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TimeRexはじめの一歩(2)日程調整カレンダーの詳細設定を活用する(メッセージテンプレート付き)

TimeRexはじめの一歩(2)日程調整カレンダーの詳細設定を活用する(メッセージテンプレート付き)

日程調整をする中で、「当日の日程候補も表示したい」「1ヶ月分の日程候補を表示したい」「確定した日程と一緒に連絡事項も伝えたい」と思ったことはありませんか?

詳細設定を活用することで、さまざまな日程調整に対応することができます。

日程候補として表示する期間を設定する

日程候補として表示する期間を設定する

日程候補として表示する期間は、日程調整カレンダー作成・編集画面の詳細設定内にある「日程候補設定」セクションで設定できます。

「何時間後から先の日程候補を提示しますか?」「何日間分の日程候補を提示しますか?」の項目は、TimeRexのURLを受け取った相手がURLにアクセスした時を基準とします。

「何時間後から先の日程候補を提示しますか?」の活用例

カスタマーサポートなどなるべく早く対応したい予定の日程調整をする場合は、「カスタム設定」で「1時間」とすることで、調整相手がURLを開いた1時間後以降の時間帯から日程候補を表示することができます。

打ち合わせなど当日までの余裕を持ちたい予定の日程調整をする場合は、「48時間後」とすることで、資料等の準備をする時間を確保しつつ日程候補を表示することができます。

カスタム設定の上限は「720時間」です。

「何時間後から先の日程候補を提示しますか?」を「18時間」に設定した例

「何時間後から先の日程候補を提示しますか?」を「18時間」に設定した例

日程調整相手がURLにアクセスした18時間後以降で、「曜日と時間帯」の設定に該当する日程候補が表示されます。

「何日間分の日程候補を提示しますか?」の活用例

なるべく直近で日程調整したい場合は、「7日間」とすることで、表示する日程候補の期間を絞ることができます。

日程候補として表示る期間を広く取り、相手に選択肢をなるべく多く提示したい場合は、「21日間」とするといいでしょう。

カスタム設定の上限は「100日間」です。

ダッシュボードから日程調整カレンダーを作成する

メッセージを設定する

メッセージを設定する

日程調整カレンダー作成・編集画面の詳細設定内にある「表示・メッセージ設定」セクションでは、日程調整の開始時と終了時に日程調整相手に伝えたいメッセージを設定することができます。

「日程調整開始時に表示するメッセージ」に入力した内容は、相手が日程調整カレンダーにアクセスした際の画面に表示されます。
オンライン/オフラインの案内や日程調整時にコメント欄に記入して欲しい内容がある場合などに記入してください。

「日程調整完了時に表示するメッセージ」に入力した内容は、日程調整完了時の画面および日程調整相手へ送信されるメールに表示されます。
固定で使っているWeb会議URLがある、当日までに準備して欲しいものがある場合などに記入してください。

ダッシュボードから日程調整カレンダーを作成する

すぐに使える「日程調整開始時に表示するメッセージ」テンプレート

(1)打ち合わせをZoomで実施する旨を伝えるメッセージ

以下の緑枠が空き時間です。お好きな時間をご選択ください。

お打ち合わせはZoomにて行います。
日程調整完了画面に表示されるZoom URLは次のSTEPでご入力いただくメールアドレスにも送信されるので、当日はそのURLにアクセスください。

連絡先:xxxx@mixtend.com(担当:XX)

(2)コメント欄へ記載して欲しい情報を伝えるメッセージ

以下の日程候補からご都合の良い枠をお選びいただけます。
日程選択後、STEP2の「コメント欄」に当日お聞きになりたいことをご記入ください。

すぐに使える「日程調整完了時に表示するメッセージ」テンプレート

(1)Zoom URLの確認について案内するメッセージ

日程調整頂きありがとうございました。
当日はお時間になりましたら、このページに表示されているZoom URLにアクセスをお願い致します。

Zoom URLはご入力頂いたメールアドレスにも送信されていますので、ご確認をお願い致します。
どうぞよろしくお願いいたします。

(2)当日の持ち物を伝えるメッセージ

日程調整頂きありがとうございました。

面接は弊社(東京都xx区xx1-1-1 xxビルx階)にて実施いたします。
当日は履歴書・筆記用具を持ってお越しください。

よろしくお願いいたします。

 

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