしましょう。

もしくは、ダッシュボード内のメニューにある三角マークをクリックし、「+新規スペース」をクリックしてもアップグレード画面に切り替わります。

メニューはPCでは画面左、スマートフォンでは画面左下の「メニュー」をタップすると表示されます。

内容を確認のうえ、「アップグレードする」をクリックしましょう。

2.オーナーが契約手続きをする

アップグレード画面に切り替わったら、契約手続きを行います。

プラン・契約期間・ライセンス数を選択

まず、契約期間を選択します。

契約期間には「月払い」と「年払い」があり、年払いは利用料金が月払いより約20%割引となります。

長期でTimeRexを使用予定の人は、お得な年払いの利用がおすすめです。

次に、「ベーシックプラン」か「プレミアムプラン」を選択しましょう。
プランごとの機能の違いについては、以下のページをご参照ください。
プラン・料金 | TimeRex

次に、使用するライセンス数をプルダウンで入力しましょう。

オーナーを含むチームに参加するメンバー分のライセンス数が必要となります。
チーム人数に制限はありません。

なお、1チームにつき1人のオーナーが必要です。
オーナー自身が日程調整をしない場合も、ご自身の分として1ライセンス契約が必要となるため注意してください。

チーム情報・請求先情報入力

次に、チーム名とチームIDを設定しましょう。
チーム名・チームIDは登録後に変更も可能です。

ただし、チームIDは日程調整カレンダー作成時にURLの一部として使用されます。
IDを変更すると、変更前に作成した日程調整カレンダーのURLからは日程調整ページにアクセスできなくなってしまうため、チームIDの変更は慎重に行ってください。

次に、請求先情報(企業・組織名、担当者名、メールアドレス)を項目に沿って入力します。
請求先情報に入力した内容は、支払明細や領収書に記載されます。

クレジットカード情報入力

請求先情報入力まで完了すると、入力内容確認の画面に遷移します。
契約プラン、月払いか年払いかなど、入力した内容に誤りがないかよく確認しましょう。
変更したい箇所がある場合は、ページ下部の「戻る」ボタンを押すと編集が可能です。

問題がなければ、ページ下部のクレジットカード情報を入力しましょう。
「決済してチームを作成する」をクリックすれば、契約手続きは完了です。

3.オーナーから招待メールを送信する

契約手続きが完了したら、チームに参加するメンバーへ招待メールを送りましょう。
契約手続き完了画面の「メンバーを招待する」をクリックします。

メールアドレス入力画面に切り替わったら、チームに追加したい人のメールアドレスを入力して「招待の確認に進む」をクリックしましょう。
入力したメールアドレス宛に招待メールが送信されます。

なお、メンバー招待は「チーム設定」項目から後で操作することも可能です。
詳しい手順は以下のページをご参照ください。
チームにメンバーを招待する – TimeRex サポート

招待メールが届いたメンバーは、TimeRexへログインしてチームに参加しましょう。
チームへの参加手順は以下のページをご参照ください。
チームへ参加する – TimeRex サポート

チーム利用時の注意点

ここからはチームを利用するうえでの注意点や、主な契約内容の変更手順を解説します。

チーム内は同じプラン・契約期間になる

契約プラン・契約期間はチームに紐付いています。

つまり、同じチームに所属するメンバーで「Aさんはベーシックプラン」「Bさんはプレミアムプラン」のように異なるプランは選べません。
契約期間中にライセンス(メンバー)を追加した場合も、契約期間はチームメンバー全員共通となります。

なお、1チームにつき1つのプラン契約が必要です。
「営業Aチーム、営業Bチームと分けて2つのチームを作りたい」という場合、チームごとにそれぞれプラン契約が必要となるため注意してください。

プランを変更したい場合

プラン変更は「ベーシックプラン」から「プレミアムプラン」へのアップグレードのみ可能です。

変更時はベーシックプランとプレミアムプランの料金の差額が、残り契約期間に応じて請求されます。
アップグレード画面で具体的な請求金額が自動で表示されるため、確認のうえ手続きをしましょう。

契約期間中にプランを変更する手順、料金については以下のページをあわせてご確認ください。
契約期間中にプランをアップグレードした場合のご利用料金について – TimeRex サポート

契約期間(月払い、年払い)を変更したい場合

次回契約更新のタイミングまでに契約期間設定を変更しておくことで、次回の契約から「月払い」または「年払い」への変更が可能です。

契約期間(月払い、年払い)の変更手順は、以下のページをご参照ください。
契約期間を変更するにはどうしたら良いですか?(月払いから年払いへの変更等) – TimeRex サポート

ライセンス追加は随時可能

「新しい社員が入った」などでチームメンバーを追加したい場合、ライセンス追加は契約期間中でも可能です。

ライセンス追加の手順は、以下のページをご参照ください。
ライセンスを追加購入する – TimeRex サポート

次回契約更新日までは日割り計算での請求

契約中にライセンス追加をした場合、追加購入した当日から次の契約更新日までは日割り計算での請求となります。

ライセンス追加数を選択した後、確認画面に請求額が自動で表示されるためよく確認しましょう。
契約期間中に追加でライセンス購入をした場合のご利用料金について – TimeRex サポート

ライセンスを減らすときは自動調整をオンにする

退職や組織変更などでチームメンバーを減らしたい場合、契約更新時にのみ現状の参加メンバー数にあわせてライセンス数を調整できます。

まず、「チーム設定」の「契約プラン」項目よりライセンス数の自動調整をオンにしましょう。
「ライセンス数自動調整設定」で「契約更新時に未使用のライセンス分を減少させる」設定に変更します。

次に、減らしたいメンバーをチームから削除しておく必要があります。
「チーム設定」の「メンバー管理」より、削除したいメンバーの右にある「編集」をクリックしましょう。
編集画面にて「チームメンバーから削除」をクリックしてください。

メンバーの権限について

チームメンバーの権限は、「オーナー」「管理者」「メンバー」の3種類です。
権限ごとにできる操作については、以下のページをご参照ください。
チームメンバーの権限 – TimeRex サポート

なお、メンバーの権限変更はオーナー・管理者のみ操作可能です。

権限を変更したい場合は、「チーム設定」の「メンバー管理」をクリックしましょう。
権限を変更したいメンバーの横にある「編集」をクリックし、編集画面上で権限変更が可能です。

途中でオーナーを変更したい場合

2ライセンス以上利用中であれば、チーム内のメンバーにオーナー権限を付け替えることでオーナー変更が可能です。
詳しい変更手順は、以下のページをご参照ください。
オーナーを変更したい – TimeRex サポート

チームに入るとできること

チームに入ると、チームメンバーのスケジュールを考慮した日程調整が可能となります。
2人以上で参加する会議の日程調整や、空いている誰か1人が打ち合わせに参加する場合などで活用してください。

チームスペースの利用

チームスペースを利用すると、チーム内で共通の日程調整カレンダーを作成できます。

他のチームメンバーが作成した日程調整カレンダーも、ダッシュボード内から確認・編集が可能。
なお、チームスペースの日程調整カレンダーで調整した予定は、ダッシュボード内の「予定」から確認できます。

参加メンバー選択

チームスペースで作成する日程調整カレンダーは、カレンダーごとに参加メンバーを選択できます。

同じチームでも「より業務に関係するメンバーだけが打ち合わせに参加したい」という場合は、参加したいメンバーのみを選んだ日程調整カレンダーを作成しましょう。
自分以外も参加メンバーに設定できるため、上司の日程調整カレンダーなどを代理で作成することも可能です。

なお、選んだメンバー全員ではなく「空いている誰か1人が打ち合わせに参加したい」という場合は参加方式を「誰か1人が参加」に設定しましょう。

参加メンバーの選択方法は、以下のページをご参照ください。
参加メンバー選択 – TimeRex サポート

ベーシックプラン・プレミアムプランではチーム作成ができるほか、相手に表示する日程候補を細かく設定したり、外部ツールと連携したりと豊富な機能を利用できます。
ぜひアップグレードをして、日程調整作業をより快適に行いましょう!

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