日程調整をする中で「予定に参加するメンバー数をもっと増やしたい」、「全員が参加する必要はないが、優先して参加してほしいメンバーがいる」や「予定に1人同席させたい」などと思ったことはありませんか？
ベーシックプラン・プレミアムプランのチームでは
- 1つの予定に参加するメンバーが3名以上にも対応（最大12名）
- 参加方式「誰か一人が参加」などを選択した場合、参加者の決定方法を選べる
- 参加方式「2つのグループから1人ずつ参加」を選べる
など、様々な機能が利用でき、複数人のスケジュールを考慮した日程調整をより効率化することができます。
参加メンバーの設定項目
複数の参加メンバーを設定した場合、参加方式を「全員が参加」「誰か1人が参加」「2つのグループから1人ずつ参加」の3種類から選ぶことができます。
「全員が参加」は参加メンバー全員の空いている日程候補を提示しますが、「誰か1人が参加」は参加メンバーのうち1人以上が空いていれば日程候補を提示します。
「2つのグループから1人ずつ参加」は候補メンバーを2グループに分け、各グループ1人以上が空いていれば日程候補を提示します。
更に、「誰か1人が参加」または「2つのグループから1人ずつ参加」で1グループ内に2人以上選択している場合は、参加者の決定方法として「ランダム」「優先度順」の2種類が選択できます。
「ランダム」とは、連携カレンダーの予定が空いているメンバーの中からランダムで参加メンバーが決定されます。
「優先度順」とは、あらかじめ優先順位を設定し、連携カレンダーの予定が空いているメンバーの中から優先順位順で参加メンバーが決定されます。
参加方式・参加者の決定方法の活用例
「全員が参加」
商談や顧客打ち合わせに上司と部下で参加する場合などチーム全員が参加（最大12名）するシーンに適しています。
「誰か1人が参加」
例えば、新規お問い合わせのお客様に対してチーム内で空いている誰かが対応する場合や、面接の予約で面接官のうち予定が空いている人が対応する場合に適しています。
「2つのグループから1人ずつ参加」
商談にベテラン社員と新入社員が1人ずつ参加する場合や、面接に人事部と担当部署から1人ずつが参加する場合に適しています。
参加者の決定方法
参加者の決定方法「ランダム」は、チーム内でなるべく偏りなく担当者を決めたい場合に最適です。
「優先度順」は、新しいメンバーになるべく多くの商談機会を作りたい場合や、主担当の予定が空いていればなるべく主担当に対応してほしいなどの場合に最適です。
日程調整ごとに最適な参加メンバー・参加方式を設定をしましょう
企業・チームの状況によって、求める設定条件は異なってくるでしょう。
さらに、同じチームでも予定によって条件が変わるということも珍しくありません。
シーンに合わせて参加メンバー・参加方式・参加者の決定方法の設定項目を活用し、スムーズな日程調整を行いましょう！